Skráning og vinnsla viðburða - Allur ferillinn

2. Fundarboð (val)

Skipuleggjandi viðburðar útbýr fundarboð sem er kynning á væntanlegum viðburði. Hún getur verið í formi tölvupósts til valins hóps og/eða birting kynningar á heimasíðu klúbbsins, á sleðanum eða í hringekjunni.

Fundarboð í tölvupósti er gert með því að smella á „Þátttakendur“ hnappinn undir viðburðinum. Tölvupóstar sem hafa verið útbúnir, má finna undir „Klúbburinn minn > Tölvupóstar“ og ef þeir hafa ekki verið sendir má uppfæra þá þar. Viðtakendur geta verið skráðir viðtakendahópar en hægt er að bæta við viðtakendum, einstaklingum úr samfélaginu eða einfaldlega netföngum.

Fundarboð útbúið

3. Skráning (val)

Skráning á viðburð er gerð virk með „Breytur skráningar“ hnappi viðburðarins. Þegar viðburðurinn hefur verið gerður virkur og sýnilegur á vefnum og skráning virkjuð, getur fólk skráð sig á viðnurðinn. Skráning er staðfesting væntanlegs fundarmanns eða afboðun á væntanlegan viðburð. Skráningin er sýnileg undir hnappnum „Þátttakendur“.

Sýnileiki viðburðarins hefur áhrif á það hver getur skráð sig. Ef viðburðurinn er opinber, getur hver sem er skráð sig. Fólk, sem ekki þegar er á þátttakendalistanum, bætist sjálfkrafa við hann þegar það hefur fyllt út skráningarformið. Allir rótarýfélagar, sem eru innskráðir í Polaris, sjá að þeirra upplýsingar eru þegar skráðar.

(Polaris teymið ráðleggur að skrá ekki viðburði sem opinbera vegna persónuverndarsjónarmiða en ef fólk er ekki innskráð sést aðeins það sem er skrifað um fundinn, nafn umsjónarmanns og fyrirlesara).

Tölvupóstur með stafestingu á skráningu er sendur til viðkomandi. Því er mikilvægt að vera innskráður í Polaris þegar skráning fer fram.

Hver viðburður hefur lokatíma skráningar. Félagar geta breytt skráningu sinni fyrir lokatíma. Þegar skráningartími er virkur, fá skipuleggjendur (þeir geta verið fleiri en einn), skráðir í „Almennt“ hlutanum, tölvupóst fyrir hverja skráningu, afskráningu og breytingu, sem innihalda öll svör.

Fyrir klúbbfundi, er mögulegt, áður en skráningartími er liðinn, að láta sjálfvirkt sendast póstur til þeirra félaga sem ekki hafa brugðist við skráningarbeiðninni, t.d. 1 degi fyrir fund.

Þegar hámarksfjölda viðkomandi viðburðar er náð, fara þeir sem eftir það eru skráðir á biðlista. Þeir fá skráningu ef fjöldi skráðra fellur niður fyrir hámarksfjölda eða hámarksfjöldi er hækkaður. Í þeim tilfellum fá þeir staðfestingarpóst.

Eftir lokatíma skráningar er ekki hægt að skrá sig á heimasíðunni. Hins vegar geta skipuleggjendur áfram skráð félaga fyrir þeirra hönd á viðburðinn. Þeir félagar fá líka staðfestingu í tölvupósti.

Skráningarform

4. Skráning mætinga

Markmið mætingaskráningar er að halda utan um raunverulega mætingu og greiðslur. Smellt er á hnappinn „Þátttakendur“ til að skrá mætingu og er það auðvelt, annað hvort með því að haka jafnóðum við mætingu á síðunni eða að skanna QR kóða viðkomandi (sjá neðar).

Líka er hægt að prenta út lista þátttakenda með „Útflutningur“ hnappnum sem þeir sem mæta merkja við og fulltrúi klúbbsins skráir svo á hefðbundinn hátt í félagakerfið.

Aðeins þeir sem hafa réttindi stjórnenda geta skráð mætingu. „Skráning mætinga“ er réttindi sem hægt er að veita öðrum en stjórnendum t.d. almennum rótarýfélaga sem hafa það hlutverk að taka á mótin gestum, eða starfsmanni veitingahúss. Þeir hafa þá engin önnur réttindi.

Skráning mætinga er aðeins möguleg á fundardegi eða eftir það.

ATH. Þegar skráning allra mætinga hefur verið lokið (og uppgjör fjármála hefur farið fram ef það á við) þar að loka viðburði sem þátttakendur sjái mætingu í yfirliti sínu.

Form til skráningar mætinga

Mæting skráð með skönnun QR-kóða

Skrá má mætingu félaga með því einfaldlega að skanna QR-kóða þess rótarýfélaga sem mætir. Sá sem skráir mætingu, opinar viðburðinn í símanum sínum, velur „Þáttakendur“ og opnar myndavélina með því að smella á „Skanna QR-kóða“ til að hefja skönnun.

Þátttakandinn sýnir sinn persónulega QR-kóða, annað hvort á símanum sínum eða á miða. Auðvelt er að finna QR kóðann með því að opna Polaris í símanum og velja hnappinn efst til hægri, blár hnappur sem sýnir andlit eða í valmyundinni og velja „Mínar stillingar“. Útprentaðir (lím)miða er hægt að nálgast hjá stjórn klúbbsins. Rótarýfélagar geta einnig smellt á QR-kóðann og vistað myndina og síðan prentað út. Ef félagi er hvorki með QR-kóðann í símanum sínum eða á prenti, getur stjórnandi verið með útprentað blað með QR kóða hvers félaga. (Sjá næst).

Ef skönnun text heyrist sem tíst hljóð en villur heyrast sem kvak-tónn. Einnig sjást skilaboð um niðurtöðu skönnunar. Kerfið skynjar ef reynt er að tvískrá.

QR-skönnun virkar fyrir alla félaga í rótarýumdæminu, líka getafélaga, væntanlega félaga og aðra tengiliði auk rótaractfélaga.

QR-kóðinn er dulkóðuð framsetning á Rótarý skilríki. Engar aðrar upplýsingar er að finna í kóðanum.

Einstaklingsbundinn QR kóði

6. Loka viðburði

Tilgangur lokunarinnar er að ganga frá öllum fjárhagsfærslum sem tengjast þessum viðburði.

Loka þarf viðburði svo mæting skráist.

Viðverustigum er úthlutað til fundarmanna og gjöld eru dregin af fjárhagsbókhaldi félagsmanna. Hægt er að opna lokaðan viðburð aftur til að leiðrétta mætingu. Ekki er hægt að afturkalla fjárhagsfærslur, heldur þarf að gera leiðréttingarfærslu.