Sechzehn Jahre lang hatte das Rotary Content Management System RCMS gute Dienste geleistet; im Januar 2021 wurde es abgelöst und in den wohlverdienten Ruhestand verabschiedet. Seither hilft uns Polaris dabei, die Clubseiten in Schuss zu halten, Events zu planen und die Anwesenheit zu checken. Rot. Jan Trnka zeichnet als Projektleiter verantwortlich für Polaris. Er hat das Amt von Rot. Olivier Gardiol übernommen. Wir haben mit den beiden gesprochen.
Olivier, vielleicht erklärst du uns zuerst: Was ist das eigentlich, Polaris?
OG: Wie bei den meisten Vereinen ist auch bei den Rotaryclubs und Distrikten viel los, werden die Mitglieder vielfältig einbezogen. Teils um sich kennen zu lernen, teils um eine gute Vermittlung ihrer Vorhaben sicherzustellen benötigen sie ein «CMS» ein System der Clubverwaltung.
Die Clubs der Schweiz und Liechtensteins verfügen seit langem über ein CMS, das derzeitige heisst Polaris. Verfügbar auf dem Smartphone oder jedem anderen Apparat erlaubt es einem Mitglied, die vertraulichen Daten und Angaben eines andern Clubmitglieds in der Schweiz und in Liechtenstein abzurufen. Alle Tätigkeiten seines Clubs sind einsehbar und erlauben, sich für Vorhaben anzumelden, die eigene Teilnahme festzuhalten und die Berichte zu lesen. Fotos beleben die Lektüre der zahlreichen Bulletins in Form von Newsletters nach dem Muster moderner Periodika.
Jeder kann ein Konto zur Übersicht über seine Beiträge eröffnen. Alle Dokumente und Archive des Clubs sind ebenfalls verfügbar.
Jan, warum war es nach gut anderthalb Jahrzehnten angezeigt, das RCMS zu ersetzen?
JT: Die ursprüngliche Idee des RCMS war damals, eine Lösung für einen einzigen Club zu schaffen. Über die Jahre hat sich das RCMS immer weiter verbreitet; das zugrundeliegende Modell indes hat sich praktisch nicht verändert. Erweiterungen und Änderungen waren deswegen kostspielig oder gar nicht möglich. Für die Vision von Polaris, ein kollaboratives Werkzeug zu kreieren, das alle rotarischen Organisationen eines Landes nutzen können, brachte das alte RCMS nicht die Voraussetzungen mit. Daher war der Neubau sowohl aus technischen als auch aus konzeptionellen Gründen unumgänglich. Heute bietet Polaris ein neues Fundament für die Entwicklungen der nächsten zehn bis fünfzehn Jahre.
Nach mehr als einem Jahr: Wie ist Polaris angelaufen?
OG: Das Vorhaben Polaris musste als neues CMS rasch verwirklicht werden, das alte RCMS pfiff aus dem letzten Loch. Die erste Version von Polaris wurde im Januar 2021 eingeführt, in den folgenden sechs Monaten konnten zahlreiche Mängel behoben und eine hohe Zuverlässigkeit und Benutzbarkeit erreicht werden. Auch konnte Polaris problemlos in den sechs französischen Distrikten und den vier Distrikten von Benelux eingeführt werden.
JT: Gerade die Kalenderfunktionen erfreuen sich grosser Beliebtheit. Mehr als 95 Prozent aller Clubs setzen sie bereits ein. Auch die Möglichkeiten rund um Newsletter und E-Mails werden von den Clubs geschätzt (63 Prozent); sie erleichtern die Kommunikation massiv, wofür sie vor allem Clubsekretäre mögen. So werden über Polaris Tag für Tag zwischen 3000 und 13000 Nachrichten versendet. Weniger Zuspruch finden bislang andere Funktionen wie die Präsenzerfassung mittels QR-Code oder das Management der Finanzen. Diese werden noch nicht von der Mehrheit der Clubs genutzt. Viele Clubs planen jedoch, dies bald einzuführen. Die Mitglieder selber schätzen besonders die Möglichkeit, Polaris als App auf dem Smartphone zu nutzen. 72 Prozent machen hiervon Gebrauch.
Wo hapert es ggf. noch?
JT: Es ist praktisch unmöglich, ein komplexes System so einfach zu gestalten, dass es von Benutzern mit unterschiedlichen Fähigkeiten auf Anhieb akzeptiert wird. Wir wollen das System selbsterklärend machen, aber die Art und Weise, wie rotarische Clubs, Distrikte, Foundations und Fellowships arbeiten, ist nicht einheitlich und oft auch sehr kompliziert. Die Rückmeldungen aus den Clubs zeigen, dass wir die Materie besser erklären, die Benutzer laufend weiterbilden und das System permanent verbessern müssen. Wir haben bis jetzt mehr als 500 Verbesserungsvorschläge gesammelt. Die Schwierigkeit besteht darin, die richtigen Prioritäten zu setzen – unter Berücksichtigung der Dringlichkeit, des Nutzens und der Kosten.
Der jährliche Personalwechsel im Vorstand und in den Kommissionen sowohl in den Clubs als auch auf Distriktsebene bedeutet einen massiven Verlust an Polaris-Knowhow. Er kann nur mit einer soliden Organisation kompensiert werden, welche die Clubs unterstützt. Die Ernennung, Ermächtigung und das Training der CICOs in jedem Club ist der einzige Weg, Probleme schnell zu lösen und die Zufriedenheit mit Polaris zu erhöhen.
Das RCMS war ein Schweizer Produkt für den Schweizer Markt. Polaris indes wird auch ins rotarische Ausland exportiert, richtig?
OG: Bereits 2012 hatten die ersten französischen Distrikte angefragt, ob sich Polaris nutzen dürften. Seit damals sind fünf weitere französische und vier BeLux-Distrikte hinzugekommen. Heute, im Jahr 2022, haben vier schwedische und der isländische Distrikt eine Lizenz beantragt. Damit werden in 2022 mehr als 1200 Clubs Polaris nutzen.
Polaris ist ein CMS, «gemacht von Rotariern, mit Rotariern für Rotarier». Vertreter aller Clubs der 19 Distrikte, die Polaris verwenden, treten regelmässig zusammen und tauschen ihre Bedürfnisse und Ideen aus und tragen damit zu Verbesserungen und neuen Funktionen bei.
JT: Die Grundideen, Polaris konsequent mehrsprachig zu machen und das System mit der modernsten Cloud-Technologie zu realisieren, zahlen sich aus. Sie machen Polaris sehr gut skalierbar. Das öffnet uns Türen in rotarische Organisationen anderer Länder. Der Export ist eine grosse Chance, zusätzliche Einnahmen zu erzielen. Und das ist nötig, wenn wir mit den kommerziellen Produkten, die auf dem Markt erhältlich sind, Schritt halten wollen. Der derzeitige Erfolg zeigt, dass wir einen kleinen Vorsprung haben, aber nur eine nachhaltige Entwicklung kann diesen Vorteil erhalten.
Nach exakt einem Jahr habt Ihr unter den Clubs in der Schweiz und in Liechtenstein eine Umfrage durchgeführt, gleichsam als Bestandsaufnahme. Wie fiel das Echo aus?
JT: Das Resultat der Umfrage war grösstenteils sehr positiv, aber das zu hören war nicht der Zweck der Umfrage. Der interessante Teil waren die Kommentare und die Antworten dahingehend, was die Leute vermissen oder nicht mögen. Es gibt kein eindeutiges Muster bei den Antworten. Einige fragen nach Funktionen, die bereits in RCMS enthalten waren, und möchten mehr Schulung und Kommunikation, andere beklagen die Komplexität oder das Fehlen eines Benutzerhandbuchs. Aber ein Thema hat wirklich schlechte Noten bekommen (30 Prozent aller Antworten): die Benutzerfreundlichkeit für Administratoren. Gerade für Neueinsteiger ist die Administration des Systems nicht sehr einfach.
Olivier hat einmal gesagt, Polaris sei keine Revolution, sondern eine Evolution. Das System würde permanent verbessert. Auf welche Features dürfen wir uns in Zukunft noch freuen?
JT: Das Hauptaugenmerk der ersten Version von Polaris lag auf der höheren Funktionalität, denn ohne diese wäre ein neues System sinnlos gewesen. Jetzt, wo Polaris funktional ausgereift ist, müssen wir den Fokus auf andere Ziele richten. Eines davon ist die Benutzerfreundlichkeit, das andere eine einfachere Datenübernahme aus anderen Systemen. Natürlich wird es immer noch kleine funktionale Verbesserungen und Erweiterungen geben. Ab Mitte 2022 beginnt mit Release 1.3 eine neue Phase der Entwicklung. Was das konkret heisst, wird erst im Sommer bekanntgegeben.
Lieber Olivier, lieber Jan, wir danken euch für das Gespräch und für euren unermüdlichen Einsatz.
