Partager son expérience : la Rotarienne Barbara Zehnder a élaboré un guide pratique pour organiser des événements rotariens – solide, concis et riche en détails.
Un événement rotarien ne commence que rarement avec la première coupe de prosecco – en général, tout débute plusieurs mois à l’avance. Quiconque a déjà organisé une manifestation d’envergure le sait : au-delà des idées, de l’enthousiasme et d’une bonne équipe, il faut surtout une chose – une structure. Barbara Zehnder, Rotarienne chevronnée en matière d’organisation et actrice-clé de la célébration du centenaire de Rotary en Suisse et au Liechtenstein, a rassemblé toute son expérience dans un document clair et concret : un guide détaillé, ancré dans la pratique, destiné à celles et ceux qui préparent un événement rotarien. De l’apéritif à l’afterparty, du budget à l’évaluation médiatique, tout y est abordé.
Son guide, au titre sobre « Organiser et réaliser un événement », s’avère être un véritable trésor pour les futurs comités. Sur une vingtaine de pages, Barbara Zehnder y partage ses expériences, tirées non seulement du centenaire, mais aussi de nombreux événements antérieurs. Elle y ajoute des check-lists, des plannings et des conseils pratiques. Son objectif : transmettre son savoir-faire, éviter les doublons et permettre à chacun de ne pas devoir réinventer la roue.
Le document commence par les questions fondamentales : quel est l’objectif de l’événement ? Qui doit faire partie du comité d’organisation ? Quelles sont les étapes critiques ? Et quelles échéances sont absolument incontournables ? Des sujets comme la répartition des responsabilités, la communication avec les médias ou les autorisations officielles y sont également traités de manière systématique. Particulièrement utiles : les recommandations concrètes sur les postes budgétaires, le sponsoring, la technique, la gestion des invités ou encore la modération.
Mais l’aspect humain n’est pas oublié : comment gérer les désistements de dernière minute ? Comment motiver une équipe d’organisation ? Et que faire si, le jour J, il pleut ? Le texte fait preuve d’autant de rigueur que de bon sens – et montre qu’une bonne organisation repose non seulement sur de l’expérience, mais aussi sur beaucoup d’empathie.
Le document n’a pas été publié officiellement, mais il circule : Barbara Zehnder l’a transmis aux secrétariats de district, aux organisateurs du concert PolioPlus à Lucerne, ainsi qu’à ceux de l’événement mine-ex FRIENDS 2025. Elle le met volontiers à disposition de toute personne intéressée. Ainsi, l’esprit rotarien se perpétue aussi dans l’organisation : grâce à un savoir partagé qui facilite le travail des prochains organisateurs.
Car l’expérience le montre : il ne faut parfois pas grand-chose pour transformer une bonne idée en un événement mémorable – si l’on peut s’appuyer sur l’expérience.