Module finances (e01)

jeudi 14 octobre 2021

Olivier Gardiol, Team Polaris

COMMENT ME FAMILIARISER AVEC LE MODULE FINANCES?

Sommaire

Principes de base

A. Choisir les paramètres de base

B. Comptabilité des événements

C. Comptes individuels des membres du club

C.1 Compte individuel PRINCIPAL SANS transactions automatiques

  • Périodes comptables et transactions groupées
  • Opérations les plus courantes d'une période

C.2 Compte individuel PRINCIPAL AVEC transactions automatiques

C.3 Système de FORFAIT-REPAS

D. Vue d'ensemble des comptes des membres

E. Comment expérimenter le module finances?

F. Améliorations envisagées pour une future version.

Principes de base

Une double comptabilité liée est disponible:

  1. Un décompte revenus-dépenses de chaque événement du calendrier:
    pour chaque événement il est possible de comptabiliser comme revenus les contributions individuelles des membres, des invités et des visiteurs,
    et les dépenses aux prestataires: restaurant,...

  2. Un compte courant débits-crédits de chaque membre actif ou autres contacts du club:

    Les débits tels que les cotisations périodiques, et les crédits tels que les versements sur le compte bancaire du club

    De manière facultative les contributions aux événements du club peuvent être automatiquement comptabilisées en débits

    Subsidiairement un système de forfait-repas peut être activé, sur le principe d'un montant fixe par période, quel que soit le nombre de repas consommés.

    Visibilité: le membre actif peut visualiser en tout temps son compte courant sous NAVIGATION > MES FINANCES, qui affiche pour la période sélectionnée:
    • son solde de début de période
    • les écritures débits-crédits le concernant durant la période
    • son solde courant, ou de fin de période.

Le module finances n'est donc pas une comptabilité du club proprement dit.


Marche à suivre pour activer les divers comptes des événements et des membres

A. Choisir les paramètres de base

Sous Paramètres de club > Autre paramètres > Finances entrer les prix par défaut proposés lors de la création d'un événement:

  • La devise du pays
  • Prix par défaut de l'événement pour les membres actifs, les prospects et les invités du club et du multi-district
  • Prix par défaut de l'événement pour les  visiteurs
  • Pénalité pour les "noshows" donc les membres inscrits à un événement mais absent sans l'annoncer.

A ce stade ne pas activer les autres paramètres: ils seront décrits plus loin.

B. Comptabilité des événements

B.1. A effectuer avant l'événement:

Editer l'événement, onglet Finances de l'événement, puis bouton Saisir les finances de l'événement pour saisir:

  1. Les divers prix à appliquer, et éventuellement la pénalité facturée à un membre actif ne pouvant pas participer,
  2. Le coût par participant servi à payer au prestataire par ex. le restaurateur,
  3. Le coût facturé par le prestataire pour les "no shows" donc par ex. les repas commandés mais non servis,
  4. Les divers coûts fixes possibles, par ex. location de salle, de beamer,..

B.2 Pendant et après l'événement

  1. Saisir toutes les présences des membres et des visiteurs (QR-code, ou manuellement),
  2. Encaisser sur place les contributions (cash, cartes de crédit/débit, smartphones, etc...),
    sauf celles des membres actifs dans le cas où le débit de leurs comptes individuels est activé,
  3. Vérifier que le décompte est complet (voir plus bas) et si nécessaire le corriger,
  4. Lorsque toutes les présences et frais sont conformes, clore l'événement.

    Attention: clore l'événement affecte leurs présences aux comptes présences des membres présents, mais également débite, le cas échéant, leur compte individuel de leur contribution à l'événement.




L'onglet 
Finances de événement affiche le décompte complet de l'événement permettant de tout vérifier avant de clore l'événement.

Attention: rouvrir un événement clos créera des écritures inverses dans les comptes individuels des membres, et non leur effacement.

Compte de revenus-dépenses d'un événement


C. Comptes individuels des membres du club

Introduction

Pour activer le système des comptes individuels, il faut dans les
Paramètres de club > Autres paramètres > Finances
basculer l'interrupteur Activer le compte financier des membres 

Chaque membre actif dispose ainsi d'un compte courant continu "débits - crédits - soldes".

Selon le choix du club les comptes courant peuvent être de diverses complexités:

  • Un compte unique "Principal" SANS écritures automatiques
  • Un compte unique "Principal" AVEC écritures automatiques des débits des contributions aux événements
  • Un second compte dit "Repas" avec écritures automatiques des débits des contributions aux événements

C.1 Compte individuel PRINCIPAL SANS écritures automatiques

Un seul compte courant "principal" par membre pour y saisir les diverses écritures comptables possibles

On y accède via Membres > Membres actifs > Icône Modifier du membre sélectionné > Onglet Compte financier,
alternativement via Membres > Membres actifs > Onglet Financier > Icône Modifier du membre sélectionné .

  • Débits:

    • Finance d'admission au club pour un nouveau membre actif
    • Cotisation périodique
    • Compensation pour absence à un événement statutaire
    • Appel de don
    • ...

  • Crédits:

    • Versement par le membre sur le compte bancaire du club
    • Versement en cash par le membre au trésorier
    • etc..

Chaque écriture est créée par le trésorier via le bouton 
+ Ajouter une transaction

Compte individuel de membre actif

Une écriture nécessite de choisir:

  • Le compte individuel concerné, par défaut le Principal
    (le compte secondaire "Repas" est décrit plus loin)
  • Le type d'écriture: par défaut Autre, et à choix la finance d'admission, la cotisation périodique, une participation à un événement (les forfaits repas sont décrits plus loin)
  • La description de l'écriture
  • S'il s'agit d'un débit ou d'un crédit
  • Le montant, qui apparaîtra en rouge s'il s'agit d'un débit
  • La date comptable donc la date à laquelle la transaction a concrètement eu lieu; par ex. la date du versement sur le compte bancaire du club.

IMPORTANT: comme dans tout système comptable, après sa création une écriture ne peut pas être supprimée.
S'il y a lieu de corriger une écriture on crée une "extourne" donc une écriture annulant comptablement celle à corriger.

Exemple de débit

La date de la transaction apparaissant en première colonne du compte courant est la date d'enregistrement par Polaris.

IMPORTANT: comme dans tout système comptable après sa création une écriture ne peut pas être supprimée. S'il y a lieu de corriger une écriture on crée une extourne donc une écriture annulant comptablement celle à corriger.

Périodes comptables et transactions groupées

Des périodes comptables de 3 mois, 6 mois ou 12 mois peuvent être décidées. A partir de la liste des membres, onglet Financier, le trésorier peut créer en début de période les cotisations dues en une seule opération pour tous les membres, nommée Transaction groupée  ou "en bloc"

Selon le même modèle d'une transaction individuelle, il faut choisir les membres concernés dans une liste déroulante à choix multiple. Par défaut tous les membres sont pré-sélectionnés.

Dans le cas de montant de cotisation différente selon le type de membre actif (astreints ou dispensés d'assiduité, dispensé de cotisation,...) on crée autant de transactions groupées que de cas possibles.

Opérations les plus courantes d'une période

  • Débits en début de période des cotisations dues
  • Envoi par emails ou par poste des factures de cotisations, appels de dons, ..., ceci via Utilitaires > Lettres en série
  • Versements sur compte bancaire par les membres et report sur les comptes individuels
  • Envoi par emails ou par poste des rappels ceci via Utilitaires > Lettres en série

L'avantage des comptes courants individuels est leur très simple visibilité par les membres sur leur smartphone ou laptop sous NAVIGATION > MES FINANCES


C.2 Compte individuel PRINCIPAL AVEC transactions automatiques

En complément aux transactions manuelles, on peut automatiser les écritures des contributions des membres présents aux  réunions statutaires et non statutaires.

Pour cela il faut dans Paramètres de club > Autres paramètres > Finance, activer l'interrupteur Débiter le prix des événements des comptes des membres

Dans ce cas seuls les invités et visiteurs règlent sur place leur contribution à l'événement, celles des membres actifs du club étant automatiquement débitées du compte individuel du membre. Ces débits automatiques sont les prix de l'événement, mais optionnellement aussi une contribution de "nos-show" pour un membre inscrit mais absent à l'événement.

La création automatique des écritures est effectuées lors de la clôture de l'événement par l'administrateur.

Attention: la clôture d'un événement ne doit être effectuée que lorsque toutes les présences sont saisies et vérifiées.
Dans le cas où une ré-ouverture de l'événement doit être effectuée pour y apporter des corrections, des écritures "extournes" sont automatiquement créées.

Exemples d'écritures automatiques de contribution à un repas

Opérations complémentaires liées au débit automatique des contributions aux événements

  • En début de période débiter tous les comptes individuels d'un montant appelé à couvrir une partie des contributions de la période, par. ex. 50% des réunions statutaires
  • Ajouter le montant dû à la facture de la cotisation
  • En fin de période demander aux membres de régler le solde négatif:
    • par un email en les renvoyant à leur compte individuel
    • par une facture du solde négatif
  • Un solde positif fait l'objet d'un report naturel à la période suivante

C.3 Système de FORFAIT-REPAS

Nombreux sont les clubs pratiquant le système de forfait-repas pour une période pré-définie (anciennement système de "tickets-repas). Son principe est de facturer aux membres en début de période un forfait couvrant une partie des contributions aux événements de la période, typiquement les repas des réunions hebdomadaires.

Les clubs utilisant le forfait repas peuvent choisir entre deux systèmes:

  • Le forfait fixe de repas: pour la période donnée, quel que soit le nombre d'événements statutaires auxquels le membre assiste (pas de solde facturé ou remboursé)

  • le forfait repas minimum: les membres paient à l'avance un montant fixe prédéfini pour n «tickets repas». Les tickets non utilisés sont acquis par le club et ne sont pas reportables à la période suivante, sauf autorisation exceptionnelle pour un membre donné. Les repas supplémentaires sont à la charge du membre.

Dans les deux cas un second compte individuel "Repas" est utilisé, duquel les contributions dues sont débitées automatiquement lors de la clôture d'un événement, en lieu et place de leur débit du compte principal du membre.

Pour activer ce système de forfait repas il faut dans Paramètres de club > Autres paramètres > Finances, activer l'interrupteur Utiliser un forfait repas

Lors de la création d'un événement, dans son onglet Finances de événement, un interrupteur apparaît activé par défaut Débit du compte forfait repas. Pour qu'un événement particulier ne provoque pas de débit automatique des comptes "Repas" il suffit de désactiver cet interrupteur.

La différence entre les deux solutions "forfait fixe" et "forfait minimum" est réglée par la différence des écritures comptable en fin de période (voir plus loin)


Second compte dit "Repasavec écritures automatiques des débits des contributions

Pour les deux types de forfait-repas un second compte individuel "Repas" est utilisé, duquel les contributions dues sont débitées automatiquement lors de la clôture d'un événement, en lieu et place de leur débit du compte principal du membre.

Comptablement il s'agit:

  • En début de période de:
    • débiter de tous les comptes "principaux" le forfait-repas
    • créditer de tous les comptes "repas" le même forfait-repas
    • facturer aux membres le forfait-repas, par simplicité en même temps que les cotisations de la période
  • En fin de période de:
    • si le forfait fixe est en vigueur:
      • réduire à zéro les soldes positifs et négatifs des comptes "repas", ceci par les écritures adéquates
      • créditer dans la comptabilité du club le total des soldes positifs et négatifs
    • si le forfait minimum est en vigueur:
      • réduire à zéro le solde positif des comptes "repas", ceci par les écritures adéquates,
        et les créditer dans la comptabilité du club
      • réduire à zéro le solde négatif de chaque compte "repas", ceci par les écritures adéquates,
        et débiter du même montant le compte principal du membre
      • demander aux membres de régler le solde négatif:
        1. par un email en les renvoyant à leur compte individuel
        2. par une facture du solde négatif

D. Vues d'ensemble des comptes des membres

La page Membres > Membres actifs > Finances permet d'afficher par le trésorier les soldes de tous les membres à la date du jour.

Des filtres d'affichage sont disponibles pour différencier:

  • les membres les plus âgés
  • les membres astreints ou dispensés d'assiduité
  • les membres dont le compte principal est négatif, resp. positif
  • les membres dont le compte repas est négatif, resp. positif


E. Comment expérimenter le module finances?

Avant de rendre actives pour le club les diverses fonctionnalités du module finances il est important de les expérimenter.

Remarque: l'expérimentation ci-après créera des écritures aux membres présents, donc visibles par les membres concernés dans MES FINANCES. Le jour où le club décide d'activer le module finances pour les membres, il faut créer des écritures de mise à zéro des comptes qui ne le sont pas.

Les étapes de test proposées sont:

  1. Choisir dans les paramètres de club la fonctionnalité de base Activer le compte financier des membres
  2. Créer un Autre contact fictif, par ex. "Test Finances", et lui donner un compte utilisateur 
  3. Lui créer des écritures des divers débits et crédits sur un trimestre
  4. Vérifier le décompte du compte principal en backend
  5. Vérifier le décompte du compte principal en frontend en se "connectant en tant que" le membre
  6. Annuler le "se connecter en tant que"

  7. Choisir dans les paramètres de club la fonctionnalité Débiter le prix des événements des comptes des membres
  8. Créer à "Test Finances" des présences dans quelques événements du passé (on ne peut mettre de présence dans le futur)
    Attention: à condition qu'il n'y ait pas encore d'écritures valides pour d'autres membres, le plus simple est de rouvrir des événements clos
  9. Vérifier le décompte du compte principal en backend
  10. Vérifier le décompte du compte principal en frontend en se "connectant en tant que" le membre
  11. Annuler le "se connecter en tant que"

  12. Choisir dans les paramètres de club la fonctionnalité Utiliser un forfait repas
  13. Créer pour "Test Finances" un débit "Forfait repas" dans son compte principal, et un crédit dans son compte repas
  14. Créer à "Test Finances" des présences dans quelques événements du passé (on ne peut mettre de présence dans le futur)
  15. Vérifier le décompte du compte principal en backend
  16. Vérifier le décompte du compte principal en frontend en se "connectant en temps que" le membre
  17. Annuler le "se connecter en tant que"

  18. Expérimenter aussi les écritures groupées comme les cotisations, les forfaits repas, etc..

  19. En fin d'expérimentation, mettre à zéro par des écritures les soldes de tous les comptes impactés.

BONNE EXPÉRIMENTATION !


F. Améliorations envisagées pour une future version

  • Pouvoir choisir les membres avec ou sans compte financier
  • Cacher les comptes financiers en frontend
  • Ecritures groupées:
    • permettre de les faire sur un groupe particulier:
      • plus âgé que...
      • astreint ou exempt d'assiduité
      • dispensé de contribution
  • Permettre des pénalités pour
    • noshow
    • show pas pas inscrit
    • non participation à un événement statutaire
  • Automatiser les deux écritures d'un forfait repas
    • Débit du compte principal
    • Crédit du compte repas
  • Automatiser les écritures de mise à zéro des comptes repas en fin de période