Elle adore l’informatique et est devenue «Madame Polaris» dans le District 1990 francophone: Marion de Lattre-Wiesel œuvre dans les coulisses du Rotary pour une gestion des clubs facile et efficace. La fonction de District Internet Communication Officer (DICO) lui va comme un gant : outre sa passion pour les maths, elle a un vrai plaisir à communiquer.
Dans son salon baigné de lumière sur les hauts de Vevey, un câble blanc sur le côté du canapé laisse deviner sa place de travail préférée. Portable sur les genoux ou natel à la main, Marion de Lattre-Wiesel travaille tout aussi bien chez elle à Corseaux comme au bord de l’Atlantique ou dans le train – enfin, elle travaille facilement un peu partout, aux horaires flexibles, week-ends et soirs compris. «Mon mari trouve que je suis enchaînée à mon ordinateur», dit-elle en rigolant. Mais il n’y a rien à faire, elle aime l’informatique, est une «accro» depuis toujours. Douée pour les maths, elle a failli en faire son métier, mais comme elle avait à cœur de combiner travail et vie de famille, elle a opté pour des études d’architecture à l’EPFL.
Bénévole à la Fête des Vignerons
L’occasion de renouer avec l’informatique, en marge d’une vie professionnelle comme architecte, s’est présentée de manière plutôt inattendue. Quand Marion s’est annoncée comme bénévole pour la Fête des Vignerons de 1999 – cet évènement grandiose qui a lieu tous les 25 ans dans le canton de Vaud – le comité décida qu’elle s’occupera – eh oui, de l’informatique. Elle sourit en se remémorant ce défi: «Je me suis formée en autodidacte, et, plus tard, j’ai heureusement aussi pu compter sur l’aide d’un de mes trois enfants». Au Rotary, qu’elle a rejoint il y a près de 20 ans, elle a encore connu l’ancien Rotary Content Management System (RCMS), plutôt limité dans ses fonctions et inadapté aux exigences modernes quant à la sécurité des données. Quand Olivier Gardiol, le chef de projet du nouveau système de gestion des clubs nommé Polaris, introduit en 2021, lui a demandée si elle voulait être testeuse, elle n’a pas hésité une seconde. Pas plus d’ailleurs quand il lui a proposé de devenir DICO pour les clubs francophones de son district. Aujourd’hui, elle est non seulement DICO, mais Club Internet Communication Officer (CICO) et Webmaster de son club Montreux-Vevey, et également membre de l’équipe Polaris qui assure le support et la coordination du développement de cet outil pour tous les districts utilisateurs. La fonction lui va comme un gant: outre sa passion pour l’informatique, Marion a un vrai plaisir à communiquer et a le contact facile avec les gens. Ce n’est peut-être pas un hasard: elle est née en Roumanie que sa famille a fui quand elle avait six ans. L’ouverture, la curiosité de l’autre et de sa langue, véhiculés par ses parents ont imprégné son enfance. Aujourd’hui, outre le français et le roumain, elle parle aussi, «plus ou moins correctement», comme elle dit, l’allemand, l’italien, l’espagnol et l’anglais, langue de travail de l’équipe Polaris.
Les fonctionnalités de Polaris
Son côté communicatif est complété par la capacité d’expliquer des choses à priori techniques, car elle parle «un langage que tout le monde comprend». C’est donc tout naturellement qu’elle accompagne son mail pour organiser l’entretien avec le magazine du Rotary de photos et de cartes pour visualiser le lieu de rendez-vous et en simplifier l’accès au maximum. Visiblement, Marion possède les atouts nécessaires pour être DICO de la plateforme collaborative qu’est Polaris. Bien plus qu’un simple outil de gestion de l’effectif des clubs, des districts et de tous les autres types d'organisation du Rotary, du Rotaract et d'Inner Wheel, Polaris offre un grand nombre de fonctionnalités couvrant la vie de la communauté rotarienne : événements, actions, newsletters, collaboration et communication entre membres du Rotary. La DICO met en avant un autre atout de Polaris, à savoir sa grande flexibilité qui permet l'interaction entre les sites web nationaux, les districts, les clubs métropolitains, les clubs réguliers, les clubs satellites, les clubs spéciaux, les unités de services et les amicales. L’interaction est facilitée par le fait que toute modification apportée par un club à une de ses publications est mise à jour sur les autres sites Polaris où le club la promeut. Enfin, dans cet outil conçu, géré et hébergé en Suisse pour toutes les instances utilisatrices, la sécurité a été renforcée et rendue compatible avec les nouvelles règlementations, suisses et européennes, sur la protection des données (RGDP).
Succès au niveau européen
L’équipe Polaris comprend des personnes d’horizons professionnels très variés, de l’avocat au dentiste en passant justement par l’architecte. Chaque semaine, ses membres se réunissent en ligne pendant deux heures; une est dédiée aux affaires courantes, l’autre aux développements. Outre la prise en charge des questions qui lui sont adressées par les utilisateurs, Marion transmet ses connaissances de Polaris aux CICO francophones de son district; des formations sont proposées deux fois par an. Cette femme débordante d’énergie qui a plusieurs engagements bénévoles et s’est réorientée, après 35 ans d’architecture, vers la médiation, a de la peine «à ne rien faire». Cela tombe bien, car les 20 à 25 heures par semaine qu’elle consacre à Polaris comme DICO et surtout membre de l’équipe Polaris représentent trois fois plus que la participation initialement proposée. Qu’on se détrompe, ce n’est pas la conséquence d’un système à problème, bien au contraire : Polaris est tout simplement «victime» de son succès. Originairement développé pour la Suisse et le Liechtenstein, la plateforme est aujourd’hui utilisée par neuf pays, 24 districts, environ 1500 clubs et 75000 membres. L’Autriche, avec deux districts dont un mixte Autriche-Bosnie-Herzégovine, vient d’arriver dans la famille Polaris, rejoignant notamment Belgique, Luxembourg, une partie des districts français, Suède et Islande. En 2022, un des trois districts espagnols a rejoint la communauté et, en 2023, un 7ème district français a été accueilli. Les Pays-Bas évaluent actuellement une adhésion, les districts allemands aussi. Polaris, disponible dans neuf langues, comptera peut-être bientôt plus de 100000 membres. «C’est un outil qui compte au niveau rotarien européen», souligne Marion. Dans d’autres pays, les membres ne savent pas qui fait partie de la communauté, tandis qu’en Suisse il est possible de retrouver des Rotariens à travers le pays en un seul clic. Sans parler de la possibilité des clubs de mettre en avant leurs évènements, du calendrier permettant une vue globale du programme des clubs, de l’archivage et partage des documents, des liens vers des réseaux sociaux, de la gestion simple des inscriptions et des présences ou du QR code personnel qui permet à chaque Rotarien de faire facilement valider sa présence.
Demandes pertinentes
Pas question pour autant de commercialiser le produit ou de tirer un profit financier des licences annuelles versées par les districts utilisateurs. Tout comme l’ancien RCMS, Polaris est un outil qui a été développé par des Rotariens pour des Rotariens. L’Association Rotary Media Suisse-Liechtenstein en est propriétaire, et la licence annuelle d’utilisation facturée aux districts, sur la base du nombre de leurs clubs, sert à couvrir les coûts de gestion et de mise à jour du système, ainsi que ceux du développement de fonctionnalités. Marion explique qu’il va probablement falloir intégrer une à deux personnes de plus pour renforcer l’équipe Polaris qui compte actuellement cinq membres aux disponibilités variées, pour faire face à l’arrivée prochaine d’un certain nombre de nouveaux districts qui se dessine. Alors, Polaris n’est que du bonheur? La DICO admet sans détour que des critiques existent. «Mais elles ne sont pas nombreuses. Honnêtement, ça marche bien, tant au niveau du district que des districts étrangers dont je suis la répondante!», s’exclame-t-elle. Et d’ajouter que ce constat découle aussi du fait que les demandes qui lui sont adressées par les CICO et DICO sont vraiment pertinentes, dénotant une maîtrise toujours plus poussée de Polaris. Il faut savoir à ce sujet que Polaris connaît un système de «ticketing» par pays pour traiter les demandes ou problèmes signalés par les utilisateurs. Le jour de notre rencontre, le compteur de cet outil affichait déjà le numéro 8567 – autant dire que le système est en constante évolution. Elle sait cependant que tous les clubs ne sont pas connectés à 100 pourcents ou utilisent encore peu cet outil – Polaris permet aussi d’avoir un aperçu des fréquences d’utilisation. Elle adorerait donc faire le tour de ces clubs qui pour l’instant sont encore hésitants. Qu’ils soient prévenus: ils risquent bien de tomber sous le charme au premier contact par mail que la DICO pourrait signer avec son adorable avatar qui met les mains en forme de cœur.
Par des Rotariens, pour des Rotariens
Polaris a remplacé le système de gestion des clubs RCMS qui était dépassé tant au niveau des fonctionnalités que de la sécurité en 2021. La gestion du nouveau projet a été confié à Olivier Gardiol, Rotarien engagé depuis 24 ans au RC Lausanne et membre, à l’époque, du comité de l’Association Médias Rotary Suisse-Liechtenstein (AMR) en charge de l’informatique. Comme le comité d’experts rotariens belgo-suisse n’a pas trouvé un système existant adéquat, l’AMR et l’Assemblée des délégués ont pris la décision de créer un nouveau système indépendant tout en gardant la philosophie de départ: «Par des Rotariens, pour des Rotariens». Son nom se réfère à l’étoile marquant la position du pôle Nord céleste, mais est aussi clin d’œil à Paul Harris, fondateur du Rotary en 1947.
