Que fait réellement un CICO ? Et que faut-il pour que Polaris soit vraiment efficace dans le quotidien du club ? Rot. Fredy Erismann partage son expérience et son point de vue personnel.
L'abréviation CICO signifie officiellement « Club Internet Communication Officer ». Si cette désignation décrit correctement la fonction, sa signification va toutefois bien au-delà. Les tâches et les obligations sont détaillées dans l'assistance Polaris. Cependant, la question de savoir si cela suffit pour exploiter pleinement les possibilités de la plateforme dans le quotidien du club reste ouverte. Les opinions vont des informaticiens férus de technologie aux experts des réseaux sociaux, en passant souvent par ceux qui sont sceptiques à l'égard de la numérisation.
Pourtant, Polaris est bien plus qu'un simple outil de travail du CICO. La plateforme est un logiciel complet de gestion et de communication qui aide presque tous les responsables du club, à condition qu'il soit utilisé. Ce n'est donc pas seulement la personne du CICO qui est déterminante, mais aussi l'attitude de la direction du club : elle doit définir comment Polaris doit être utilisé et quelle importance il revêt dans le quotidien du club.
L'organisation crée l'effet
Le logiciel seul ne suffit pas. Pour que Polaris puisse déployer ses atouts, une organisation claire en arrière-plan est nécessaire. Au Rotary Club Allschwil-Regio Basel, un groupe de travail a été créé à cet effet, l'organigramme a été révisé et les descriptions de fonction pour différents rôles ont été définies. Elles ont été complétées par un guide pour les événements rotariens et une liste de contrôle pour les chefs de projet. Après l'interruption due au coronavirus et le passage du CMS à Polaris, cette réorganisation était urgente afin de clarifier les processus et de rendre les responsabilités visibles.
Pour faciliter l'utilisation, un bouton « Où trouver quoi ? » a été ajouté sur la page d'accueil du club. Il dirige les membres directement vers les documents et les sections pertinents dans Polaris – un petit détail qui a un grand impact au quotidien.
Ces expériences permettent de redéfinir le rôle du CICO : moins comme « Internet Communication Officer » (responsable de la communication Internet) que comme « Internal Cooperation and Organisation » (coopération interne et organisation). Complété par un M – pour « médiateur et motivateur ». Car dans ce rôle, le CICO ne fait pas seulement le lien entre la technologie et les membres, il les motive également à utiliser activement le système.
Remerciements et perspectives
Un grand merci à l'équipe Polaris et aux DICO. Grâce à leur engagement et à leurs webinaires pratiques, ils apportent un soutien précieux aux CICO et aux responsables de club.
L'avenir montre que Polaris va continuer à gagner en importance. Les interfaces avec les programmes de la communauté internationale du Rotary ouvrent de nouvelles perspectives. Le Rotary accomplit des choses extraordinaires dans le monde entier, mais le grand public en sait encore trop peu à ce sujet. Il est donc d'autant plus important d'utiliser les outils qui facilitent la communication et l'organisation.
En bref : Polaris
- Logiciel de gestion de club tout-en-un pour le Rotary et Inner Wheel.
- Fonctions : gestion des membres et des finances, paiements en ligne, boutiques, dons, organisation d'événements, newsletter, archives de documents
- Synchronisation automatique avec Rotary International (interface SEMDA)
- Stockage des données exclusivement en Suisse, conforme au RGPD
- Déjà utilisé par plus de 70 000 membres en Europe – disponible en plusieurs langues
- Nouveau : les paiements en ligne directs simplifient les cotisations, les événements et les dons.
