Sie liebt Computer und ist "Madame Polaris" im französischsprachigen Distrikt 1990: Marion de Lattre-Wiesel setzt sich hinter den Kulissen von Rotary für eine einfache und effiziente Clubverwaltung ein. Der Posten des District Internet Communication Officer (DICO) ist ihr wie auf den Leib geschneidert: Neben ihrer Leidenschaft für Mathematik hat sie auch Freude an der Kommunikation.
In ihrem lichtdurchfluteten Wohnzimmer im oberen Teil von Vevey lässt ein weißes Kabel an der Seite des Sofas ihren Lieblingsarbeitsplatz erahnen. Ob Laptop auf dem Schoß oder Natel in der Hand, Marion de Lattre-Wiesel arbeitet genauso gut zu Hause in Corseaux wie am Atlantik oder im Zug - na ja, sie arbeitet problemlos überall, mit flexiblen Arbeitszeiten, Wochenenden und Abenden inbegriffen. "Mein Mann findet, dass ich an den Computer gekettet bin", sagt sie und lacht. Aber es ist nichts zu machen, sie liebt Computer und ist seit jeher "süchtig" danach. Da sie mathematisch begabt ist, hätte sie fast ihren Beruf daraus gemacht, aber da ihr die Kombination von Arbeit und Familienleben am Herzen lag, entschied sie sich für ein Architekturstudium an der EPFL.
Freiwillige Helferin bei der Fête des Vignerons
Die Gelegenheit, neben einem Berufsleben als Architektin wieder mit Computern in Berührung zu kommen, ergab sich eher unerwartet. Als Marion sich als Freiwillige für die Fête des Vignerons 1999 meldete - dieses großartige Ereignis, das alle 25 Jahre im Kanton Waadt stattfindet -, beschloss das Komitee, dass sie sich - ach ja - um die Informatik kümmern würde. Sie lächelt, wenn sie sich an diese Herausforderung zurückerinnert: "Ich habe mir alles selbst beigebracht, und später konnte ich glücklicherweise auch auf die Hilfe eines meiner drei Kinder zählen. Bei Rotary, dem sie vor fast 20 Jahren beitrat, kannte sie noch das alte Rotary Content Management System (RCMS), das in seinen Funktionen eher beschränkt und den modernen Anforderungen an die Datensicherheit nicht gewachsen war. Als Olivier Gardiol, der Projektleiter des neuen Clubverwaltungssystems namens Polaris, das 2021 eingeführt werden soll, sie fragte, ob sie Testerin werden wolle, zögerte sie keine Sekunde. Auch nicht, als er ihr anbot, DICO für die französischsprachigen Clubs in ihrem Distrikt zu werden. Heute ist sie nicht nur DICO, sondern auch Club Internet Communication Officer (CICO) und Webmaster ihres Clubs Montreux-Vevey sowie Mitglied des Polaris-Teams, das die Entwicklung dieses Tools für alle Nutzerdistrikte unterstützt und koordiniert. Die Aufgabe passt wie die Faust aufs Auge: Neben ihrer Leidenschaft für Computer hat Marion auch Freude an der Kommunikation und kann gut mit Menschen umgehen. Das ist vielleicht kein Zufall: Sie wurde in Rumänien geboren, wo ihre Familie flüchtete, als sie sechs Jahre alt war. Die von ihren Eltern vermittelte Offenheit und Neugier auf andere Menschen und ihre Sprache haben ihre Kindheit geprägt. Heute spricht sie neben Französisch und Rumänisch auch - "mehr oder weniger korrekt", wie sie sagt - Deutsch, Italienisch, Spanisch und Englisch, die Arbeitssprache des Polaris-Teams.
Die Funktionen von Polaris
Ihre kommunikative Seite wird durch die Fähigkeit ergänzt, auf den ersten Blick technische Dinge zu erklären, denn sie spricht "eine Sprache, die jeder versteht". So ist es nur natürlich, dass sie ihrer E-Mail zur Organisation des Interviews mit dem Rotary Magazin Fotos und Karten beifügt, um den Treffpunkt zu visualisieren und die Anreise so einfach wie möglich zu machen. Offensichtlich hat Marion die nötigen Voraussetzungen, um DICO der kollaborativen Plattform Polaris zu werden. Polaris ist mehr als nur ein Tool zur Mitgliederverwaltung von Clubs, Distrikten und allen anderen Arten von Organisationen von Rotary, Rotaract und Inner Wheel. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Leben der rotarischen Gemeinschaft abdecken: Veranstaltungen, Projekte, Newsletter, Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Rotary-Mitgliedern. Die DICO hebt eine weitere Stärke von Polaris hervor, nämlich seine große Flexibilität, die eine Interaktion zwischen nationalen Websites, Distrikten, Metropolitan Clubs, regulären Clubs, Satellitenclubs, Spezialclubs, Serviceeinheiten und Fellowships ermöglicht. Die Interaktion wird dadurch erleichtert, dass jede Änderung, die ein Club an einer seiner Veröffentlichungen vornimmt, auch auf den anderen Polaris-Websites, auf denen der Club sie bewirbt, aktualisiert wird. Schließlich wurde in diesem Tool, das in der Schweiz entwickelt, verwaltet und gehostet wird, die Sicherheit erhöht und mit den neuen schweizerischen und europäischen Datenschutzbestimmungen (RGDP) in Einklang gebracht.
Erfolg auf europäischer Ebene
Das Polaris-Team besteht aus Personen mit den unterschiedlichsten beruflichen Hintergründen, vom Anwalt über den Zahnarzt bis hin zum Architekten. Die Mitglieder treffen sich wöchentlich für zwei Stunden online, wobei eine Stunde für das Tagesgeschäft und die andere für Entwicklungen vorgesehen ist. Neben der Beantwortung von Nutzeranfragen gibt Marion ihr Wissen über Polaris an die französischsprachigen CICOs in ihrem Distrikt weiter; zweimal im Jahr werden Schulungen angeboten. Die energiegeladene Frau, die mehrere ehrenamtliche Tätigkeiten ausübt und nach 35 Jahren Architektur in die Mediation wechselte, hat es schwer, "nichts zu tun". Das trifft sich gut, denn die 20 bis 25 Stunden pro Woche, die sie als DICO und vor allem als Mitglied des Polaris-Teams für Polaris aufwendet, sind dreimal so viel wie die ursprünglich vorgeschlagene Beteiligung. Damit wir uns nicht falsch verstehen, dies ist nicht die Folge eines problematischen Systems, ganz im Gegenteil: Polaris ist einfach "Opfer" seines Erfolgs. Ursprünglich für die Schweiz und Liechtenstein entwickelt, wird die Plattform heute von neun Ländern, 24 Distrikten, rund 1.500 Clubs und 75.000 Mitgliedern genutzt. Österreich mit zwei Distrikten, darunter ein gemischter Distrikt Österreich-Bosnien-Herzegowina, ist neu in die Polaris-Familie aufgenommen worden und schließt sich damit unter anderem Belgien, Luxemburg, einem Teil der französischen Distrikte, Schweden und Island an. Im Jahr 2022 trat einer der drei spanischen Distrikte der Gemeinschaft bei und 2023 wurde ein siebter französischer Distrikt aufgenommen. Die Niederlande prüfen derzeit einen Beitritt, ebenso die deutschen Distrikte. Polaris, das in neun Sprachen verfügbar ist, wird vielleicht bald mehr als 100.000 Mitglieder haben. "Es ist ein Werkzeug, das auf europäischer rotarischer Ebene zählt", betont Marion. In anderen Ländern wissen die Mitglieder nicht, wer Teil der Gemeinschaft ist, während es in der Schweiz möglich ist, Rotarier im ganzen Land mit nur einem Klick zu finden. Ganz zu schweigen von der Möglichkeit der Clubs, ihre Veranstaltungen hervorzuheben, dem Kalender, der einen Überblick über das Programm der Clubs ermöglicht, der Archivierung und Weitergabe von Dokumenten, Links zu sozialen Netzwerken, der einfachen Verwaltung von Anmeldungen und Anwesenheiten oder dem persönlichen QR-Code, mit dem jeder Rotarier seine Anwesenheit einfach bestätigen lassen kann.
Relevante Anfragen
Es ist jedoch nicht daran gedacht, das Produkt zu vermarkten oder finanziell von den Jahreslizenzen zu profitieren, die von den nutzenden Distrikten gezahlt werden. Wie das frühere RCMS ist auch Polaris ein Werkzeug, das von Rotariern für Rotarier entwickelt wurde. Eigentümer ist der Verein Rotary Media Schweiz-Liechtenstein, und die jährliche Nutzungslizenz, die den Distrikten auf der Grundlage der Anzahl ihrer Clubs in Rechnung gestellt wird, dient zur Deckung der Kosten für die Verwaltung und Aktualisierung des Systems sowie für die Entwicklung neuer Funktionen. Marion erklärt, dass wahrscheinlich ein bis zwei weitere Personen zur Verstärkung des Polaris-Teams, das derzeit aus fünf Mitgliedern mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten besteht, aufgenommen werden müssen, um die sich abzeichnende baldige Ankunft einer Reihe neuer Distrikte zu bewältigen. Ist Polaris also nur Glück? Die DICO gibt unumwunden zu, dass es Kritikpunkte gibt. "Aber es gibt nicht viele. Ehrlich gesagt, es funktioniert gut, sowohl auf Distriktebene als auch in den ausländischen Distrikten, für die ich zuständig bin", sagt sie. Sie fügte hinzu, dass dies auch darauf zurückzuführen sei, dass die Anfragen von CICOs und DICOs wirklich relevant seien, da sie Polaris immer besser beherrschten. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass Polaris ein länderspezifisches "Ticketing"-System für die Bearbeitung von Anfragen oder Problemen kennt, die von den Nutzern gemeldet werden. Am Tag unseres Treffens zeigte der Zähler dieses Tools bereits die Nummer 8567 an - das bedeutet, dass das System ständig weiterentwickelt wird. Sie weiß jedoch, dass nicht alle Clubs zu 100 Prozent angeschlossen sind oder das Tool noch nicht oft nutzen - Polaris bietet auch einen Überblick über die Nutzungshäufigkeit. Daher würde sie gerne die Clubs besuchen, die noch zögern. Sie sollten gewarnt sein: Sie könnten sich in den ersten E-Mail-Kontakt verlieben, den die DICO mit ihrem niedlichen Avatar, der die Hände zu einem Herz formt, herstellen könnte.
Von Rotariern für Rotarier
Polaris ersetzte 2021 das veraltete Clubverwaltungssystem RCMS, das sowohl in Bezug auf Funktionalität als auch Sicherheit überholt war. Die Leitung des neuen Projekts wurde Olivier Gardiol anvertraut, einem Rotarier, der seit 24 Jahren beim RC Lausanne tätig ist und zu diesem Zeitpunkt Mitglied des IT-Ausschusses der Association Médias Rotary Suisse-Liechtenstein (AMR) war. Da der belgisch-schweizerische Rotary-Expertenausschuss kein geeignetes bestehendes System fand, beschlossen der AMR und die Delegiertenversammlung, ein neues, unabhängiges System zu entwickeln, wobei die ursprüngliche Philosophie beibehalten wurde: "Von Rotariern für Rotarier". Der Name bezieht sich auf den Stern, der die Position des Himmelsnordpols markiert, ist aber auch eine Anspielung auf Paul Harris, der Rotary 1947 gründete.
