Arbeiten mit Dokumenten, Ablagen und Archiven

Montag, 19. April 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Wichtiges bei der Arbeit mit Dokumenten, Ordnern und dem Archiv.

  • Dokumente sind in hierarchisch gegliederten Ordnern abgelegt. Siehe Bild rechts.
  • Die Sichtbarkeit auf der Webseite (im Front-End) kann nur auf der Stufe der Ordner gesetzt werden.
  • Die Sichtbarkeit der Ordner in der Hierarchie kann nur nur gleich sein oder abnehmen. D.h. ein Ordner kann nicht grössere Sichtbarkeit haben als ein übergeordneter Ordner.
  • Die Sichtbarkeit  auf der Webseite (im Front-End) kann generell mit dem Flag "Inhalt wird sichtbar" gesteuert werden.
  • Archivierte Ordner erscheinen nicht auf der Webseite (im Front-End) und sind in der Administration (im Back-End) blau hinterlegt)


Struktur der Ablage

Ordner organisieren

  • Ordner können auf der gleichen Hierarchie-Stufe mit der Maus verschoben werden. Dabei zeigt ein grünes Häkchen oder rotes Kreuzchen ob diese Operation erlaubt ist oder nicht. So lässt sich die Reihenfolge der Ordner ändern.
  • Der Ordner kann in eine andere Hierarchie-Stufe verschoben werden, in dem man ihm bearbeitet und einen andern übergeordneten Ordner zuweist.
  • Der oberste Ordner kann nicht verschoben werden.
  • Ordner können nicht gelöscht werden, so lange sie nicht leer sind.
  • Die maximale Hierarchiestufe ist nicht begrenzt, aber >5 macht keinen Sinn und ist umständlich. Als Standard werden nur 4 die ersten Stufen angezeigt.
  • Archivierte Ordner sind blau hinterlegt und erscheinen nicht auf der Webseite (im Front-End).
  • Wenn ein Ordner als "archiviert" markiert wird, so werden automatisch auch alle Ordner in dieser Hierarchie als "archiviert" markiert. Umgekehrt gilt das jedoch nicht!

Dokumente organisieren

  • Ein Dokument kann eine Datei oder ein Link sein!
  • Es werden verschiedene Formate der Dateien unterstützt. Die Verwendung von PDF-Dokumenten ist empfohlen.
  • Dokumente können nicht direkt in Polaris bearbeitet werden. Sie müssen heruntergeladen werden, lokal auf dem Computer bearbeitet werden und dann wieder in Polaris hochgeladen werden.
  • Das ersetzen der Dokumente beim hochladen ist möglich.
  • Neue Dokumente werden zuoberst in der Liste angefügt.
  • Die Reihenfolge der Dokumente kann mit der Maus geändert werden. Verwenden sie dafür das entsprechende Symbol.
  • Die maximale Grösse eines Dokumentes ist auf 20MB beschränkt.

Archiv organisieren

Die Archivfunktion dient der zeitlichen Strukturierung von Dokumenten.

  • Archivierte Dokumente liegen in Ordnern, welche als "archiviert" markiert sind.
  • Die Markierung "archiviert" kann gesetzt und wieder entfernt werden.
  • Der Archivierungsprozess ist manuell. D.h. alte Dokumente werden nicht automatisch in den Archiv verschoben.
  • Wenn ein Ordner als "archiviert" markiert wird, so werden automatisch auch alle Ordner in seiner Hierarchie als "archiviert" markiert. Umgekehrt gilt das jedoch nicht!
  • Archivierte Ordner erscheinen nicht auf der Webseite (im Front-End) und sind blau hinterlegt in der Administration (im Back-End).
  • Archivierte Ordner werden bei der Suche nach Dokumenten nicht berücksichtigt, ausser man gibt die Suche im Archiv explizit an. Auf diese weise können archivierte Dokumente von den Benutzern gefunden und genutzt werden.