Was macht ein CICO eigentlich? Und was braucht es, damit Polaris im Cluballtag wirklich Wirkung entfaltet? Rot. Fredy Erismann teilt seine Erfahrungen und seine ganz persönliche Sicht.
Die Abkürzung CICO steht offiziell für «Club Internet Communication Officer». Damit ist die Funktion zwar korrekt bezeichnet, ihre Bedeutung geht jedoch weit darüber hinaus. Aufgaben und Pflichten sind im Polaris-Support detailliert aufgeführt. Ob dies allerdings genügt, um die Möglichkeiten der Plattform im Cluballtag wirklich auszuschöpfen, bleibt eine offene Frage. Die Ansichten reichen von technikaffinen Informatikern bis zu Social-Media-Kennern – und nicht selten auch zu jenen, die der Digitalisierung skeptisch gegenüberstehen.
Dabei ist Polaris viel mehr als ein Arbeitsinstrument des CICO. Die Plattform ist eine umfassende Verwaltungs- und Kommunikationssoftware, die nahezu alle Amtsträger im Club unterstützt – vorausgesetzt, sie wird genutzt. Entscheidend ist deshalb nicht nur die Person des CICO, sondern auch die Haltung der Clubführung: Sie muss festlegen, wie Polaris eingesetzt werden soll und welchen Stellenwert es im Cluballtag erhält.
Organisation schafft Wirkung
Software allein genügt nicht. Damit Polaris seine Stärken entfalten kann, braucht es eine klare Organisation im Hintergrund. Im Rotary Club Allschwil–Regio Basel wurde dazu eine Task-Force gebildet, das Organigramm wurde überarbeitet und Funktionsbeschriebe für verschiedene Rollen wurden definiert. Ergänzt wurden diese durch einen Leitfaden für rotarische Anlässe sowie eine Checkliste für Projektleiter. Nach dem Corona-Unterbruch und der Umstellung vom CMS auf Polaris war diese Neuordnung dringend nötig, um Prozesse zu klären und Verantwortung sichtbar zu machen.
Als praktische Hilfe wurde im Club zusätzlich auf der Startseite ein Button integriert: «Wo finde ich was?» Er führt die Mitglieder direkt zu relevanten Dokumenten und Bereichen innerhalb von Polaris – ein kleines Detail, das im Alltag grosse Wirkung entfaltet.
Aus diesen Erfahrungen liesse sich die Rolle des CICO neu deuten: weniger als «Internet Communication Officer», vielmehr als «Internal Cooperation and Organisation». Ergänzt durch ein M – für «Mediator und Motivator». Denn in dieser Rolle vermittelt der CICO nicht nur zwischen Technik und Mitgliedern, sondern motiviert auch zur aktiven Nutzung des Systems.
Dank und Perspektive
Ein Wort des Dankes gilt dem Polaris-Team und den DICOs. Mit ihrem Engagement und den praxisnahen Webinaren bieten sie wertvolle Unterstützung für CICOs und Clubverantwortliche.
Der Blick in die Zukunft zeigt: Polaris wird weiter an Bedeutung gewinnen. Mit Schnittstellen zu Programmen der internationalen Rotary-Gemeinschaft eröffnen sich neue Dimensionen. Rotary leistet weltweit Erstaunliches, doch noch immer weiss die Öffentlichkeit viel zu wenig darüber. Umso wichtiger ist es, die Instrumente zu nutzen, die Kommunikation und Organisation erleichtern.
Auf einen Blick: Polaris
· All-in-One Clubmanagement-Software für Rotary & Inner Wheel.
· Funktionen: Mitglieder- und Finanzverwaltung, Online-Zahlungen, Shops, Spenden, Eventorganisation, Newsletter, Dokumentenarchive
· Automatische Synchronisation mit Rotary International (SEMDA-Schnittstelle)
· Datenhaltung ausschliesslich in der Schweiz, GDPR-konform
· Bereits von mehr als 70000 Mitgliedern in Europa genutzt – mehrsprachig verfügbar
· Neu: Direkte Online-Zahlungen vereinfachen Beiträge, Events und Spenden.
