Condividere le esperienze: la rotariana Barbara Zehnder ha redatto una guida pratica per l’organizzazione di eventi rotariani: approfondita, concisa e ricca di dettagli utili.
Un evento rotariano raramente inizia con il primo bicchiere di prosecco, ma molto tempo prima – spesso mesi prima. Chiunque abbia mai organizzato un evento di una certa portata lo sa bene: oltre alle idee, alla passione e a un team affiatato, serve soprattutto una cosa: una solida struttura.
Barbara Zehnder, esperta di eventi e figura chiave nelle celebrazioni del centenario del Rotary in Svizzera e Liechtenstein, ha deciso di mettere tutto nero su bianco: una guida dettagliata e concreta per chiunque si trovi a pianificare un evento rotariano. Dall’aperitivo al dopo festa, dal budget alla gestione mediatica: la guida copre ogni aspetto dell’organizzazione.
Il documento, dal titolo sobrio «Organizzare e realizzare un evento», è un vero e proprio tesoro per i futuri comitati. In circa venti pagine, Barbara Zehnder riassume le sue esperienze – non solo quelle legate al centenario, ma anche ad altri eventi precedenti – arricchendole con liste di controllo, scadenze e consigli pratici. L’obiettivo è chiaro: trasferire competenze, evitare doppi sforzi e permettere a tutti di partire da una base solida, senza dover reinventare la ruota.
La guida si apre con domande fondamentali: qual è l’obiettivo dell’evento? Chi fa parte del comitato organizzatore? Quali sono i processi critici e le scadenze imprescindibili? Anche aspetti come le responsabilità, i rapporti con i media o le autorizzazioni vengono trattati in modo sistematico. Particolarmente preziosi sono i consigli pratici su voci di bilancio, sponsorizzazioni, aspetti tecnici, gestione degli ospiti e moderazione.
Non mancano nemmeno le considerazioni più umane: come gestire le disdette dell’ultimo minuto? Come mantenere alta la motivazione all’interno del team? E se il giorno X piove? Il testo è scritto con competenza e buon senso, e dimostra che dietro a una buona organizzazione non c’è solo esperienza – ma anche tanta empatia.
Il documento non è stato pubblicato ufficialmente, ma è stato condiviso con spirito rotariano: Barbara Zehnder lo ha inviato alle segreterie distrettuali, agli organizzatori del concerto PolioPlus a Lucerna e dell’evento mine-ex-FRIENDS 2025. Su richiesta, è lieta di metterlo a disposizione di tutti i pianificatori rotariani.
Perché anche l’esperienza lo dimostra: spesso non ci vuole molto per trasformare una buona idea in un grande evento – se si può contare su basi solide e sull’esperienza di chi ha già percorso questa strada.
