Ciclo di vita dell'evento (e03)

giovedì 26 agosto 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Ciclo di vita dell'evento spiegato su un esempio di un evento Rotary.

L'evento passa diverse fasi:

  1. Creazione
  2. Invito (opzionale)
  3. Registrazione (opzionale)
  4. Cattura delle presenze
  5. Rapporto
  6. Chiusura dell'evento

1. Creazione

La linea temporale inizia in Polaris con la creazione dell'evento nel calendario. Per gli eventi di club, i soci attivi, i prospect e gli ospiti sono inseriti come potenziali partecipanti nell'elenco dei partecipanti al momento della creazione. Per gli eventi distrettuali l'elenco dei partecipanti è vuoto. La lista dei partecipanti può essere estesa manualmente con i membri di qualsiasi club e con altre persone.

L'evento appena creato è inattivo nel Web e la sua visibilità è impostata di default su Tutti i membri (la propria unità). Considera la guida GDPR quando imposti la visibilità. (Il team di Polaris consiglia vivamente di considerare di rendere gli eventi non pubblici per il bene del GDPR).

Prima di rendere l'evento visibile in Web considera la registrazione, le domande e le risposte che vuoi ottenere dai partecipanti. Verifica la funzionalità del modulo di registrazione. Una volta che le persone iniziano a registrarsi, non è più possibile modificare le domande!

2. Invito (opzionale)

L'organizzatore emette un invito, cioè un annuncio di un futuro evento al pubblico invitato. L'invito è opzionale e può avvenire tramite e-mail o semplicemente pubblicando l'evento sul sito web nel cursore o nel carosello. Gli eventi con programmazione regolare di solito non hanno un invito. L'invito via e-mail può essere creato direttamente nella scheda "Partecipanti" di quell'evento. L'e-mail creata è visibile nel menu "Club-Life > E-mail" e può essere modificata prima dell'invio. Il pubblico invitato può essere definito per mezzo di gruppi di destinatari predefiniti e può essere esteso con i membri della comunità o con qualsiasi indirizzo e-mail.

Creazione di e-mail di invito

3. Registrazione (opzionale)

La registrazione è abilitata nella scheda "Parametri di registrazione" dell'evento. Dopo aver reso l'evento visibile sul web e abilitato la registrazione, le persone possono registrarsi a quell'evento. La registrazione è una conferma di una potenziale partecipazione o un rifiuto di partecipazione a un evento futuro. La registrazione è registrata nell'evento ed è visibile nella scheda "Partecipanti".

La visibilità dell'evento definisce chi può registrarsi. Se l'evento è pubblico, qualsiasi persona può registrarsi. Le persone che non sono ancora nella lista dei partecipanti vengono aggiunte automaticamente quando compilano il modulo di registrazione. Per tutti gli utenti Polaris che hanno effettuato il login, il modulo di registrazione è precompilato con i loro dati personali. Potrebbero esserci dei duplicati quando gli utenti non effettuano il login prima della registrazione o quando le persone si registrano due volte con nomi diversi. Il team di Polaris consiglia vivamente di considerare di rendere gli eventi non pubblici (per il bene del GDPR). Una e-mail di conferma con le sue scelte viene inviata alla persona. Questo rende necessario il primo login ed elimina il problema dei duplicati.

Ogni evento ha una scadenza per la registrazione e gli utenti possono modificare o ritirare la loro registrazione entro questa scadenza. Mentre il periodo di registrazione è attivo, gli organizzatori (possono essere multipli), definiti nella scheda "Generale" riceveranno un'e-mail per ogni registrazione, de-registrazione o cambiamento di registrazione, comprese tutte le opzioni di registrazione (risposte).

Per gli eventi di club, è possibile, prima della scadenza del termine d'iscrizione, inviare automaticamente dei promemoria ai membri che non si sono ancora iscritti o cancellati ("nessuna risposta").

Quando il numero massimo di partecipanti è raggiunto, gli utenti registrati sono messi in lista d'attesa. Sono finalmente registrati, se il numero attuale di partecipanti scende sotto il massimo. In tal caso riceveranno l'e-mail di conferma finale.

Dopo la scadenza, la registrazione non è più possibile dal sito web. Tuttavia gli amministratori possono ancora registrare persone a loro nome per quell'evento. Anche questi partecipanti riceveranno un'e-mail di conferma.

Modulo di registrazione

4. Cattura delle presenze

L'acquisizione delle presenze è la conferma della presenza fisica del partecipante a un evento. Lo scopo dell'acquisizione delle presenze è di tenere traccia della presenza effettiva dei partecipanti e dei loro pagamenti. Le presenze sono registrate nell'evento nella scheda "Partecipanti". L'acquisizione può essere facilmente eseguita manualmente sul modulo, o scansionando il QR-code dei partecipanti (vedi sotto).

In alternativa, l'elenco delle presenze può essere stampato tramite il pulsante "Esporta", firmato dai partecipanti e inserito manualmente da un amministratore.

Questa azione può essere eseguita solo dagli amministratori. Un ruolo speciale "Cattura presenze" permette ai non amministratori, ad esempio il rotariano incaricato dell'accoglienza o il personale del ristorante, di catturare le presenze, ma non di svolgere altre funzioni.

La registrazione delle presenze è possibile solo il giorno dell'evento o dopo.

Modulo di cattura delle presenze

Cattura delle presenze con QR-code

L'acquisizione delle presenze può essere semplificata dalla scansione del QR-code dei membri. Il responsabile apre l'evento sul suo smartphone e clicca sul pulsante "Partecipanti" nella pagina dei dettagli dell'evento. Poi richiama la fotocamera cliccando sul pulsante "Scan QR-code" e inizia il processo di scansione.

I partecipanti presentano il loro codice QR personale sullo smartphone o stampato su un adesivo. Il QR-code individuale è disponibile su smartphone o tablet cliccando sull'icona blu "omino" in alto a destra, oppure richiamando il simbolo NAVIGAZIONE poi MY-SETTINGS. Gli adesivi stampati con i QR-code possono essere messi a disposizione dall'amministratore o stampati dai membri stessi. Per un membro che manca sia il suo smartphone che il suo adesivo, si può preparare un set prestampato di tutti i QR-code dei membri. (Vedi la prossima sezione)

Una scansione riuscita è confermata da un tono di tubi, gli errori sono segnalati da un tono di quack. Un messaggio visivo mostra il risultato della scansione. Vengono rilevate le scansioni duplicate.

La scansione del QR-code è applicabile a tutti i membri del club, cioè ai membri attivi + ospiti + prospect + altri contatti, ma anche a qualsiasi rotariano attivo dello stesso multidistretto (CH/FL, resp. Francia, resp. Belux, ecc...)

Il codice QR è una rappresentazione codificata del Rotary-ID. Nessun altro dato è presente nel codice.

Codice QR personale

5. Rapporto

Il modo migliore per registrare la storia del club è quello di allegare i verbali degli eventi direttamente all'evento. La comunicazione moderna dei rapporti è tramite un bollettino attraente che include link a questi rapporti, insieme ad annunci di eventi futuri e notizie. I rapporti degli eventi vengono inseriti adattando o sostituendo il blocco di testo primario che annuncia l'evento e aggiungendo le foto dell'evento.

6. Chiusura dell'evento

Lo scopo della chiusura è di finalizzare tutte le transazioni relative a questo evento. I punti di presenza vengono assegnati ai partecipanti e le quote vengono detratte dai conti finanziari dei membri.

Un evento chiuso può essere riaperto per correggere le presenze. Le transazioni finanziarie non possono essere annullate per motivi di audit. In tal caso vengono emesse transazioni compensative inverse.


Formati stampati dei codici QR

I codici QR possono essere forniti su carta in due diversi formati.

1. Adesivi

Gli adesivi sono piccole etichette pratiche che il membro attacca su una carta di credito o su qualsiasi altro mezzo nel suo portafoglio. Gli adesivi sono stampabili su qualsiasi stampante laser o a getto d'inchiostro. Un file PDF è disponibile in amministrazione sotto Utilità > Lista dei membri > Esportazione > Adesivi QR (AVERY L7651/J8651)

Le pagine A4 di 13 colonne per 5 adesivi sono stampate su pagine di adesivi Avery i cui riferimenti d'ordine sono:

  • Adesivi universali per entrambe le stampanti: Avery 3666 (sarà meglio allineato in R1.1)
  • Vecchi adesivi per stampanti laser: Avery L7615-15
  • Vecchi adesivi per stampanti a getto d'inchiostro: Avery J8651-12

Esistono vari fornitori on-line:

Attenzione: una stampa corretta si ottiene impostando la scala al 100%, altrimenti i codici QR non si adatteranno al layout dell'adesivo!

2. Cartella con codici QR stampati

Per scannerizzare il codice QR di un membro che ha perso sia il suo smartphone che il suo adesivo, si può scannerizzare il suo codice QR in un insieme prestampato di tutti i codici QR dei membri disponibili per essere stampati, in amministrazione sotto Utilità > Elenco membri > Esportazione > Panoramica QR

La stampa include tutti i membri attivi del proprio club, ma non gli ospiti e altri contatti.

Adesivi Avery universali per codici QR Polaris per entrambe le stampanti

Adesivi Avery per codici QR Polaris per stampanti laser

Adesivi Avery per codici QR Polaris per stampanti a getto d'inchiostro