L'association Rotary Medien Schweiz/Liechtenstein (VRM) a changé de nom et s'appelle désormais «Rotary Communication Services (RCS)». Qu'est-ce qui se cache derrière ce changement de nom, quelles sont les tâches de cet organisme et quels sont les développements en cours chez Polaris, le cœur numérique de l'administration rotarienne ? Nous avons discuté avec Rot. Jan Trnka. Il dirige l'équipe Polaris et est responsable de l'informatique au sein du conseil d'administration de RCS.
Jan, nous nous sommes habitués au nom «VRM» au fil des ans. Pourquoi l'association Rotary Medien Schweiz/Liechtenstein a-t-elle été rebaptisée ?
Le changement de nom était une décision logique. «Rotary Medien» s'était développé au fil du temps, mais le nom ne reflétait plus complètement ce que nous faisons. Notre tâche principale n'est pas seulement le travail médiatique classique, mais aussi de plus en plus le soutien numérique et administratif de la famille rotarienne en Suisse, dans la Principauté du Liechtenstein et dans d'autres pays.
Avec «Rotary Communication Services», nous allons plus loin: nous proposons des services qui mettent en réseau les membres sur le plan administratif, de la communication et du numérique. Ce changement de nom montre sur quoi nous allons nous concentrer à l'avenir et comment nous voulons nous développer.
Quelles sont concrètement les tâches de Rotary Communication Services?
Notre travail se concentre sur deux domaines principaux.
Tout d'abord, je pense bien sûr à Polaris, peut-être que je suis partial... (rires) Polaris est le cœur numérique de la communauté rotarienne en Suisse et dans la Principauté du Liechtenstein. Il facilite la gestion des membres, l'organisation d'événements et la communication interne. Plus de 70 000 Rotariens dans dix pays utilisent désormais Polaris - il est donc devenu depuis longtemps un succès à l'exportation et un projet international.
Outre Polaris, SEMDA est un autre produit numérique. Il sert à synchroniser automatiquement les données des membres avec le Rotary International et permet une gestion efficace des clubs. Les secrétaires n'ont ainsi plus à effectuer la double saisie fastidieuse des données.
Le deuxième domaine central concerne le journalisme et la communication. Nous gérons le magazine des membres «Rotary Suisse Liechtenstein», veillons à ce que les informations pertinentes parviennent aux clubs et apportons également notre aide dans le travail médiatique. Notre mission est de diffuser l'idéal rotarien en Suisse et au Liechtenstein et d'assurer le flux d'informations entre Evanston et les clubs. Le service de presse soutient également les districts et publie des contenus rotariens sur les réseaux sociaux.
Le tout est complété par le Rotary Service Center de Winterthour, qui sert de premier point de contact pour les clubs et les districts pour les questions administratives. De nombreux problèmes peuvent être résolus rapidement grâce à des conseils, ce qui facilite énormément le quotidien des Rotariens.
Polaris est le système central pour l'administration des clubs et des districts. Quelles sont les nouvelles évolutions ?
Polaris a énormément évolué ces dernières années. Nous venons de terminer un système de paiement en ligne étendu, qui a déjà été testé dans onze clubs pilotes et qui est maintenant déployé à grande échelle. Cela permet aux clubs de collecter numériquement les cotisations des membres et les frais d'inscription aux événements - un grand pas vers des processus financiers modernes. Cette extension est facultative et sera mise à disposition sur demande des clubs. Elle comprend de nombreuses autres fonctions telles que les dons, les campagnes de collecte de fonds ou une boutique en ligne. Elle est gratuite, seuls les frais de transaction habituels pour les cartes de crédit s'appliquent.
Le développement le plus important actuellement est le renouvellement complet de SEMDA-3. La nouvelle version de cette interface avec la base de données mondiale du Rotary International synchronisera bientôt les données des membres en temps réel. Cela permettra d'améliorer la qualité et l'actualité des données et de réduire le taux d'erreur. La migration vers SEMDA-3 débutera en juillet 2025. À ce moment-là, tous les Rotariens du monde entier pourront se connecter à Polaris, à condition d'être enregistrés dans la base de données mondiale du Rotary International. La coopération internationale avec les clubs à l'étranger deviendra alors très facile.
Comment Polaris se développe-t-il à l'international ?
Polaris a depuis longtemps dépassé les frontières de la Suisse. Nous sommes actifs dans dix pays, dont la France, la Belgique, l'Autriche, la Suède et l'Espagne. En France, nous sommes en train de convaincre un district de passer à Polaris. La Pologne montre également de l'intérêt. RCS ne concède pas seulement des licences Polaris, mais aussi SEMDA-3 à d'autres pays. À partir du mois d'août, 3400 clubs au total dans 15 pays seront connectés à SEMDA-3.
Notre vision est de faire de Polaris et SEMDA-3 une plateforme rotarienne européenne. Nous ne nous sommes pas encore fixé d'échéance pour cet objectif ambitieux.
Tu as évoqué tout à l'heure la synchronisation des données avec le Rotary International. Pourquoi est-ce si important pour le Rotary ?
Le nombre de membres change, les postes changent dans les clubs - sans un système de synchronisation bien pensé, il serait difficile de garder une vue d'ensemble. De nombreux changements devraient être effectués à plusieurs endroits. Aujourd'hui, Polaris et SEMDA-3 prennent en charge la synchronisation de manière entièrement automatique. Ainsi, les données sont toujours à jour et peuvent être consultées dans le monde entier.
Polaris est un outil performant, mais que se passe-t-il si les utilisateurs ont besoin d'aide pour l'utiliser ? Sont-ils au bon endroit au Rotary Service Center ?
Le Rotary Service Center, qui est basé à Winterthur depuis 2023, sert principalement de point de contact pour les questions administratives des secrétaires et trésoriers de club. Qu'il s'agisse de listes de membres, de questions organisationnelles ou de sujets administratifs généraux, les Rotariens y trouvent des solutions rapides et compétentes. Souvent, une simple indication suffit pour résoudre efficacement les problèmes. Nous cherchons constamment à améliorer nos services afin d'offrir encore plus de soutien aux clubs.
Cependant, le soutien à Polaris doit fonctionner de manière uniforme à l'échelle internationale. Et une organisation telle que le Rotary Service Center n'existe pas dans tous les pays. C'est pourquoi, et aussi en raison des ressources limitées de l'équipe Polaris, nous nous efforçons d'uniformiser les procédures et les processus.
Pour commencer, il suffit de consulter les sources d'information existantes. Le bouton d'aide présent sur chaque page d'accueil de Polaris permet d'accéder à des instructions complètes, des mises à jour et des réponses aux questions fréquemment posées. On y trouve également l'organisation du soutien Polaris. Celui-ci commence toujours par le CICO du club concerné.
Des formations et des webinaires réguliers permettent de découvrir de nouvelles fonctions et de les utiliser efficacement. De plus, les secrétaires de club expérimentés et les webmasters des clubs peuvent donner de précieux conseils pratiques. Si un soutien individuel est néanmoins nécessaire, les DICO sont à votre disposition pour vous aider.
Les 74 DICO qui s'occupent actuellement de Polaris et SEMDA peuvent entrer en contact avec l'équipe Polaris via la plateforme web RedMine et y déposer leurs demandes et requêtes. L'équipe Polaris étant internationale, la langue de communication est exclusivement l'anglais.
Pourquoi une communication professionnelle est-elle si importante pour le Rotary ?
Le Rotary vit de l'échange, et sans une stratégie d'information claire et structurée, de nombreux projets et initiatives seraient difficilement réalisables. Les services de communication du Rotary veillent à ce que les informations du Rotary International parviennent jusqu'aux clubs, que ce soit par le biais de plateformes numériques ou du magazine des membres « Rotary Suisse Liechtenstein ». En même temps, nous travaillons à améliorer encore la communication au sein de la communauté rotarienne et à renforcer les liens entre les membres de la famille rotarienne. Le département journalisme/communication de RCS regroupe et consolide la communication afin que tous les membres soient atteints et pleinement informés, indépendamment de la langue, de la région et des canaux.
Que signifie le développement des Rotary Communication Services pour l'avenir ?
Avec les Rotary Communication Services, nous créons une structure moderne et pérenne. Nous évoluons en fonction des besoins de nos membres et veillons à ce que le Rotary reste bien positionné sur le plan numérique en Suisse et au Liechtenstein. Dans les années à venir, nous allons étendre les services numériques, renforcer l'intégration avec le Rotary International et offrir de nouvelles possibilités pour une collaboration encore plus efficace entre toutes les organisations rotariennes. Notre objectif est clair : nous rendons la communication rotarienne plus intelligente, plus connectée, plus internationale et plus durable.
À propos de la personne
Rot. Jan Trnka, membre du RC Wynen- und Suhrental, dirige l'équipe Polaris. En tant que membre du conseil d'administration de Rotary Communication Services, il s'engage pour le développement de l'infrastructure numérique du Rotary en Suisse et au Liechtenstein.
