Financijski modul

A.  Odaberite osnovne postavke

Pod Parametri kluba > Ostali parametri > Financije unesite zadane cijene ponuđene prilikom kreiranja događaja:

• Valuta zemlje
• Zadana cijena događaja za aktivne članove, perspektive i goste kluba i multi-distrikta
• Zadana cijena događaja za posjetitelje
• Kazna za " noshows ", tj . e. članovi registrirani za događaj, ali su odsutni bez najave.

U ovoj fazi nemojte aktivirati druge parametre: oni će biti opisani kasnije.

B. 1. Što treba učiniti prije događaja:

Uredi događaj, kartica Financije događaja, zatim gumb Unesi gumb za financiranje događaja za unos:

• Različite cijene koje će se primjenjivati i eventualna kazna naplaćena aktivnom članu koji ne može prisustvovati,
• Trošak po sudioniku koji se plaća pružatelju, npr. ugostitelju,
• Trošak koji pružatelj naplaćuje za "nepojavljivanje", npr. naručeni, ali neposluženi obroci,
• Razni mogući fiksni troškovi, npr. najam sobe, projektor, itd.

B. 2. Tijekom i nakon događaja

• Bilježite sve dolaske članova i posjetitelja (QR-kod ili ručno),
• Prikupljajte priloge na mjestu (gotovina, kreditne/debitne kartice, pametni telefoni itd .) , osim onih aktivnih članova ako su njihovi osobni računi zaduženi,
• Provjerite je li račun potpun (vidi dolje) i po potrebi ga ispravite,
• Kada su svi prisutni i troškovi u redu, zatvorite događaj.

Pažnja: zatvaranje događaja utječe na posjećenost prisutnih članova , ali također tereti, ako je potrebno, njihov osobni račun za njihov doprinos događaju.  

Kartica Financije događaja prikazuje puni iznos događaja što vam omogućuje da provjerite sve stavke prije zatvaranja događaja.

Imajte na umu:ponovno otvaranje zatvorenog događaja stvorit će obrnute unose u računima pojedinačnih članova, a ne izbrisati ih.  

Uvod
Za aktiviranje sustava individualnog računa , u parametrima Kluba > Ostali parametri > Financije prebacite prekidač Omogući financijski račun člana.
Ovo daje svakom aktivnom članu tekući račun "dugovanja - krediti - stanja".

Ovisno o izboru kluba, tekući računi mogu biti različite složenosti:

• Jedan "Glavni" račun BEZ automatskih unosa
• Jedan "Glavni" račun S automatskim unosima zaduženja za doprinose događajima
• Drugi račun pod nazivom "Obrok" s automatskim unosima zaduženja za doprinose događajima

C. 1 Individualni GLAVNI račun BEZ automatskih unosa

Samo jedan "glavni" tekući račun po članu za unos raznih mogućih knjigovodstvenih unosa.
Pristupa se putem Članovi > Aktivni članovi > ikona Uredi odabranog člana > kartica Financijski račun,
ili putem Članovi > Aktivni članovi > kartica Financije > ikona Uredi odabranog člana.

Dugovanja:

• Učlanjina u klub za novog aktivnog člana
• Periodična članarina
• Naknada za izostanak na zakonskom događaju
• Poziv za donaciju . . .

Uplate:

• Uplata od strane člana na žiro račun kluba
• Uplata gotovine od strane člana blagajniku
  itd . .

Svaki unos kreira blagajnik putem gumba + Dodaj transakciju

Individualni aktivni članski račun

Za unos je potreban izbor:

• Dotični pojedinačni račun, prema zadanim postavkama nalogodavac (podračun "Obrok" opisan je kasnije)
• Vrsta prijave: prema zadanim postavkama Ostalo, a prema izboru ulaznica, periodični doprinos, sudjelovanje u događaju (paketi obroka opisani su kasnije)
• Opis unosa - Da li je zaduženje ili odobrenje
• Iznos koji će se pojaviti crveno ako se radi o zaduženju
• Knjigovodstveni datum, tj. datum na koji je transakcija stvarno izvršena; npr. datum uplate na žiro račun kluba.

VAŽNO: kao u svakom računovodstvenom sustavu, jednom kreirani unos ne može se obrisati.
Ako unos treba ispraviti, kreira se "storno", odnosno unos kojim se poništava unos koji se ispravlja.

Datum transakcije koji se pojavljuje u prvom stupcu tekućeg računa je datum evidentiranja od strane Polarisa.

VAŽNO: kao u svakom računovodstvenom sustavu, nakon kreiranja unos se ne može brisati. Ako je potrebno ispraviti unos, kreira se storno, odnosno unos koji poništava unos koji se ispravlja.  

Primjer zaduženja

Obračunska razdoblja i grupirane transakcije

Moguće je odrediti obračunska razdoblja od 3 mjeseca, 6 mjeseci ili 12 mjeseci.
S popisa članova, kartica Financije, blagajnik može na početku razdoblja kreirati dospjele naknade u jednoj operaciji za sve članove, pod nazivom Grupirana ili "en bloc" transakcija.

Slijedeći isti model kao i pojedinačna transakcija, dotični članovi moraju biti odabrani s padajućeg popisa s višestrukim izborom. Prema zadanim postavkama svi su članovi unaprijed odabrani.
U slučaju različitih iznosa pretplate ovisno o vrsti aktivnog člana (obavezni ili oslobođeni sudjelovanja, oslobođeni pretplate i sl.), kreira se što više grupiranih transakcija.

Obračunska razdoblja i grupirane transakcije

C. 2 Individualni GLAVNI račun S automatskim transakcijama

Osim ručnih transakcija, moguće je automatizirati unose doprinosa prisutnih članova na statutarnim i izvanstatutarnim skupštinama.
Da biste to učinili, u Parametri kluba > Ostali parametri > Financije aktivirajte prekidač Naknade za događaje zaduženja s računa članova
U ovom slučaju samo gosti i posjetitelji plaćaju svoj doprinos događaju na licu mjesta, oni aktivnih članova kluba automatski se terete s računa pojedinog člana. Ova automatska terećenja su cijene događaja, ali po izboru i doprinos "nedolaska" za člana koji je registriran, ali je odsutan na događaju.
Automatsko kreiranje unosa vrši se kada administrator zatvori događaj.
Pažnja: zatvaranje događanja treba učiniti tek kada se unesu i verificiraju svi prisutni. U slučaju kada je potrebno ponovno otvaranje događaja kako bi se izvršile ispravke, automatski se stvaraju "obrnuti" unosi.

C. 3 sustav paketa obroka

Mnogi klubovi koriste sustav fiksnih obroka za unaprijed definirano razdoblje (ranije poznat kao sustav "kartica za obrok").

Načelo je da se članovima na početku razdoblja naplati fiksna naknada za pokrivanje dijela doprinosa događajima u razdoblju, obično obrocima na tjednim sastancima.
Klubovi koji koriste plan prehrane mogu birati između dva sustava:
Paušalni paket obroka: za određeno razdoblje, bez obzira na broj zakonskih događaja kojima član prisustvuje (bez naplate ili povrata iznosa)
Minimalni paket obroka: članovi plaćaju unaprijed definirani fiksni iznos za n "karata za obrok". Neiskorištene ulaznice oduzete su klubu i ne mogu se prenijeti u sljedeće razdoblje, osim ako to nije iznimno odobreno za određenog člana. Dodatni obroci se naplaćuju članu.

U oba slučaja koristi se drugi pojedinačni račun "Obrok", s kojeg se dospjeli doprinosi automatski terete na kraju događaja, umjesto da se terete s glavnog računa člana.
Za aktiviranje ovog sustava paketa obroka, u Parametri kluba > Ostali parametri > Financije, aktivirajte prekidač Koristi paket obroka.
Prilikom kreiranja događaja, na kartici Financije događaja, prekidač se pojavljuje aktiviran prema zadanim postavkama za zakonske događaje Debitni račun paketa obroka. Ako ne želite da određeni događaj automatski tereti račune za "Obrok", jednostavno deaktivirajte ovaj prekidač.
Razlika između dva rješenja "fiksna cijena" i "minimalna cijena" regulirana je razlikom u knjigovodstvenim knjiženjima na kraju razdoblja (vidi dolje)

Drugi "Meal" račun s automatskim unosima zaduženja za doprinose
Za obje vrste paketa obroka koristi se drugi pojedinačni račun "Obrok", s kojeg se dospjeli doprinosi automatski terete na kraju događaja, umjesto da se terete s glavnog računa člana.
U računovodstvenom smislu to je:
Na početku razdoblja za:

• zadužite sve "glavne" račune za paket obroka
• dodijelite svim "obrok" računima isti paket obroka
• Fakturirajte članove za paket obroka, jednostavno istovremeno s članarinom za razdoblje

Na kraju razdoblja od:
ako je na snazi paušal:

• svesti pozitivna i negativna stanja računa "obroka" na nulu, odgovarajućim unosima
• pripisati ukupno pozitivno i negativno stanje na klupskim računima

ako je na snazi minimalna naknada:

• smanjiti pozitivno stanje računa "obroka" na nulu, odgovarajućim unosima,
• i uknjižiti ih na račune kluba
• smanjite negativni saldo svakog računa "obroka" na nulu, odgovarajućim unosima,
• te za isti iznos teretiti glavni račun člana
• zamoliti članove za podmirenje minusa:
  o putem e-pošte koja ih upućuje na njihov osobni račun
  ili
  o po fakturi za minus

D. Pregled računa članova

Stranica Članovi > Aktivni članovi > Financije omogućuje blagajniku prikaz stanja svih članova na trenutni datum.
Filtri prikaza dostupni su za razlikovanje između:

• stariji članovi
• članovi koji su obvezni ili oslobođeni sudjelovanja
• članovi s negativnim ili pozitivnim glavnim računom
• članovi s negativnim ili pozitivnim računom obroka

D. Pregled računa članova