Club-Funktionen, Rollen, und Rechte (e01)

Dienstag, 1. Juni 2021

Jan Trnka - Polaris Team (mit freundlicher Unterstützung von S.Richter RC Augst-Raurica)

Club-Funktion = Vorstandsfunktion, Kommissionsfunktion, Amt,
oder Charge einer Person im Club / Distrikt.

Beispiel: Präsident, Sekretär, Programmchef, Kommissionsmitglied, usw.

Rolle = Administrative Aufgabe in einem Club / Distrikt
Beispiel: Administrator der Inhalte, Administrator der Finanzen, Administrator der Mitglieder,  Administrator (alle rechte), Benutzer, usw.

Recht = ein Bereich in Polaris der verwaltet wird
Beispiel: Briefe, Kalender, Dokumente, Projekte, Finanzen, Besetzung des Vorstandes, usw.

Grundsätzliches:

Die Club-Funktion und die Rolle sind nicht miteinander gekoppelt. Mit dem Wechsel der Personen im Vorstand oder in einer Kommissionen verlieren oder gewinnen die abtretenden resp. eintretenden Personen NICHT automatisch ihre Rollen. Der CICO und / oder der Sekretär des Clubs müssen dafür sorgen, dass die Zuordnung der Rollen zu den Personen ihren jeweiligen Club-Funktionen entspricht. Nur mit solcher Entkopplung können neue Amtsinhaber ihre Rolle noch vor ihrer Amtsperiode ausüben und die Amtsübergabe nahtlos gestalten.

Die Beziehung zwischen den Rollen und den Rechten ist kompliziert, weil die Bereiche von Polaris untereinander Abhängigkeiten haben. Z.B. Mail und Kalender.

Funktionen, Rollen, Rechte


Club-Funktionen

Die Mitglieder haben Club-Funktionen im Vorstand und in den Kommissionen. Beide werden im Menu "Club-Organisation" gepflegt.

Vorstand

Mit dem Filter kann das Clubjahr eingestellt werden. Mit dem Button "Erstellen" wird die Vorstandfunktionen erfasst und die Besetzung definiert. Mit den Aktionen wir die Besetzung geändert respektive die Vorstandfunktionen gelöscht. Ist für ein neues Clubjahr die Zusammensetzung des Vorstandes noch gar nicht definiert, erscheint die Möglichkeit den Vorstand vom letzten Jahr zu kopieren.


Club-eigene Vorstandfunktionen müssen vorher im Menü "Club Parameter > Vorstandfunktionen" definiert werden. Die Position-Nr. definiert die Reihenfolge der Auflistung auf der Webseite.

Nur aktive Mitglieder des Clubs können eine Position und Funktion in seinem Vorstand erhalten.




Kommissionen

Funktionieren ähnlich wie Vorstand. Mit dem Filter kann das Clubjahr eingestellt werden. Mit dem Button "Erstellen" kann die Kommission erfasst und besetzt werden. Hier ist ebenfalls möglich Club-eigene Kommissionen zu erstellen und diese zu besetzen, aber die primäre Verwendung der offiziellen Kommissionen von Rotary International wird empfohlen. Mit den Aktion-Icons wird die Besetzung oder die Reihenfolge der Anzeige geändert. Ist für ein neues Clubjahr die Zusammensetzung der Kommissionen noch gar nicht definiert, erscheint als Button die Möglichkeit alle Kommissionen und ihre Zusammensetzung aus dem letzten Jahr zu kopieren.

Jedes Mitglied des Clubs (Aktiv, Gast, Anderer Kontakt) kann einer Kommission zugewiesen werden.




Rollen

Rollen werden den Mitgliedern in der Mitgliederverwaltung zugewiesen. Die Rollen können auch den Gästen und anderen Kontakten zugewiesen werden. Eine Rolle gilt immer für den Club in welchem sich der Benutzer gerade befindet. Wenn ein Benutzer Gast im Distrikt ist, wechselt unter Umständen seine Rolle wenn er die Distrikt-Seiten betritt.


Die empfohlene Zuordnung der Rollen in einem Club sieht wie folgt aus:

  • Rolle "Administrator (alle Rechte)" => Erlaubt die vollständige Verwaltung aller Bereiche in Polaris. sie ist für den CICO und den Sekretär reserviert. Es gibt zwei zusätzliche Administrator-Rollen, welche die Rechte in die hierarchisch darunterliegenden Organisationen / Clubs vererben. Diese sind für den DICO und das Distrikt-Sekretariat und für Clubs mit einem Satelliten-Club vorgesehen.
  • Rolle "Administrator Mitgliederdaten" => Erlaubt die Verwaltung der Mitgliederdaten. Sie ist für den Stellvertreter des Sekretärs  empfohlen.
    Die Anzahl der Personen mit der Rolle "Administrator (alle Rechte)"  zusammen mit Personen, welche die Rolle "Administrator  Mitgliederdaten" haben, ist auf  4 beschränkt. D.H. die Administration der Mitgliederdaten im Club können maximal 4 Personen ausüben.
  • Rolle "Administrator Finanzen" => Erlaubt die Konti der Mitglieder und der Anlässe zu verwalten und die Buchungen vorzunehmen.  Sie ist für den Kassier vorgesehen.
  • Rolle "Administrator der Inhalte" => Erlaubt die Pflege aller Bereiche des Club-Lebens und der Dokumente. Sie ist für alle Mitglieder des Vorstandes und der Kommissionen empfohlen.
  • Rolle "Anwesenheit erfassen" => erlaubt die Anwesenheitskontrolle durch Dritte.  Z.B. Das Personal des Restaurants kann den QR-Code scannen und so die Präsenz erfassen.
  • Rolle "Website-Benutzer" => Ist die Standardrolle, welchen allen anderen Benutzern zugewiesen werden muss.
Die Clubs können ihre eigene Rollen definieren. Das Polaris-Team rät jedoch wegen der Komplexität der Zusammenhänge davon ab.


Rechte

Die Rechte definieren auf welche Bereiche in der Administration von Polaris wie zugegriffen werden kann. Der Zugriff kennt drei verschiedene Stufen:

  1. Kein Zugriff
  2. Nur Lesen
  3. Verwalten (Lesen & Schreiben & Löschen)

Die folgende Matrix zeigt, welche Rechte die jeweilige Rolle hat.


Es ist möglich neue Rollen zu definieren. Wegen der Komplexität und den Abhängigkeiten der Bereiche ist es jedoch nicht einfach. Bereiche wie Kalender, Newsletter/Bulletin haben z.B. eine Abhängigkeit von E-mail.

Einige Bereiche,  z.B. die Verwaltung der Mitgliederdaten können nicht zugeordnet werden, weil sonst das DSG unterlaufen werden könnte.

Das Polaris-Team rät von der Definition Club-eigener Rollen ab. Wenn sie trotzdem eigene Rollen definieren müssen, wenden Sie sich an den DICO oder das Polaris-Team.