Der Verein Rotary Medien Schweiz/Liechtenstein (VRM) firmiert neu unter «Rotary Communication Services (RCS)». Was steckt hinter dieser Umbenennung, welche Aufgaben übernimmt das Gremium eigentlich und welche Entwicklungen gibt es bei Polaris, dem digitalen Herzstück der rotarischen Verwaltung? Wir haben mit Rot. Jan Trnka gesprochen. Er leitet das Polaris-Team und verantwortet im RCS-Vorstand die IT.
Jan, wir hatten uns über die Jahre an "VRM" gewöhnt. Warum wurde der Verein Rotary Medien Schweiz/Liechtenstein jetzt umbenannt?
Die Umbenennung war eine logische Entscheidung. «Rotary Medien» war historisch gewachsen, doch der Name spiegelte nicht mehr vollständig wider, was wir tun. Unsere Kernaufgabe ist nicht nur die klassische Medienarbeit, sondern immer mehr auch die digitale und administrative Unterstützung der rotarischen Familie in der Schweiz, im Fürstentum Liechtenstein und in anderen Ländern.
Mit «Rotary Communication Services» bringen wir das präziser auf den Punkt: Wir bieten Services an, welche die Mitglieder administrativ, kommunikativ und digital vernetzen. Die Umbenennung zeigt, worauf wir in Zukunft den Fokus legen werden und wo wir uns konsequent weiterentwickeln wollen.
Welche Aufgaben übernimmt Rotary Communication Services konkret?
Unsere Arbeit konzentriert sich auf zwei zentrale Bereiche.
Zuerst fällt mir da natürlich Polaris ein, vielleicht bin ich voreingenommen… (lacht) Polaris ist das digitale Herzstück der rotarischen Gemeinschaft in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein. Es erleichtert die Mitgliederverwaltung, die Organisation von Veranstaltungen und die interne Kommunikation. Mehr als 70000 Rotarier in zehn Ländern nutzen Polaris inzwischen – es ist also längst zum Exportschlager und zu einem internationalen Projekt geworden.
Ein weiteres digitales Produkt neben Polaris ist SEMDA. Es dient der automatischen Synchronisation der Mitgliederdaten mit Rotary International und ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Clubs. Den Sekretären wird so eine mühsame Doppelerfassung erspart.
Der zweite zentrale Bereich betrifft Publizistik und Kommunikation. Wir betreuen das Mitgliedermagazin «Rotary Suisse Liechtenstein», sorgen dafür, dass relevante Informationen die Clubs erreichen, und helfen auch bei der Medienarbeit. Unsere Aufgabe ist es, den rotarischen Gedanken in der Schweiz und in Liechtenstein zu verbreiten und den Informationsfluss zwischen Evanston und den Clubs sicherzustellen. Die Publizistik unterstützt auch die Distrikte und bespielt die sozialen Medien mit rotarischen Inhalten.
Ergänzt wird das Ganze durch das Rotary Service Center in Winterthur, das als erste Anlaufstelle für Clubs und Distrikte bei administrativen Fragen dient. Viele Probleme lassen sich durch eine schnelle Beratung lösen, was den Alltag der Rotarier enorm erleichtert.
Polaris ist das zentrale System für die Club- und Distriktverwaltung. Welche neuen Entwicklungen gibt es?
Polaris hat sich in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt. Wir haben soeben ein erweitertes Online-Payment-System fertiggestellt, das bereits in elf Pilotclubs getestet wurde und jetzt flächendeckend ausgerollt wird. Damit können Clubs Mitgliedsbeiträge und Veranstaltungsgebühren digital erheben – ein grosser Schritt in Richtung moderner Finanzprozesse. Diese Erweiterung ist optional und wird auf Anfrage der Clubs bereitgestellt. Sie beinhaltet viele weitere Funktionen wie Spenden, Fundraising-Aktionen oder einen e-Shop. Sie ist kostenlos, es fallen nur die üblichen Transaktionsgebühren für Kreditkarten an.
Die aktuell wichtigste Entwicklung ist die komplette Erneuerung von SEMDA-3. Die neue Version dieser Schnittstelle zur globalen Datenbank von Rotary International wird bald die Mitgliederdaten in Echtzeit synchronisieren. Dadurch wird die Qualität und Aktualität der Daten erhöht und die Fehlerrate gesenkt. Ab Juli 2025 beginnt die Migration auf SEMDA-3. Übrigens, dann werden sich alle Rotarier weltweit in Polaris anmelden können, sofern sie in der globalen Datenbank von Rotary International erfasst sind. Dann wird eine internationale Zusammenarbeit mit Clubs im Ausland ganz einfach.
Wie entwickelt sich Polaris international?
Polaris ist längst über die Schweiz hinausgewachsen. Wir sind in zehn Ländern aktiv, darunter Frankreich, Belgien, Österreich, Schweden und Spanien. In Frankreich wird derzeit ein Distrikt überzeugt, auf Polaris umzusteigen. Auch in Polen gibt es Interesse. RCS lizenziert nicht nur Polaris, sondern auch SEMDA-3 an andere Länder. Ab August werden insgesamt 3400 Clubs in 15 Ländern an SEMDA-3 angeschlossen.
Unsere Vision ist es, Polaris und SEMDA-3 zu einer europäischen rotarischen Plattform zu machen. Den Zeithorizont für dieses ehrgeizigen Ziel lassen wir uns heute noch offen.
Du hast vorhin die Synchronisation der Daten mit Rotary International angesprochen. Warum ist das gerade für Rotary so essentiell?
Mitgliederzahlen ändern sich, Positionen in Clubs wechseln – ohne ein durchdachtes System zur Synchronisation wäre es kaum möglich, den Überblick zu behalten. Viele Änderungen müsste man an mehreren Orten durchführen. Heute übernehmen Polaris und SEMDA-3 die Synchronisation vollautomatisch. Dadurch sind die Daten jederzeit aktuell und weltweit abrufbar.
Polaris ist ein leistungsstarkes Tool – aber was, wenn die Benutzer Unterstützung bei der Anwendung brauchen? Sind sie dann beim Rotary Service Center richtig?
Das Rotary Service Center, das seit 2023 in Winterthur ansässig ist, dient in erster Linie als Anlaufstelle bei administrativen Fragen der Clubsekretäre und Kassier. Ob Unterstützung bei Mitgliederlisten, organisatorischen Anliegen oder allgemeinen administrativen Themen – hier erhalten Rotarier schnelle und kompetente Lösungen. Oft genügt bereits ein gezielter Hinweis, um Probleme effizient zu klären. Wir prüfen laufend, wie wir den Service weiter ausbauen können, um den Clubs noch mehr Unterstützung zu bieten.
Die Unterstützung für Polaris muss jedoch international einheitlich funktionieren. Und eine Organisation wie das Rotary Service Center gibt es nicht in jedem Land. Deswegen und auch wegen der knappen Ressourcen des Polaris-Teams bemühen wir uns, die Abläufe und Prozesse zu vereinheitlichen.
Die erste Hilfe bietet der Blick auf die bestehenden Informationsquellen. Der Help Button auf jeder Polaris Homepage führt zu umfassenden Anleitungen, aktuellen Updates und Antworten auf häufige Fragen. Auch die Organisation der Polaris-Unterstützung findet man hier. Diese beginnt übrigens immer bei dem CICO des jeweiligen Clubs.
Regelmässige Schulungen und Webinare helfen dabei, neue Funktionen kennenzulernen und effizient zu nutzen. Zudem können erfahrene Clubsekretäre und die Webmaster der Clubs wertvolle Tipps aus der Praxis geben. Sollte dennoch eine individuelle Unterstützung nötig sein, stehen die DICOs als kompetente Anlaufstelle bereit, um weiterzuhelfen.
Die aktuell 74 DICOs, die sich mit Polaris und SEMDA befassen, können über die Web-Plattform RedMine mit dem Polaris-Team in Kontakt treten und ihre Anliegen und Anfragen plazieren. Da das Polaris-Team international besetzt ist, ist hier die Kommunikationssprache ausschliesslich Englisch.
Warum ist eine professionelle Kommunikation für Rotary so wichtig?
Rotary lebt vom Austausch, und ohne eine klare und strukturierte Informationsstrategie wären viele Projekte und Initiativen kaum realisierbar. Rotary Communication Services sorgt dafür, dass die Informationen von Rotary International bis in die Clubs gelangen – sei es über digitale Plattformen oder das Mitgliedermagazin «Rotary Suisse Liechtenstein». Gleichzeitig arbeiten wir daran, die Kommunikation innerhalb der rotarischen Gemeinschaft weiter zu verbessern und die Mitglieder der rotarischen Familie noch besser zu vernetzen. Der RCS-Bereich Publizistik/Kommunikation bündelt und konsolidiert die Kommunikation, sodass alle Mitglieder erreicht und umfassend informiert werden, unabhängig von der Sprache, der Region und den Kanälen.
Was bedeutet die Weiterentwicklung von Rotary Communication Services für die Zukunft?
Mit Rotary Communication Services schaffen wir eine moderne, zukunftssichere Struktur. Wir wachsen mit den Anforderungen unserer Mitglieder und stellen sicher, dass Rotary in der Schweiz und Liechtenstein digital gut aufgestellt bleibt. In den nächsten Jahren werden wir die digitalen Services erweitern, die Integration mit Rotary International ausbauen und neue Möglichkeiten für eine noch effizientere Kollaboration zwischen allen rotarischen Organisationen bereitstellen. Unser Ziel ist klar: Wir machen die rotarische Kommunikation smarter, vernetzter, internationaler und nachhaltiger.
Zur Person
Rot. Jan Trnka, Mitglied im RC Wynen- und Suhrental, leitet das Polaris-Team. Als Vorstandsmitglied von Rotary Communication Services setzt er sich für die Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur von Rotary in der Schweiz und in Liechtenstein ein.
