Funzioni, ruoli e diritti del club (e01)

martedì 1 giugno 2021

Jan Trnka - Polaris Team (mit freundlicher Unterstützung von S.Richter RC Augst-Raurica)

Funzione di club = funzione del consiglio, funzione della commissione, ufficio o carica di una persona nel club/distretto. Esempio: Presidente, segretario, responsabile del programma, membro di commissione, ecc.

Ruolo = compito amministrativo in un club / distretto. Esempio: Amministratore dei contenuti, Amministratore delle finanze, Amministratore dei soci, Amministratore (tutti i diritti), Utente, ecc.

Diritto = una funzione in Polaris che viene amministrata. Esempio: newsletter, calendario, documenti, progetti, finanze, personale del consiglio, ecc.

Principi:

La funzione e il ruolo del club non sono collegati. Con il cambio di persone nel consiglio o in una commissione, le persone che lasciano o entrano NON perdono o guadagnano automaticamente i loro ruoli. Il CICO e/o il segretario del club devono assicurarsi che l'assegnazione dei ruoli alle persone corrisponda alle rispettive funzioni del club. Solo con questo disaccoppiamento i nuovi in carica possono esercitare il loro ruolo prima del loro mandato e rendere il passaggio di consegne senza soluzione di continuità.

La relazione tra ruoli e diritti è complicata, perché le aree Polaris hanno interdipendenze. Per esempio la posta e il calendario.

Funzioni, ruoli e diritti


Funzioni del club

Le funzioni del Club consistono in quelle del Consiglio e dei Comitati. Entrambe sono mantenute nel menu "Organizzazione del Club".

Consiglio

Con il filtro si può impostare l'anno del club. Con il bottone "Crea" si inseriscono le funzioni del consiglio e si definisce il personale. Le azioni cambiano la composizione o cancellano le funzioni del consiglio. Se la composizione del consiglio non è ancora stata definita per un nuovo anno di club, viene visualizzata l'opzione di copiare il consiglio dell'anno precedente.

Le funzioni del consiglio specifiche del club devono essere definite in anticipo nel menu "Parametri del club > Funzioni del  consiglio". Il numero di posizione definisce l'ordine di elencazione sul sito web.

Solo i membri attivi del club possono avere una posizione e una funzione nel suo consiglio.



Commissioni

Si comporta in modo simile alla  consiglio. Con il filtro si può impostare l'anno del club. Con il pulsante "Crea" la commissione può essere inserita e riempita. È anche possibile creare le proprie commissioni di club e riempirle, ma si consiglia vivamente di utilizzare il più possibile i tipi di commissione ufficiali raccomandati dal Rotary International.

Con le icone di azione è possibile cambiare la composizione o l'ordine di visualizzazione. Se la composizione delle commissioni non è ancora stata definita per un nuovo anno di club, l'opzione di copiare tutte le commissioni e i loro membri dall'anno precedente è visualizzata come un pulsante.

Qualsiasi membro del club (Attivo, Ospite, Altro contatto) può essere assegnato a una commissione.



Ruoli

I ruoli sono assegnati ai membri nell'amministrazione dei membri "Account utente". I ruoli possono essere assegnati anche agli ospiti e ad altri contatti. Un ruolo si applica sempre al club in cui l'utente si trova attualmente. Se un utente è un ospite nel distretto, il suo ruolo può quindi cambiare quando entra nelle pagine del distretto.


L'assegnazione consigliata dei ruoli in un club è la seguente:

  • Ruolo "Amministratore (tutti i diritti)" => Permette la completa amministrazione di tutte le aree in Polaris. è riservato al CICO e al Segretario. Ci sono due ruoli di amministratore aggiuntivi che ereditano i diritti delle organizzazioni / club gerarchicamente inferiori. Questi sono utili per il DICO e il segretario distrettuale e per i club che hanno un club satellite.
  • Ruolo " Amministratore dei soci" => Permette l'amministrazione dei dati dei soci. È raccomandato per il vice segretario. Il numero di persone con il ruolo "Amministratore (tutti i diritti)" insieme alle persone che hanno il ruolo "Amministratore dei soci " è limitato a 4. Questo significa che un massimo di 4 persone possono amministrare i dati dei soci nel club.
  • Ruolo "Amministratore Finanze" => Permette di gestire i conti del club, dei membri e degli eventi e di fare le prenotazioni. È destinato al tesoriere.
  • Ruolo "Amministratore dei contenuti" => Permette di mantenere tutte le aree della vita e dei documenti del club. È consigliato a tutti i membri del consiglio e delle commissioni.
  • Ruolo "Inserire le presenze" => Permette il controllo delle presenze da parte di terzi. Ad esempio, il personale del ristorante può scansionare il codice QR e quindi registrare la presenza.
  • Ruolo "Utente del sito web" => è il ruolo standard, che deve essere assegnato a tutti gli altri utenti.

I club possono definire i propri ruoli. Tuttavia, il team Polaris lo sconsiglia a causa della complessità delle relazioni.


Diritti

I diritti definiscono a quali caratteristiche di Polaris si può accedere in amministrazione e come. Un accesso ha tre livelli diversi:

  1. Nessun accesso
  2. Leggere
  3. Gestire (leggere & scrivere & cancellare)

La seguente matrice mostra quali diritti ha ogni ruolo.


È possibile definire nuovi ruoli di club. Tuttavia, a causa della complessità e delle dipendenze delle aree, non è facile. Per esempio, aree come il calendario, la newsletter/bollettino hanno una dipendenza dall'e-mail.

Alcune aree, ad esempio l'amministrazione dei dati dei soci non possono essere assegnate perché altrimenti il GDPR potrebbe essere compromesso.

Il team Polaris consiglia di non definire i propri ruoli di club. Se avete ancora bisogno di definire i vostri ruoli, contattate il DICO o il team Polaris.