Lorsque des postes importants doivent être pourvus in extremis dans les clubs, voire que des postes restent vacants, cela génère du stress. Le RC Bubenberg évite ce genre de situation grâce à une planification détaillée et à long terme de la relève, qui va actuellement jusqu'en 2040/41. Chaque nouveau membre sait dès son adhésion que dix ans plus tard, il occupera pendant quatre ans consécutifs un poste de direction.
Beat Götz se penche sur le tableau Excel bien rempli qui répertorie les fonctions au sein de son club. Président, vice-président, responsable de programme, past-président, trésorier, 1er secrétaire, 2e secrétaire, deux vérificateurs des comptes et leur suppléant: le tableau ne contient pas moins de 19 colonnes pour chacune de ces fonctions, et chaque case liste un nom. En effet, le RC Bubenberg a réparti ses fonctions jusqu'à l'année rotarienne 2040/41, aucun poste ne restera vacant au cours des 15 prochaines années. Beat, qui préside le RC Bubenberg en 2024/25, sourit et se souvient avec un léger étonnement qu'il avait longtemps pensé que tous les clubs s'organisaient ainsi. Mais la planification à long terme du club bernois est loin d'être la règle partout. Dans d'autres clubs, il peut y avoir des lacunes dans la planification et, par conséquent, du stress dans la gestion de la vie du club. Les fonctions importantes ne sont pourvues que peu avant l'assemblée de district, les titulaires actuels doivent chercher leurs propres successeurs et les convaincre de s'engager. Au pire, la présidence reste vacante au début de l'année rotarienne. Dans les petits clubs en particulier, il peut arriver que des membres de longue date assument une fonction à plusieurs répétitions, tandis que d'autres ne s'engagent jamais. Au RC Bubenberg, en revanche, chaque membre sait dès son entrée dans le club quand son tour viendra. «Nous n'avons pas besoin de chercher des candidats ni de convaincre qui que ce soit. Cela nous évite des discussions fastidieuses», résume le président du club, aujourd'hui âgé de 63 ans.
Après dix ans, c'est du sérieux
Concrètement, la planification de la succession au RC Bubenberg fonctionne ainsi : pendant les dix premières années suivant son adhésion au club, un membre reste membre ordinaire, puis il occupe une fonction pendant quatre années consécutives. Une année en tant que responsable de programme, une année en tant que vice-président, une année en tant que président, une année en tant que past-président et, dans cette fonction, président de la commission d'admission. Beat, membre du club depuis mars 2014, a vécu cette approche de manière très positive : « J'ai pu bien m'intégrer dans le club et me préparer aux différentes fonctions ». Finalement, Beat a pris ses fonctions un an plus tôt que prévu, la personne qui le précédait sur la liste ayant dû donner sa démission suite à un déménagement à l'étranger. La planification à long terme permet de faire preuve de flexibilité dans de tels cas sans compromettre la stabilité : deux personnes sur la liste échangent leur place, le reste de la planification n'est pas modifié.
Flexible quand il le faut
La stabilité est au cœur de la planification de la succession au RC Bubenberg. Cela ne signifie pas pour autant que les structures soient rigides. Le club veille à une planification adaptée à l'âge. Si, par exemple, une personne ne devient membre du club qu'à l'âge de 60 ans, il ne serait pas logique qu'elle devienne responsable de programme dix ans plus tard, à 70 ans donc. Beat explique: «Cela ne rendrait service ni à la personne concernée ni au club. Cette fonction doit être occupée par quelqu'un qui est actif dans la vie professionnelle et qui peut faire appel à son réseau pour trouver des intervenants pour des conférences.» C'est pour cette raison que les membres plus âgés ont la possibilité, lorsqu'ils adhèrent au club, d'assumer des fonctions au sein du comité directeur ou dans l'une des dix commissions du club, allant du service à la jeunesse à la Fondation Rotary en passant par le service professionnel. Il en va de même pour toute personne qui peut démontrer de manière crédible que la fonction de président ne lui convient vraiment pas. Contrairement aux fonctions présidentielles, les titulaires de ces fonctions sont répartis sur plusieurs années et sont eux-mêmes responsables de trouver un successeur.
Patrice Hitz, le plus jeune nouveau membre
Le jour de notre visite à Berne, Patrice Hitz est accueilli comme nouveau membre du RC Bubenberg lors du lunch hebdomadaire dans la magnifique salle Empire chargée d'histoire, au premier étage du restaurant «Zum Äusseren Stand» à Berne. Son parrain, Simon Haldemann, loue le responsable de la communication, du sponsoring et des événements chez Transgourmet Suisse SA pour ses excellentes compétences professionnelles ainsi que pour son esprit ouvert, sa cordialité, son caractère peu conventionnel et son humour. «Patrice s'intégrera parfaitement dans notre club et enrichira sans aucun doute notre vie de club», a déclaré Simon devant la vingtaine de membres présents au repas. La moyenne d'âge du RC Bubenberg est de 67 ans, Patrice est actuellement le plus jeune membre avec ses 36 ans. Lors de son admission au club, il a non seulement reçu le traditionnel ours bernois en peluche, mais aussi – entre autres – le tableau de la planification des successions.
Si tout se passe comme prévu, Patrice présidera le RC Bubenberg pendant l'année rotarienne 2041/42. Cette perspective ne le perturbe pas. Il rappelle que le Rotary relie les générations et que l'on reste membre toute sa vie. «Je vais m'organiser et m'engager, sachant que onze autres personnes avant moi ont déjà réussi.» Patrice connaît le Rotary grâce au handball, où il a rencontré des personnalités rotariennes intéressantes. Patrice est lui-même ancien directeur du Ball Spiel Verein (BSV) de Berne et préside aujourd'hui la Swiss Handball League. Il aime bien participer personnellement au lunch hebdomadaire; prendre le temps de soigner ses contacts lui convient bien. «C'est ce qui fait la vie du club. C'est aussi ce que j'ai vécu dans le sport.» Avant de réfléchir davantage aux programmes et à la présidence, Patrice s'attellera dans un premier temps à la rédaction d'un bulletin hebdomadaire du club.
Les femmes au RC Bubenberg
Les participants au déjeuner prennent congé, revigorés et de bonne humeur, pour profiter des jours de Pâques, tandis que le comité se retire pour une réunion. La planification de la succession est également à l'ordre du jour et il apparaît clairement que cette question se pose très tôt au RC Bubenberg, dès l'admission de nouveaux membres. Le club, qui compte 60 membres actifs, aspire à accueillir en moyenne quatre nouveaux membres par an. Il s'agit donc de réfléchir aux personnes à approcher et au moment opportun pour le faire. Des dates sont fixées afin que la nouvelle équipe dispose de toutes les informations nécessaires et puisse se mettre au travail dès le début de la nouvelle année rotarienne. Le RC Bubenberg s'étant ouvert aux femmes en 2024/25, Beat souhaite que la première femme membre soit suivie dès que possible par une ou deux collègues. Selon le planning, Doina Radulescu, membre depuis janvier 2025, sera la première présidente du club en 2040/41, et Patrice Hitz sera son vice-président.
Un mentorat fort
Dans l'immédiat pourtant, c'est Hobby Christ qui prendra le relais; à partir de l'été 2025, ce conseiller en construction âgé de 59 ans présidera le club. Il illustre la planification de la succession au RC Bubenberg par une image tirée de l'aviation. «Tant qu'il y a encore trois rangées de sièges occupées devant moi dans l'avion, je peux boire mon café tranquillement et échanger mes expériences et mes réflexions. Le mentorat au RC Bubenberg est extrêmement fort et utile. On se sent à la fois tiré vers l'avant et poussé depuis l'arrière.»
