Barbara Zehnder hat unter anderem in Schweden, Südkorea, Österreich und in der Ukraine gelebt und kennt sich in internationaler Business Etikette ebenso aus wie im diplomatischen Umfeld. Rotary profitiert heute von ihrer Erfahrung: Als Projektleiterin für «100 Jahre Rotary Schweiz/Liechtenstein» hält sie die Fäden für ein gelungenes Geburtstagsfest zusammen.
Von Rotary war Barbara Zehnder gleich von Beginn weg begeistert. «Immer findet sich jemand, der hilft.» Sie wird diese Feststellung während unseres Gesprächs in der Lobby des Berner Hotels Bellevue Palace noch mehrmals wiederholen, und jedes Mal wird ihr mit Freude bewusst, wie tragfähig dieses Netz von Gleichgesinnten ist. Die Erfahrung hat sie bereits kurz nach ihrer Aufnahme in den RC Bern Kirchenfeld Anfang 2022 gemacht. Als Wladimir Putin im Februar jenes Jahres die Ukraine attackierte, mussten für die ukrainischen Flüchtlinge, die in Bern erwartet wurden, rasch und unbürokratisch Unterkünfte gefunden werden. Barbara Zehnder, die mit ihrem Mann, einem Schweizer Botschafter, selbst vier Jahre in Kiew gelebt hatte, wollte handeln: Über einen rotarischen Architekten wurden in Bolligen leerstehende Wohnungen, die sich für eine Zwischennutzung eigneten, gefunden und gemeinsam mit einem rotarischen Inhaber eines Putzinstituts und vielen weiteren helfenden Händen aus dem Club ausgebessert, geputzt und eingerichtet. 19 Familien fanden dank des RC Bern Kirchenfeld ein Zuhause, eine schöne Aktion. «Nach solch einem Einsatz sitzt man gerne zusammen, um das Erreichte zu feiern», sagt Barbara Zehnder im Rückblick.
Einmal in hundert Jahren
Genauso empfindet sie auch die grosse Feier, die am 24. Juni 2024 im Berner Kursaal zum 100. Geburtstag von Rotary Schweiz/Liechtenstein geplant ist. Der Kursaal bietet 800 Teilnehmenden Platz, und Barbara Zehnder ist der Meinung, dass die rotarischen Mitglieder nach hundert Jahren auch einmal sich selbst und all das, was sie gemeinsam geleistet haben, feiern dürfen. «Für einmal in einem grösseren Rahmen als im eigenen Club. Das verbindet, und so soll es sein. Rotary spielt gesellschaftlich eine wichtige Rolle.» Als sie vom Clubpräsidenten des RC Bern Kirchenfeld und aktuellen Governor des Distrikts 1990, Simon Bichsel, für die Projektleitung angefragt wurde, sagte sie gerne zu. Schliesslich ist die Mitinhaberin der Beratungsfirma International Courtesy Competence GmbH von ihrer Berufs- und Lebenserfahrung im diplomatischen Umfeld her für die Aufgabe geradezu prädestiniert. Von Workshops und Seminaren zu internationaler Geschäftsetikette über Image-Coaching, Corporate Dresscodes bis hin zur Organisation von grossen Veranstaltungen bietet Barbara Zehnder seit 20 Jahren eine breite Palette von Dienstleistungen für Private und Unternehmen an. In der Zusammenarbeit mit dem Organisationskomitee (OK) bestehend aus den Governors der drei Distrikte sowie einem Finanz- und Budgetverantwortlichen, Rolf Bühler vom RC Muttenz-Wartenberg, kommt ihr zugute, dass sie Erfahrung in Gesprächsführung und Zeitmanagement hat und mit ihrer strukturierten Arbeitsweise die Fäden mit ruhiger Hand zusammenhalten kann.
Das Budget im Auge behalten
Tatsächlich muss den Überblick behalten können, wer einen Anlass dieser Grössenordnung durchführen will. Wer wird zum Festakt eingeladen, wer spricht, wer macht die Musik, wer die weitere Unterhaltung, wie werden die Gäste platziert, wie die Hotelzimmer reserviert, Nahrungsmittelallergien erfragt, ein umfassendes Anmeldeformular gestaltet, die Informationen zu den Rotariern gebracht, die Verträge mit den Künstlern juristisch gesichert oder die Musikrechte mit der Suisa geklärt? Die Projektleiterin hat bei all diesen Abklärungen auch Neues gelernt, etwa, dass Künstlerinnen und Künstler ihre «technical riders» haben, also einen Beschrieb ihrer technischen Anforderungen für die Auftritte. Dabei geht es um Ton- und Lichttechnik, um die Belegung der Bühne, die Positionierung der Instrumente, Verstärker, Monitore bis hin zu den Steckdosen. «Ich habe in vielen rotarischen Belangen eine steile Lernkurve hingelegt», sagt Barbara Zehnder und lacht amüsiert. Dass sie dabei weder ihre Zuversicht noch ihre gute Laune verloren hat, liegt an der ausgezeichneten Zusammenarbeit im OK und an den zahlreichen Highlights, die sie bei der Organisation dieses Events erlebt hat. Wieder ist es die gegenseitige Hilfe unter Rotariern, die Barbara Zehnder beeindruckt – und die es dem OK erlaubt, das Budget in einem vernünftigen Rahmen zu halten. So tritt Christian Bischof, Schweizer Meister in Magie und Mitglied des RC Bern Kirchenfeld, ohne Gage auf. Andreas Mesmer, Grafiker und Rotarier im RC Basel-Wettstein, hat für einen symbolischen Betrag die Ankündigungskarten gestaltet, die die Governors nun fleissig verteilen. «Natürlich hätten wir gerne allen 13000 Rotarierinnen und Rotariern eine persönliche Einladung geschickt», sagt die Projektleiterin. Bloss: Ein Versand hätte das Budget mit rund 20‘000 Franken belastet und wurde darum verworfen. Ebenso verworfen wurde die kostspielige Miete eines Flügels für Pianisten, die in den rotarischen Reihen zwar durchaus vertreten sind. Statt klassischer Musik gibt es am Geburtstagsfest von Rotary nun R’n’B, Soul und Pop von Nubya. Die bekannte Schweizer Sängerin, selbst ein Mitglied von Rotary, ist in Basel aufgewachsen. Alex Schär, Governor des Distrikts 1980, konnte Nubya für den Auftritt an der Jubiläumsfeier gewinnen. Es gibt noch weitere rotarische Verbindungen im Festprogramm und es wird bestimmt noch weitere geben, ganz im Sinne von Barbara Zehnders eingangs gemachter Feststellung, dass es bei Rotary immer jemanden gibt, der hilft oder jemanden kennt, der helfen kann. Darum ist sie auch «felsenfest überzeugt, dass es gut kommt», wie sie sagt.
«Wurzeln kann man mitnehmen»
Das Motto, auf das sich das OK geeinigt hat, heisst schlicht, aber treffend «Wir tragen Verantwortung». Dass die Projektleiterin gerne mitträgt, liest sich in ihrem Lebenslauf. Als «Begleitperson» eines Diplomaten, wie es im Fachjargon des EDA heisst, hat sie in Belgien, Südkorea, Österreich, der Ukraine und in Schweden gelebt. Augenzwinkernd erzählt sie, sie habe durch dieses Leben bei sich das «Nomaden-Gen» entdeckt. Die Mutter zweier Töchter, wovon eine heute ebenfalls im diplomatischen Dienst tätig ist, wird mit Blick auf diese Zeit der wechselnden Wohnorte häufig auf die mutmasslich schwierigen Umstände des Diplomatenlebens angesprochen. Sie selbst erzählt vielmehr von einer Erfahrung, die lehrt, «dass man die Wurzeln an den Füssen hat und sie mitnehmen kann», dass ein intensives Gespräch an einem Abend nicht an Wert einbüsst, weil sich die betreffenden Personen vielleicht nie mehr wiedersehen. «Zudem lernt man, auf Menschen zuzugehen.» Barbara Zehnder wird diese Fähigkeit bis zum 24. Juni 2024 noch gut gebrauchen können. So trifft sie garantiert wieder auf Rotarierinnen und Rotarier, die helfen wollen, dass ihr gemeinsames Fest ein Erfolg wird. Doch nun sind Cappucino und Mineralwasser im Bellevue Palace ausgetrunken, die Projektleiterin muss weiter, es gibt noch viel zu tun. Einer der nächsten Knacknüsse wird das Tisch-Reservationssystem für das Galadinner sein.
