Erfahrungen weitergeben: Rot. Barbara Zehnder hat einen praktischen Leitfaden für die Organisation von rotarischen Events erstellt – fundiert, kompakt und mit Blick fürs Detail.
Ein rotarischer Anlass beginnt selten erst mit dem ersten Glas Prosecco, sondern in der Regel viele Monate vorher. Wer je einen grösseren Event organisiert hat, weiss: Neben Ideen, Herzblut und einem starken Team braucht es vor allem eines – Struktur. Rot. Barbara Zehnder, erfahrene Event-Organisatorin und massgeblich beteiligt an der 100-Jahr-Feier von Rotary in der Schweiz und Liechtenstein, hat genau das nun zu Papier gebracht: eine detaillierte, praxisnahe Anleitung für alle, die rotarische Veranstaltungen planen. Vom Apéro bis zur Afterparty, vom Budget bis zur Medienauswertung kommen darin sämtliche Aspekte zur Sprache.
Barbara Zehnders Leitfaden trägt den nüchternen Titel «Einen Anlass organisieren und durchführen», ist aber ein wahres Schatzkästchen für künftige Komitees. Auf rund 20 Seiten fasst Zehnder ihre Erfahrungen zusammen, nicht nur aus der Centennial-Feier, sondern auch aus früheren Events. Und sie ergänzt sie mit Checklisten, Zeitachsen und nützlichen Tipps. Die Idee dahinter: Know-how weitergeben, Doppelspurigkeiten vermeiden und sicherstellen, dass niemand das Rad neu erfinden muss.
Das Dokument beginnt bei den Grundsatzfragen: Was ist das Ziel des Anlasses? Wer gehört ins OK? Welche Abläufe sind kritisch? Und welche Deadlines dürfen auf keinen Fall verpasst werden? Auch Themen wie Verantwortlichkeiten, Medienarbeit oder das Einholen von Bewilligungen werden systematisch durchdekliniert. Besonders hilfreich sind dabei die konkreten Empfehlungen zu Budgetposten, Sponsoring, Technik, Gästemanagement oder Moderation.
Aber auch das Zwischenmenschliche fehlt nicht: Wie geht man mit kurzfristigen Absagen um? Wie hält man ein OK-Team bei Laune? Und was, wenn es am Tag X regnet? Der Text ist mit ebensoviel Sachverstand wie Augenmass geschrieben und er zeigt, dass hinter guter Organisation nicht nur Erfahrung, sondern auch viel Empathie steckt.
Offiziell veröffentlicht wurde das Dokument nicht, wohl aber geteilt: Barbara Zehnder hat es an die Distriktsekretariate geschickt, an die Organisatoren des PolioPlus-Konzerts in Luzern und des mine-ex-FRIENDS-Events 2025, und sie stellt es auf Anfrage gern allen rotarischen Planern zur Verfügung. So lebt der rotarische Geist auch organisatorisch weiter: durch geteiltes Wissen, das den nächsten Veranstaltungsteams die Arbeit erleichtert.
Denn auch das zeigt die Praxis: Es braucht oft gar nicht viel, um aus einer guten Idee einen grossartigen Anlass zu machen – wenn man auf Erfahrung bauen kann.
