Lebenszyklus der Veranstaltung (e03)

Donnerstag, 26. August 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Der Lebenszyklus wird am Beispiel einer Rotary-Veranstaltung erläutert

Eine Veranstaltung durchläuft mehrere Phasen:

  1. Erstellung
  2. Einladung (optional)
  3. Anmeldung (optional)
  4. Anwesenheitserfassung
  5. Bericht
  6. Abschluss der Veranstaltung

1. Erstellung

Der Lebenszyklus beginnt in Polaris mit der Erstellung der Veranstaltung im Kalender. Bei Clubveranstaltungen werden die aktiven Mitglieder, Interessenten und Gäste zum Zeitpunkt der Erstellung als potenzielle Teilnehmer in die Teilnehmerliste eingetragen. Bei Distriktveranstaltungen ist die Teilnehmerliste leer. Die Teilnehmerliste kann manuell mit Mitgliedern aus beliebigen Clubs und mit anderen Personen erweitert werden.

Eine neu erstellte Veranstaltung ist im Web inaktiv und ihre Sichtbarkeit ist standardmäßig auf Alle Mitglieder (eigene Einheit) eingestellt. Beachten Sie bei der Einstellung der Sichtbarkeit den GDPR-Leitfaden. (Das Polaris-Team rät dringend dazu, Ereignisse aus Gründen der GDPR nicht öffentlich zu machen).

Bevor Sie die Veranstaltung im Web sichtbar machen, überlegen Sie sich die Registrierung, die Fragen und die Antworten, die Sie von den Teilnehmern erhalten möchten. Überprüfen Sie die Funktionalität des Anmeldeformulars. Sobald sich ein Teilnehmer angemeldet hat, ist es nicht mehr möglich, die Fragen zu ändern!

2. Einladung (optional)

Der Organisator versendet eine Einladung, d.h. eine Ankündigung einer zukünftigen Veranstaltung an das eingeladene Publikum. Die Einladung ist fakultativ und kann per E-Mail oder einfach durch Veröffentlichung der Veranstaltung auf der Website im Slider oder im Karussell erfolgen. Für Veranstaltungen mit regelmässigem Zeitplan ist in der Regel keine Einladung erforderlich. Einladungen per E-Mail können direkt auf der Registerkarte "Teilnehmer" der jeweiligen Veranstaltung erstellt werden. Die erstellte E-Mail ist im Menü "Club-Life > E-Mails" sichtbar und kann dort vor dem Versenden geändert werden. Der eingeladene Personenkreis lässt sich über vordefinierte Empfängergruppen festlegen und kann mit Mitgliedern der Community oder mit beliebigen E-Mail-Adressen erweitert werden.

Erstellen einer Einladungs-E-Mail

3. Anmeldung (optional)

Die Anmeldung wird auf der Registerkarte "Parameter der Anmeldung" der Veranstaltung aktiviert. Nachdem Sie die Veranstaltung im Web sichtbar gemacht und die Anmeldung aktiviert haben, können sich Personen für diese Veranstaltung anmelden. Die Anmeldung ist eine verbindliche Absichtserklärung an einer zukünftigen Veranstaltung teilzunehmen. Die Anmeldung wird in der Veranstaltung gespeichert und ist auf der Registerkarte "Teilnehmer" sichtbar.

Die Sichtbarkeit der Veranstaltung bestimmt, wer sich anmelden kann. Wenn die Veranstaltung öffentlich ist, kann sich jede Person anmelden. Personen, die noch nicht auf der Teilnehmerliste stehen, werden automatisch hinzugefügt, wenn sie das Anmeldeformular ausfüllen. Für alle Polaris-Benutzer ist das Anmeldeformular nach dem Login bereits mit ihren persönlichen Daten ausgefüllt. Es kann zu Duplikaten kommen, wenn sich Benutzer vor der Registrierung nicht in Plaris anmelden oder wenn sich Personen zweimal mit verschiedenen Namen registrieren. Das Polaris-Team rät dringend, die Nichtöffentlichkeit von Veranstaltungen zu erwägen (im Sinne der GDPR). Die Person erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit ihren Auswahlmöglichkeiten. Dies macht es notwendig, sich zuerst einzuloggen und vermeidet das Problem der doppelten Anmeldungen.

Jede Veranstaltung hat einen Anmeldeschluss, bis zu dem die Nutzer ihre Anmeldung ändern oder zurückziehen können. Bis zur Anmeldefrist erhalten die Organisatoren (es können mehrere sein), die in der Registerkarte "Allgemein" definiert sind, eine E-Mail für jede Anmeldung, Abmeldung oder Änderung der Anmeldung, einschliesslich aller Anmeldeoptionen (Antworten).

Für Clubveranstaltungen ist es möglich, vor Ablauf der Anmeldefrist automatisch Erinnerungen an Mitglieder zu senden, die sich noch nicht an- oder abgemeldet haben ("keine Antworten").

Wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, werden die registrierten Benutzer auf eine Warteliste gesetzt. Sie werden endgültig registriert, wenn die aktuelle Teilnehmerzahl unter die Höchstzahl fällt. In diesem Fall erhalten sie die endgültige Bestätigungs-E-Mail.

Nach Ablauf der Frist ist eine Anmeldung über die Website nicht mehr möglich. Administratoren können jedoch weiterhin Personen in ihrem Namen für diese Veranstaltung anmelden. Diese Teilnehmer erhalten ebenfalls eine E-Mail zur Bestätigung.

Anmeldeformular

4. Anwesenheitserfassung

Eine Anwesenheitserfassung ist die Bestätigung des physischen Erscheinens des Teilnehmers zu einer Veranstaltung. Der Zweck der Anwesenheitserfassung ist es, die tatsächliche Anwesenheit der Teilnehmer und deren Zahlungen zu verfolgen. Die Anwesenheit wird in der Veranstaltung auf der Registerkarte "Teilnehmer" erfasst. Die Erfassung kann einfach manuell über das Formular oder durch Scannen des QR-Codes der Teilnehmer (siehe unten) erfolgen.

Alternativ kann die Anwesenheitsliste auch über die Schaltfläche "Export" ausgedruckt, von den Teilnehmern unterschrieben und von einem Administrator manuell erfasst werden.

Diese Aktion kann nur von Administratoren durchgeführt werden. Eine spezielle Rolle "Anwesenheitserfassung" ermöglicht es Nicht-Administratoren, z. B. dem für die Begrüssung zuständigen Rotarier oder dem Restaurantpersonal, die Anwesenheit zu erfassen, aber keine anderen Funktionen auszuführen.

Die Erfassung der Anwesenheit ist möglich erst am Tag der Veranstaltung oder danach. 

Formular zur Anwesenheitserfassung

Anwesenheitserfassung mit QR-Code

Die Anwesenheitserfassung kann durch das Scannen des QR-Codes der Mitglieder vereinfacht werden. Der Verantwortliche öffnet die Veranstaltung auf seinem Smartphone und klickt auf der Veranstaltungsdetailseite auf den Button "Teilnehmer". Dann ruft er die Kamera auf, indem er auf den Button "QR-Code scannen" klickt und den Scanvorgang startet.

Die Teilnehmer präsentieren ihren persönlichen QR-Code entweder auf dem Smartphone oder auf einem Aufkleber. Der individuelle QR-Code ist auf Smartphones oder Tablets verfügbar, indem man auf das blaue Symbol "kleines Männchen" in der oberen rechten Ecke klickt, oder indem man das Symbol NAVIGATION und dann MEINE EINSTELLUNGEN aufruft. Die gedruckten Aufkleber mit den QR-Codes können vom Administrator zur Verfügung gestellt oder von den Mitgliedern selbst ausgedruckt werden. Für Mitglieder, die sowohl ihr Smartphone als auch ihren Aufkleber vermissen, kann man einen vorgedruckten Satz von QR-Codes aller Mitglieder vorbereiten. (Siehe nächster Abschnitt)

Ein erfolgreicher Scan wird durch einen Pfeifton bestätigt, Fehler werden durch einen Quackton signalisiert. Eine visuelle Meldung zeigt das Ergebnis des Scans an. Doppelte Scans werden erkannt.

Das Scannen von QR-Codes ist für alle Mitglieder des Clubs möglich, d.h. für aktive Mitglieder + Gäste + Interessenten + andere Kontakte, aber auch für alle aktiven Rotarier desselben Multi-Distrikts (CH/FL, bzw. Frankreich, bzw. Belgien, etc...)

Der QR-Code ist eine verschlüsselte Darstellung der Rotary-ID. Es sind keine weiteren Daten im Code enthalten.

Persönlicher QR-Code

5. Bericht

Der beste Weg, die Geschichte des Clubs festzuhalten, ist, die Protokolle von Veranstaltungen direkt an das Ereignis anzuhängen. Die moderne Kommunikation von Berichten erfolgt über einen attraktiven Newsletter, der Links zu diesen Berichten enthält, zusammen mit Ankündigungen zukünftiger Veranstaltungen und Neuigkeiten. Veranstaltungsberichte werden eingegeben, indem der primäre Textblock, der die Veranstaltung ankündigt, angepasst oder ersetzt wird und Fotos von der Veranstaltung hinzugefügt werden.

6. Abschluss der Veranstaltung

Der Zweck des Abschlusses besteht darin, alle Transaktionen im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung abzuschliessen. Die Präsenz-Punkte werden den Teilnehmern zugewiesen und die Gebühren werden von den Finanzkonten der Mitglieder abgezogen.

Eine geschlossene Veranstaltung kann erneut geöffnet werden, um die Anwesenheit zu korrigieren. Finanzielle Transaktionen können aus Prüfungsgründen nicht rückgängig gemacht werden. In einem solchen Fall werden kompensierende Rückbuchungen vorgenommen.


Gedruckte Formate der QR-Codes

Die QR-Codes können auf Papier in zwei verschiedenen Formaten bereitgestellt werden.

1. Aufkleber

Sticker sind praktische kleine Etiketten, die das Mitglied auf eine Kreditkarte oder ein anderes Mittel in seiner Brieftasche klebt. Die Aufkleber sind auf jedem Laser- oder Tintenstrahldrucker bedruckbar. Eine PDF-Datei finden Sie in der Verwaltung unter Nützliches > Mitgliederliste > Export > QR-Aufkleb.(AVERY L7651/J8651)

A4-Seiten mit 13 Spalten und 5 Aufklebern werden auf Avery-Aufkleberseiten gedruckt, deren Bestellnummern lauten:

  • Universal für beide Drucker: Avery 3666 (wird noch besser angepasst)
  • Ältere für Laserdrucker: Avery L7615-15
  • Ältere für  Tintenstrahldruckern: Avery J8651.12

Es gibt verschiedene Online-Anbieter:

Achtung: Ein korrekter Druck wird erreicht, wenn der Massstab auf 100% eingestellt wird, da die QR-Codes sonst nicht in das Layout des Aufklebers passen!

2. Mappe mit gedruckten QR-Codes

Um den QR-Code eines Mitglieds zu scannen, das sowohl sein Smartphone als auch seinen Aufkleber vermisst, kann man seinen QR-Code in einem vorgedruckten Satz von QR-Codes aller Mitglieder scannen, die zum Ausdrucken zur Verfügung stehen, in der Verwaltung unter Nützliches > Mitgliederliste > Export > QR-Übersicht

Der Ausdruck umfasst alle aktiven Mitglieder des eigenen Clubs, nicht aber Gäste und andere Kontakte.

Universelle Avery-Aufkleber für Polaris QR-Codes für beide Drucker

Avery-Aufkleber für Polaris QR-Codes für Laserdrucker

Avery-Aufkleber für Polaris QR-Codes für Tintenstrahldrucker