Modul Finanzen (e01)

Donnerstag, 14. Oktober 2021

Olivier Gardiol, Team Polaris

Wie kann ich mit dem Finanzmodul arbeiten?

Inhaltverzeichnis

Konzepte

A. Grundeinstellungen

B. Buchhaltung der Anlässe

C. Individuelle Konten für Clubmitglieder

C.1 HAUPT-Konto OHNE automatische Transaktionen

  • Abrechnungsperioden und gruppierte Transaktionen
  • Häufigste Transaktionen in einer Periode

C.2 HAUPT-Konto MIT automatischen Buchungen

C.3 ESSEN-PAKET System

D. Übersicht über die Konten der Mitglieder

E. Wie kann man mit dem Finanzmodul experimentieren?

F. Geplante Verbesserungen für eine zukünftige Version.

Konzepte

Folgende Funktionen sind in dem Finanzmodul vorhanden:

  1. Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für jede Veranstaltung im Kalender.
    Für jede Veranstaltung können die einzelnen Beiträge der Mitglieder, Gäste und Besucher als Einnahmen und Ausgaben an Dienstleister z.B. Restaurant verbucht werden.

  2. Ein laufendes Konto für jedes aktive Mitglied oder andere Kontakte des Clubs.
    Belastungen wie regelmässige Mitgliedsbeiträge und Gutschriften wie Einzahlungen auf das Bankkonto des Clubs. Optional können Beiträge zu Clubveranstaltungen automatisch als Belastungen erfasst werden.
    Alternativ kann ein "Essens-Paket-System" aktiviert werden, das auf einem festen Betrag pro Periode basiert, unabhängig von der Anzahl der konsumierten Mahlzeiten.

    Sichtbarkeit: Das aktive Mitglied kann sein Kontos jederzeit unter NAVIGATION > MEINE FINANZEN einsehen, das für den gewählten Zeitraum Folgendes anzeigt:
    • den Saldo zu Beginn des Zeitraums
    • die Kontobewegungen während des Zeitraums
    • den aktuellen Saldo bzw. den Saldo am Ende des Zeitraums.

Das Finanzmodul ist kein Vereinsbuchhaltungssystem im eigentlichen Sinne.


So aktivieren Sie die verschiedenen Veranstaltungs- und Mitgliederkonten

A. Grundeinstellungen

Geben Sie unter Clubparameter > Andere Parameter > Finanzen die Standardpreise ein, die bei der Erstellung einer Veranstaltung angeboten werden:

  • Währung
  • Standard-Veranstaltungspreis für aktive Mitglieder, Interessenten und Gäste des Clubs und des Multi-Distrikts
  • Standardpreis der Veranstaltung für Besucher
  • Strafe für "Nichterscheinen", d.h. Mitglieder, die sich für eine Veranstaltung angemeldet haben, aber abwesend sind, ohne sich abzumelden.

Aktivieren Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht die anderen Parameter: Sie werden später beschrieben.

B. Buchhaltung der Anlässe

B.1. Vor der Veranstaltung :

Veranstaltung bearbeiten, Registerkarte Veranstaltungsfinanzen, dann Schaltfläche Veranstaltungsfinanzen eingeben:

  1. Die verschiedenen Preise, die angewandt werden sollen, und eventuell die Strafe, für eine nicht besuchte statutarische Veranstaltung.
  2. Die Kosten pro Teilnehmer, die für die Bezahlung des Veranstalters, z. B. des Caterers, verwendet werden,
  3. die Kosten, die der Veranstalter für "No-Shows" berechnet, z. B. für bestellte, aber nicht servierte Mahlzeiten,
  4. die verschiedenen möglichen Fixkosten, z. B. für Raummiete, Beamer usw.

B.2 Während und nach der Veranstaltung

  1. Erfassen Sie die Anwesenheit aller Mitglieder und Besucher (QR-Code oder manuell),
  2. Sammeln Sie die Beiträge vor Ort ein (Bargeld, Kreditkarten, Smartphones usw.), mit Ausnahme der Beiträge von aktiven Mitgliedern, wenn deren individuellen Konten belastet werden,
  3. Prüfen Sie, ob die Abrechnung vollständig ist (siehe unten) und korrigieren Sie sie gegebenenfalls,
  4. Schliessen Sie die Veranstaltung ab, wenn alle Teilnehmer erfasst sind und alle Ein- und Ausgaben in Ordnung sind.

    Achtung: Der Abschluss der Veranstaltung wirkt sich auf die Präsenz-Zahlen der anwesenden Mitglieder aus, belastet aber gegebenenfalls auch ihr individuelles Konto für ihren Beitrag zur Veranstaltung.




Auf der Registerkarte "Finanzen der Veranstaltung" wird der gesamte Veranstaltungsrechnung angezeigt, so dass Sie alles überprüfen können, bevor Sie die Veranstaltung schliessen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine geschlossene Veranstaltung wieder öffnen, werden die Buchungen in den Konten der einzelnen Mitglieder nicht gelöscht, sondern rückgängig gemacht (Gegenbuchung)


C. Individuelle Konten für Clubmitglieder

Einführung

Um das individuelle Kontosystem zu aktivieren, schalten Sie in den Clubparametern > Andere Parameter > Finanzen den Schalter Finanzkonto für Mitglieder aktivieren ein.

Dadurch erhält jedes aktive Mitglied ein Girokonto "Soll - Haben - Saldo".

Je nach Wahl des Clubs können die Konten unterschiedlich komplex sein:

  • Ein einziges "Hauptkonto" OHNE automatische Buchungen
  • Ein einziges "Hauptkonto MIT automatischen Abbuchungen für Beiträge zu Veranstaltungen
  • Ein zweites Konto namens "Mahlzeiten" mit automatischen Abbuchungen für Beiträge zu Veranstaltungen. ESSEN-PAKET System

C.1 Individuelles Hauptkonto OHNE automatische Buchungen

Nur ein "Haupt"-Kontokorrentkonto pro Mitglied zur Eingabe der verschiedenen möglichen Buchungen.

Der Zugriff erfolgt über Mitglieder > Aktive Mitglieder > Symbol des ausgewählten Mitglieds bearbeiten > Registerkarte Finanzkonto, alternativ über Mitglieder > Aktive Mitglieder > Registerkarte Finanzen > Icon des ausgewählten Mitglieds bearbeiten.

  • Abbuchungen:
    • Clubaufnahmegebühr für ein neues aktives Mitglied
    • Regelmässiger Mitgliedsbeitrag
    • Entschädigung für Abwesenheit bei einer satzungsgemässen Veranstaltung
    • Spendenaufruf ...
  • Gutschriften:
    • Einzahlung des Mitglieds auf das Bankkonto des Clubs
    • Barzahlung durch das Mitglied an den Schatzmeister usw..

Jeder Eintrag wird vom Schatzmeister über die Schaltfläche + Transaktion hinzufügen erstellt. Für diese Funktion ist die Rolle Administrator Finanzen oder Administrator alle Rechte notwendig.

Ein Eintrag erfordert eine Eingabe / Auswahl von:

  • Das betreffende Einzelkonto, standardmässig das Hauptkonto (das Unterkonto "Mahlzeiten" wird später beschrieben)
  • Die Art des Eintrags: standardmässig Sonstige, und wahlweise die Aufnahmegebühr, der regelmässige Beitrag, die Teilnahme an einer Veranstaltung (Essenspakete werden später beschrieben)
  • Die Beschreibung der Buchung
  • Ob es sich um eine Belastung oder eine Gutschrift handelt
  • Der Betrag, der bei einer Belastung in rot erscheint
  • Das Buchungsdatum, d.h. das Datum, an dem die Transaktion tatsächlich stattgefunden hat, z.B. das Datum der Einzahlung auf das Bankkonto des Vereins.

WICHTIG: Wie in jedem Buchhaltungssystem kann ein einmal erstellter Eintrag nicht mehr gelöscht werden. Wenn eine Buchung korrigiert werden muss, wird eine "Stornierung" erstellt, d. h. eine Buchung, die die zu korrigierende Buchung kompensiert.

Beispiel für eine Belastung

Das Datum der Transaktion, das in der ersten Spalte des laufenden Kontos erscheint, ist das Datum der Erfassung in Polaris.

WICHTIG: Wie in jedem Buchhaltungssystem kann eine Buchung nach ihrer Erstellung nicht mehr gelöscht werden. Wenn es notwendig ist, eine Buchung zu korrigieren, wird eine Stornierung erstellt, d.h. eine Buchung, die die zu korrigierende Buchung aufhebt.

Abrechnungsperioden und gruppierte Transaktionen

Es können Abrechnungszeiträume von 3 Monaten, 6 Monaten oder 12 Monaten festgelegt werden. In der Mitgliederliste, Registerkarte Finanzen, kann der Schatzmeister zu Beginn der Periode die fälligen Beiträge in einem einzigen Vorgang für alle Mitglieder erstellen, der als gruppierte oder "en bloc"-Transaktion bezeichnet wird.

Nach dem gleichen Muster wie bei einer Einzeltransaktion müssen die betreffenden Mitglieder aus einer Dropdown-Liste mit mehreren Auswahlmöglichkeiten ausgewählt werden. Standardmässig sind alle Mitglieder ausgewählt.

Im Falle von unterschiedlichen Beiträgen je nach Art des aktiven Mitglieds (obligatorisch oder befreit von der Teilnahme, befreit vom Beitrag usw.) werden so viele gruppierte Transaktionen wie möglich erstellt.

Häufigste Transaktionen in einer Periode

  • Abbuchungen zu Beginn der Periode für fällige Beiträge
  • Versand von Rechnungen für Mitgliedsbeiträge, Spendenaufrufe usw. per E-Mail oder Post, über Utility > Serienbriefe
  • Einzahlungen von Mitgliedern auf Bankkonten und Überweisungen auf individuelle Konten
  • Mahnungen per E-Mail oder Post über Utility > Serienbriefe

Der Vorteil der einzelnen Konten ist, dass sie für die Mitglieder auf ihrem Smartphone oder Laptop unter NAVIGATION > MEINE FINANZEN leicht einsehbar sind.


C.2 Individuelles Hauptkonto MIT automatischen Transaktionen

Zusätzlich zu den manuellen Transaktionen ist es möglich, die Buchungen der Beiträge der bei satzungsgemässen und nicht satzungsgemässen Veranstaltungen anwesenden Mitglieder zu automatisieren. Aktivieren Sie dazu in den Clubparametern > Sonstige Parameter > Finanzen den Schalter Veranstaltungsbeiträge von den Mitgliederkonten abbuchen

In diesem Fall zahlen nur die Gäste und Besucher ihren Beitrag für die Veranstaltung vor Ort. Die Beiträge der aktiven Vereinsmitglieder werden automatisch vom Konto des jeweiligen Mitglieds abgebucht. Bei diesen automatischen Abbuchungen handelt es sich um die Veranstaltungspreise, optional aber auch um einen "No-Show"-Beitrag für ein angemeldetes, aber nicht anwesendes Mitglied.

Die automatische Buchungen und Belastungen der Konten erfolgen, wenn die Veranstaltung vom Administrator geschlossen wird.

Achtung: Die Schliessung einer Veranstaltung sollte erst dann erfolgen, wenn alle Teilnehmer eingetragen und überprüft sind. Falls eine Wiedereröffnung der Veranstaltung erforderlich ist, um Korrekturen vorzunehmen, werden automatisch "storno" Buchungen erstellt.

Beispiele für automatische Essensbuchungen

Zusätzliche Vorgänge im Zusammenhang mit der automatischen Abbuchung von Beiträgen zu Veranstaltungen

  • Zu Beginn des Zeitraums alle Konten mit einem Betrag belasten, der einen Teil der Beiträge des Zeitraums abdeckt, z. B. 50 % der satzungsgemässen Sitzungen
  • Hinzufügen des fälligen Betrages zur Rechnung des Mitgliedsbeitrags
  • Am Ende des Zeitraums fordern Sie die Mitglieder auf, den negativen Saldo zu begleichen:
    • durch eine E-Mail, die sie auf ihr individuelles Konto verweist
    • oder durch eine Rechnung über den negativen Saldo
  • Ein positiver Saldo wird natürlich auf den nächsten Zeitraum übertragen.

C.3 Essenspaketsystem

Viele Clubs verwenden ein Essenspaketsystem für einen vorher festgelegten Zeitraum (früher als "Essensmarken"-System bekannt). Das Prinzip besteht darin, von den Mitgliedern zu Beginn des Zeitraums einen Pauschalbetrag zu erheben, der einen Teil der Beiträge zu den Veranstaltungen des Zeitraums abdeckt, in der Regel Mahlzeiten bei wöchentlichen Treffen.

Clubs, die den Essensplan verwenden, können zwischen zwei Systemen wählen:

  • Essenspauschale: für den gegebenen Zeitraum, unabhängig von der Anzahl der statutarischen Veranstaltungen, an denen das Mitglied teilnimmt (kein Saldo berechnet oder erstattet)

  • Mindestverpflegungspaket: Die Mitglieder zahlen im Voraus einen festgelegten Betrag für n "Essensmarken". Nicht in Anspruch genommene Karten verfallen zugunsten des Clubs und können nicht auf den nächsten Zeitraum übertragen werden, es sei denn, es liegt eine Ausnahmegenehmigung für ein bestimmtes Mitglied vor. Zusätzliche Mahlzeiten werden dem Mitglied in Rechnung gestellt.

In beiden Fällen wird ein zweites, individuelles Konto "Mahlzeit" verwendet, von dem die fälligen Beiträge am Ende einer Veranstaltung automatisch abgebucht werden, anstatt vom Hauptkonto des Mitglieds abgebucht zu werden.

Um dieses Essenspaketsystem zu aktivieren, aktivieren Sie in den Clubparametern > Weitere Parameter > Finanzen den Schalter Essenspaket verwenden

Wenn Sie eine Veranstaltung erstellen, erscheint auf der Registerkarte Veranstaltungsfinanzen ein Schalter, der standardmässig "Essenspaketkonto belasten" aktiviert ist. Wenn Sie nicht möchten, dass eine bestimmte Veranstaltung automatisch die Konten für "Mahlzeiten" belastet, deaktivieren Sie einfach diesen Schalter.

Der Unterschied zwischen den beiden Lösungen "Festpreis" und "Mindestpreis" wird durch die Differenz der Buchungen am Ende der Periode geregelt (siehe unten)


Zweites MahlzeitKonto mit automatischer Abbuchung der Beiträge

Für beide Arten von Verpflegungspaketen wird ein zweites, individuelles Mahlzeitkonto verwendet, von dem die fälligen Beiträge am Ende einer Veranstaltung automatisch abgebucht werden, anstatt vom Hauptkonto des Mitglieds abgebucht zu werden.

Buchhalterisch gesehen ist dies:

  • Am Anfang der Periode:
    • alle Hauptkonten für das Essenspaket zu belasten
    • Gutschrift auf alle Mahlzeitkonten für das gleiche Essenspaket
    • den Mitgliedern das Essenspaket in Rechnung zu stellen, einfach gleichzeitig mit den Mitgliedsbeiträgen für den Zeitraum

  • Am Ende  der Periode:
    • wenn die Pauschale in Kraft ist:
      • die positiven und negativen Salden der Mahlzeitkonten durch entsprechende Buchungen auf Null reduzieren
      • die Summe der positiven und negativen Salden auf den Clubkonten gutschreiben
    • wenn die Mindestgebühr in Kraft ist:
      • den positiven Saldo der  Mahlzeitkonten durch entsprechende Buchungen auf Null zu reduzieren,
      • und Gutschrift auf den Clubkonten den negativen Saldo jedes Essenskontos durch die entsprechenden Buchungen auf Null zu reduzieren
      • und das Hauptkonto des Mitglieds mit demselben Betrag zu belasten die Mitglieder auffordern, den negativen Saldo auszugleichen:
        1. durch eine E-Mail, die sie auf ihr individuelles Konto verweist
        2. oder durch eine Rechnung über den negativen Saldo

D. Übersicht über die Konten der Mitglieder

Die Seite Mitglieder > Aktive Mitglieder > Finanzen ermöglicht es dem Schatzmeister, die Salden aller Mitglieder zum aktuellen Datum anzuzeigen.

Es sind Anzeigefilter verfügbar, um zu unterscheiden zwischen:

  • ältere Mitglieder
  • Mitglieder, die zur Teilnahme verpflichtet oder davon befreit sind
  • Mitglieder mit einem negativen oder positiven Hauptkonto
  • Mitglieder mit negativem oder positivem Mahlzeitkonto


E. Wie kann man mit dem Finanzmodul üben?

Bevor Sie die verschiedenen Funktionalitäten des Finanzmoduls für den Club aktivieren, sollten Sie sie ausprobieren.

Hinweis: Das folgende Experiment erstellt Einträge für die anwesenden Mitglieder und ist daher für die betroffenen Mitglieder in MEINE FINANZEN sichtbar. An dem Tag, an dem der Club beschliesst, das Finanzmodul für die Mitglieder zu aktivieren, müssen für die nicht aktivierten Konten Nullbuchungen erstellt werden.

Die vorgeschlagenen Testschritte sind:

  1. Wählen Sie in den Clubparametern die Grundfunktionalität Finanzkonto der Mitglieder aktivieren
  2. Erstellen Sie einen fiktiven Anderen Kontakt, z.B. "Test Finanzen", und geben Sie ihm ein Benutzerkonto
  3. Erstellen Sie Einträge für die verschiedenen Belastungen und Gutschriften für ein Quartal
  4. Überprüfen Sie die Abrechnung des Hauptkontos im Backend
  5. Überprüfen Sie die Abrechnung des Hauptkontos im Frontend, indem Sie sich als Mitglied "anmelden".
  6. Das "Anmelden als" abbrechen.
  7. Wählen Sie in den Vereinseinstellungen die Funktionalität Veranstaltungsgebühren von den Konten der Mitglieder abbuchen
  8. Erstellen Sie für "Test Finanzen" Präsenzen in einigen Veranstaltungen der Vergangenheit (Sie können keine Präsenz in der Zukunft setzen)
    Achtung: sofern es noch keine gültigen Einträge für andere Mitglieder gibt, ist der einfachste Weg, geschlossene Veranstaltungen wieder zu öffnen
  9. Überprüfen Sie das Hauptkonto im Backend
  10. Prüfen Sie das Saldo des Hauptkontos im Frontend, indem Sie sich als Mitglied "einloggen".
  11. Abbrechen der "Anmeldung als"
  12. Wählen Sie in den Club-Einstellungen die Funktion "Essenspaket verwenden
  13. Erstellen Sie eine "Essenspaket"-Belastung im Hauptkonto und ein Guthaben im Essensplan-Konto für "Test-Finanzen"
  14. Legen Sie für "Testfinanzen" Teilnahmen an vergangenen Veranstaltungen an (Sie können keine Teilnahmen in der Zukunft anlegen)
  15. Überprüfen Sie das Hauptkonto im Backend
  16. Überprüfen Sie das Hauptkonto im Frontend, indem Sie sich als Mitglied anmelden.
  17. Löschen Sie die "Anmeldung als".
  18. Experimentieren Sie auch mit gruppierten Einträgen wie Mitgliedsbeiträgen, Essenspaketen, etc.
  19. Am Ende des Experiments setzen Sie die Salden aller betroffenen Konten auf Null.

VIEL SPASS BEIM EXPERIMENTIEREN!


F. Für eine künftige Version geplante Verbesserungen

  • Mitglieder mit oder ohne Finanzkonten auswählen können
  • Finanzkonten im Frontend ausblenden
  • Gruppierte Einträge:
    • Erlauben, sie auf eine bestimmte Gruppe zu machen:
      • älter als...
      • verpflichtet oder befreit von der Anwesenheit
      • von der Beitragspflicht befreit
  • Erlauben Sie Strafen für
    • Nichterscheinen
    • nicht angemeldete Veranstaltung
    • Nichtteilnahme an einer Pflichtveranstaltung
  • Automatisieren Sie die beiden Buchungen eines Essenspakets
    • Abbuchung vom Hauptkonto
    • Gutschrift Mahlzeitenkonto
  • Automatisieren der Nullstellung der Essenskonten am Ende der Periode