En janvier 2021, Polaris a succédé au Content Management System RCMS qui pendant 16 ans avait rendu de grands services au Rotary. Depuis lors, Polaris prête main-forte dans la gestion des pages des clubs, de la planification des événements et le calcul du taux d’assiduité des membres du Rotary. Rot. Jan Trnka qui a repris les rênes du projet Polaris des mains de son initiateur, le rot. Olivier Gardiol. Nous nous sommes entretenus avec tous deux.
Olivier, dis-nous, s’il te plaît, ce qu’est Polaris ?
OG : Comme la plupart des associations, les clubs et districts rotariens ont une vie intense, enrôlant leurs membres à des degrés divers. Tant pour se connaître les uns les autres que pour assurer une bonne communication de leurs activités, ils ont besoin d’un « CMS » ou Système de gestion de clubs.
Les clubs de Suisse et du Liechtenstein disposent de longue date d’un tel CMS, la solution actuelle se nomme Polaris. Disponible sur tout smartphone et autre appareil, elle permet à un membre rotarien de trouver de manière confidentielle les coordonnées et autres indications des membres de son club, mais également de toute la Suisse et du Liechtenstein. Toutes les activités de son club sont mises à sa disposition pour lui permettre de s’inscrire aux événements, d’y enregistrer sa participation, et d’y trouver les comptes rendus. Les galeries de photos rendent attrayante la lecture des bulletins expédiés sous la forme de newsletters à l’instar des périodiques modernes.
Chaque membre a son compte courant pour la gestion de ses cotisations et de ses contributions aux repas des rencontres. L’ensemble des documents et archives du club sont également mis à sa disposition.
Jan, pourquoi le moment était-il venu, après quinze ans de bons et loyaux services, de remplacer le RCMS ?
JT : L’idée initiale du RCMS était d’offrir une solution individuelle à chaque club. Au fil des années, le RCMS était de plus en plus utilisé ; le modèle sous-jacent est resté pratiquement le même. Procéder à des extensions et à des modifications aurait été coûteux, voire impossible. Le vieux RCMS ne répondait pas à la vision Polaris de disposer d’un outil de communication utilisable par toutes les organisations rotariennes d’un pays. C’est pourquoi la mise sur pied d’un nouveau système s’avérait incontournable aussi bien sur le plan technique que conceptuel. Polaris offre des bases innovatrices de développement pour les dix ou quinze prochaines années.
Après plus d’un an d’activité, comment marche Polaris ?
OG : Le projet Polaris d’un tout nouveau CMS nécessitait d’être réalisé rapidement, le RCMS précédent étant en net bout de course. La première version de Polaris a été déployée en janvier 2021 avec succès. Les six mois qui ont suivi ont permis de remédier à de nombreux défauts de jeunesse pour atteindre un niveau de fiabilité et de fonctionnalité remarquables. Depuis lors Polaris a été également déployé sans encombre dans les six districts français et les quatre districts du Belux. Les échos de l’ensemble des clubs sont très positifs.
JT : Les fonctions de synchronisation du calendrier sont très appréciées. Plus de 95% des clubs s’en servent. Les rubriques « newsletter » et « e-mails » sont aussi très appréciés par les clubs (63%) , et tout particulièrement par leurs secrétaires. Polaris envoie de 3 000 à 13 000 informations par jour. D’autres fonctions comme la saisie des présences par code QR ou la gestion des finances trouvent un écho moindre, mais sont cependant utilisées par la majorité des clubs et les autres envisagent de s’en servir prochainement. Le téléchargement de l’app Polaris sur son smartphone suscite un réel engouement (72% s’en servent).
Où le bât blesse-t-il encore ?
JT : Il est pour ainsi dire impossible de configurer un système complexe de telle façon pour qu’il soit d’emblée accepté par des utilisateurs aux compétences très inégales. Notre objectif est de rendre le système auto-explicatif, mais la façon dont les clubs rotariens, les districts, les fondations et fellowships travaillent est hétéroclites et souvent très complexes. Les réactions des clubs montrent que nous devons être plus clairs dans nos explications, offrir en continu la possibilité de s’instruire et que le système doit être amélioré en permanence. Nous avons reçu plus de 500 propositions d’amélioration. Le hic est qu’il faut fixer de bonnes priorités – en tenant compte de l’urgence et des coûts.
La rotation annuelle des membres dans les comités et les commissions ainsi que dans les clubs et au niveau des districts est cause d’une perte importante de savoir-faire Polaris. Ceci ne peut être compensé qu’avec le soutien des clubs. Seuls, la nomination, le mandat au sein du comité et la formation des CICOs permettront de résoudre ces problèmes et d’augmenter la satisfaction de travailler avec Polaris.
Le RCMS était un produit suisse pour le marché suisse à l’encontre de Polaris qui est exporté aujourd’hui à l’étranger dans le cadre rotarien, juste ?
OG: As early as in 2012 the first French district requested to have our CMS at their disposal. Since then, 5 other French districts decided to join, as did lately the four Belux districts. In 2022, four Swedish and the Icelandic districts have acquired a license. A total of more than 1200 clubs will be using Polaris in 2022.
Polaris est un CMS « fait par des rotariens, avec des rotariens, pour des rotariens ». Les représentants des clubs des 19 districts équipés de Polaris sont régulièrement sollicités pour faire part de leurs besoins et communiquer leurs idées, participant ainsi activement à son amélioration et à l’emploi de ses nouvelles fonctions.
JT : L’idée initiale d’avoir un outil multilingue avec Polaris et de réaliser un système compatible avec la technologie de pointe Cloud a été une bonne décision, car Polaris est ainsi évolutif. Cela facilite les contacts avec des organisations d’autres pays. Exporter son savoir-faire est une grande opportunité de générer des revenus supplémentaires. Ceci est indispensable si nous voulons rester dans la course face aux produits commercialisés sur le marché. Le succès que nous connaissons aujourd’hui, nous le devons à notre petite longueur d’avance, mais pour profiter durablement de cet avantage, il faut un développement durable.
Un après la mise en réseau de Polaris, vous avez fait un sondage auprès des clubs de Suisse et du Liechtenstein pour connaître leur degré de satisfaction ? Qu’en est-il ressorti ?
JT : Les résultats ont été en grande majorité positifs, mais le but de ce sondage était tout autre, car nous voulions savoir ce que les gens aimeraient trouver sur le site et ce qu’ils appréciaient moins. Il n’est pas ressorti un modèle clair de réponses lors de ce sondage. Certains réclamaient des fonctions qui étaient avant dans le RCMS et souhaitaient plus de formations et de communications, les autres se plaignaient de la complexité du système ou le manque de manuel d’utilisateur. Mais un sujet a clairement obtenu une mauvaise note (30% de toutes les réponses), c’est le manque de convivialité pour les administrateurs, surtout pour les nouveaux venus.
Olivier a dit une fois qu’il s’agit d’une évolution plutôt que d’une révolution. Le système sera amélioré en permanence. Quelles autres fonctionnalités sont à venir ?
JT : Le point de mire de la première version de Polaris était ciblé sur une fonctionnalité plus performante, sinon un nouveau système n’aurait pas eu sa raison d’être. Aujourd’hui que ce projet est abouti, nous devons nous concentrer sur d’autres objectifs. L’un d’eux est la convivialité et un deuxième, une simplification du transfert des données. Il y aura toujours de petites améliorations et des extensions fonctionnelles. Une nouvelle phase de développement débutera au second semestre 2022 avec Release 1.3. Mais il faudra patienter jusqu’à l’été pour connaître ces nouveautés.
Cher Olivier, cher Jan, nous vous remercions de votre engagement indéfectible et pour cet entretien que vous nous avez accordé.
