Cosa fa effettivamente un CICO? E di cosa ha bisogno Polaris per avere davvero un impatto nella vita quotidiana del club? Fredy Erismann condivide le sue esperienze e il suo punto di vista personale.
L’abbreviazione CICO sta ufficialmente per Club Internet Communication Officer. Sebbene questa definizione descriva correttamente la funzione, il suo significato va ben oltre. I compiti e le mansioni sono elencati in dettaglio nel Polaris Support. Tuttavia, resta aperta la questione se questo sia sufficiente per sfruttare appieno le potenzialità della piattaforma nella vita quotidiana del club. Le opinioni spaziano dagli informatici esperti di tecnologia agli appassionati di social media, fino a coloro che restano scettici nei confronti della digitalizzazione.
Polaris è molto più di un semplice strumento operativo del CICO. La piattaforma è un software completo per l’amministrazione e la comunicazione, utile a quasi tutti i dirigenti di club – a condizione che venga effettivamente utilizzata. Non è quindi solo la personalità del CICO a essere decisiva, ma anche l’atteggiamento della direzione del club, che deve stabilire come impiegare Polaris e quanto renderlo parte integrante della vita quotidiana del club.
L’organizzazione crea impatto
Il software da solo non basta. Affinché Polaris possa sviluppare i suoi punti di forza, è necessaria una chiara organizzazione di fondo. Nel Rotary Club Allschwil-Regio Basel è stata istituita una task force a tale scopo, è stata rivista la struttura organizzativa e sono state definite descrizioni di mansioni per i vari ruoli. Queste sono state integrate da linee guida per gli eventi rotariani e da una lista di controllo per i responsabili di progetto. Dopo l’interruzione dovuta al Covid e il passaggio da CMS a Polaris, questa riorganizzazione si è rivelata fondamentale per chiarire i processi e rendere visibili le responsabilità.
Come supporto pratico, nella homepage del club è stato aggiunto anche un pulsante: “Dove posso trovare cosa?”. Questo strumento conduce i soci direttamente ai documenti e alle aree pertinenti di Polaris – un piccolo dettaglio con un grande impatto nella vita quotidiana.
Sulla base di questa esperienza, il ruolo del CICO può essere reinterpretato: meno come “Addetto alla comunicazione su Internet” e più come “Cooperazione e organizzazione interna”. Con l’aggiunta di una M – per “Mediatore e Motivatore”. In questo ruolo, il CICO non si limita a mediare tra tecnologia e membri, ma li incoraggia anche a utilizzare attivamente il sistema.
Ringraziamenti e prospettive
Un ringraziamento va al team Polaris e ai DICO. Con il loro impegno e i webinar pratici, forniscono un supporto prezioso ai CICO e ai club manager.
Uno sguardo al futuro mostra che Polaris continuerà a crescere di importanza. Grazie alle interfacce con i programmi della comunità internazionale del Rotary, si aprono nuove prospettive. Il Rotary realizza progetti straordinari in tutto il mondo, ma il pubblico ne è ancora troppo poco informato. Per questo motivo è ancora più importante utilizzare strumenti che facilitino la comunicazione e l’organizzazione.
In sintesi: Polaris
- Software di gestione dei club all-in-one per Rotary e Inner Wheel
- Funzioni: gestione dei soci e finanziaria, pagamenti online, negozi, donazioni, organizzazione di eventi, newsletter, archivi di documenti
- Sincronizzazione automatica con il Rotary International (interfaccia SEMDA)
- Archiviazione dei dati esclusivamente in Svizzera, conforme al GDPR
- Già utilizzato da oltre 70.000 soci in Europa
- Disponibile in più lingue
- Novità: i pagamenti diretti online semplificano contributi, eventi e donazioni
