Cycle de vie des événements (e03)

jeudi 26 août 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Cycle de vie d'un événement expliqué par un exemple d'événement rotarien.

L'événement passe par plusieurs phases :

  1. Création
  2. Invitation (facultatif)
  3. Inscription (facultatif)
  4. Saisie des présences
  5. Rapport
  6. Clôture de l'événement

1. Création

La chronologie commence dans Polaris avec la création de l'événement dans le calendrier. Pour les événements de club, les membres actifs, les prospects et les invités sont insérés comme participants potentiels dans la liste des participants au moment de la création. Pour les événements de district, la liste des participants est vide. La liste des participants peut être complétée manuellement avec des membres de n'importe quel club et avec d'autres personnes.

L'événement nouvellement créé est inactif sur le Web et sa visibilité est fixée à Tous les membres (propre unité) par défaut. Tenez compte du guide RGDP lorsque vous définissez la visibilité. (L'Equipe de Polaris conseille vivement de rendre les événements non publics pour le bien du RGDP).

Avant de rendre l'événement visible sur le Web, pensez à l'inscription, aux questions et aux réponses que vous souhaitez obtenir des participants. Vérifiez la fonctionnalité du formulaire d'inscription. Une fois que les personnes commencent à s'inscrire, il n'est plus possible de modifier les questions !

2. Invitation (facultatif)

L'organisateur lance une invitation, c'est-à-dire l'annonce d'un événement futur au public invité. L'invitation est facultative et peut être envoyée par courrier électronique ou simplement par la publication de l'événement sur le site Web, dans le slider ou dans le carrousel. Les événements ayant une fréquence régulière ne nécessitent généralement pas d'invitation. L'invitation par e-mail peut être créée directement dans l'onglet "Participants" de cet événement. L'e-mail créé est visible dans le menu "Club-Life > Emails" et peut y être modifié avant d'être envoyé. Le public invité peut être défini au moyen de groupes de destinataires prédéfinis et peut être étendu avec des membres de la communauté ou avec n'importe quelle adresse e-mail.

Création d'un e-mail d'invitation

3. Inscription (facultatif)

Les inscriptions sont autorisées dans l'onglet "Paramètres d'enregistrement" de l'événement. Après avoir rendu l'événement visible sur le web et activé les inscriptions, les personnes peuvent s'inscrire à cet événement. L'enregistrement est une confirmation d'une participation future ou un refus de participation à un événement futur. L'inscription est enregistrée dans l'événement et est visible dans l'onglet "Participants".

La visibilité de l'événement définit qui peut s'inscrire. Si l'événement est public, toute personne peut s'inscrire. Les personnes qui ne sont pas encore sur la liste des participants sont automatiquement ajoutées lorsqu'elles remplissent le formulaire d'inscription. Pour tous les utilisateurs de Polaris qui se sont connectés, le formulaire d'inscription est pré-rempli avec leurs données personnelles. Il peut y avoir des doublons lorsque les utilisateurs ne se connectent pas avant de s'inscrire ou lorsque des personnes s'inscrivent deux fois avec des noms différents. L'équipe de Polaris conseille vivement de rendre les événements non publics (par respect du RGDP). Un e-mail de confirmation avec ses choix est envoyé à la personne. Cela oblige à se connecter d'abord et élimine le problème des doublons.

Chaque événement a une date limite d'inscription et les utilisateurs peuvent modifier ou annuler leur inscription avant cette date. Pendant que la période d'inscription est active, les organisateurs (qui peuvent être multiples), définis dans l'onglet "Général", recevront un e-mail pour chaque inscription, désinscription ou modification d'inscription, avec toutes les options d'inscription (réponses).

Pour les événements de club, il est possible, avant l'expiration du délai d'inscription, d'envoyer automatiquement des rappels aux membres qui ne se sont pas encore inscrits ou désinscrits ("pas de réponses").

Lorsque le nombre maximal de participants est atteint, les utilisateurs inscrits sont placés sur une liste d'attente. Ils sont finalement inscrits lorsque le nombre actuel de participants passe en dessous du maximum. Dans ce cas, ils recevront un e-mail de confirmation.

Après la date limite, l'inscription n'est plus possible à partir du site Web. Toutefois, les administrateurs peuvent toujours inscrire des personnes en leur nom pour cet événement. Ces participants reçoivent également un e-mail de confirmation.

Formulaire d'inscription

4. Saisie des présences

Une présence est la confirmation de l'apparition physique d'un participant à un événement. Le but de la saisie des présences est de garder une trace de la présence effective des participants et de leurs paiements. Les présences sont enregistrées dans l'événement dans l'onglet "Participants". La capture peut être facilement effectuée manuellement sur le formulaire, ou en scannant le QR-code des participants (voir ci-dessous).

Il est également possible d'imprimer la liste des présences via le bouton "Exporter", de la faire signer par les participants et de la faire saisir manuellement par un administrateur.

Cette action ne peut être effectuée que par les administrateurs. Un rôle spécial "Saisie des présences" permet à des non-administrateurs, par exemple le rotarien chargé de l'accueil ou le personnel du restaurant, de saisir les présences, mais pas d'exécuter d'autres fonctions.

L'enregistrement des présences n'est possible que le jour de l'événement ou après coup.


Formulaire de saisie des présences

Saisie des présences par codes QR

La saisie des présences peut être simplifiée en scannant le code QR des membres. Le responsable ouvre l'événement sur son smartphone et clique sur le bouton "Participants" dans la page de détail de l'événement. Il active ensuite l'appareil photo en cliquant sur le bouton "Scan code QR" et lance le processus de numérisation.

Les participants présentent leur code QR personnel soit sur smartphone, soit imprimé sur un autocollant. Le code QR individuel est disponible sur les smartphones ou les tablettes en cliquant sur l'icône bleue "petit bonhomme" dans le coin supérieur droit, ou en cliquant sur le symbole de NAVIGATION puis MES RÉGLAGES. Les autocollants imprimés avec les codes QR peuvent être mis à disposition par l'administrateur ou imprimés par les membres eux-mêmes. Pour un membre qui n'a ni son smartphone ni son autocollant, on peut préparer un jeu pré-imprimé de tous les codes QR des membres. (Voir section suivante)

Un scan réussi est confirmé par un signal sonore aigu , les erreurs sont signalées par un signal sonore grave. Un message visuel indique le résultat du scan. Les scans en double sont détectés.

Le scan du code QR est applicable à tous les membres du club, c'est-à-dire aux membres actifs + invités + prospects + autres contacts, mais aussi à tout rotarien actif du même multi-district (CH/FL, resp. France, resp. Belux, etc...)

Le code QR est une représentation codée de l'Identifiant Rotary International. Aucune autre donnée n'est présente dans le code.

Code QR personnel

5. Compte-rendu

La meilleure façon d'enregistrer l'histoire du club est de joindre les compte-rendus des événements directement à l'événement. La communication moderne des comptes rendus se fait par le biais d'une newsletter attrayante qui comprend des liens vers ces compte-rendus, ainsi que des annonces d'événements futurs et de nouvelles. Les compte-rendus d'événements sont saisis en adaptant ou en remplaçant le bloc de texte principal annonçant l'événement et en ajoutant des photos de l'événement.

6. Clôture de l'événement

L'objectif de la clôture est de finaliser toutes les transactions liées à cet événement. Les points de présence sont attribués aux participants et les frais sont déduits des comptes financiers des membres.

Un événement clôturé peut être réouvert pour corriger des présences.. Les transactions financières ne peuvent pas être annulées pour des raisons d'audit. Des transactions inverses compensatoires sont émises dans un tel cas.


Formats imprimés des codes QR

Les codes QR peuvent être fournis sur papier dans deux formats différents.

1. Autocollants

Les autocollants sont de petites étiquettes pratiques que le membre colle sur une carte de crédit ou tout autre moyen dans son portefeuille. Les autocollants sont imprimables sur toute imprimante laser ou à jet d'encre. Un fichier PDF est disponible dans l'administration sous Utilitaire > Liste des membres > Exportation > Etiqu. QR (AVERY L7651/J8651)

Les pages A4 de 13 colonnes par 5 autocollants sont imprimées sur des pages d'autocollants Avery dont les références d'ordre sont :

  • Autocollants universels pour les deux imprimantes : Avery 3666 (sera mieux aligné dans la R1.1)
  • Anciens autocollants pour imprimantes laser : Avery L7615-15
  • Anciens autocollants pour imprimantes à jet d'encre : Avery J8651-12

Il existe différents fournisseurs en ligne :

Attention : une impression correcte est obtenue en réglant l'échelle à 100%, sinon les codes QR ne s'adapteront pas à la mise en page de l'autocollant !

2. Dossier avec les codes QR imprimés

Pour scanner le code QR d'un membre qui n'a pas son smartphone ni son autocollant, on peut scanner son code QR dans un jeu pré-imprimé de tous les codes QR des membres, en administration sous Utilitaires > Liste de membres > Exportation > Aperçu codes QR

L'impression comprend tous les membres actifs du club, mais pas les invités ni les autres contacts.

Autocollants universels Avery pour les codes QR Polaris pour les deux imprimantes

Autocollants Avery pour codes QR Polaris pour imprimantes laser

Autocollants Avery pour codes QR Polaris pour imprimantes à jet d'encre