Modulo finanziario (e01)

giovedì 14 ottobre 2021

Olivier Gardiol, Team Polaris

Come posso iniziare con il modulo finanziario?

Contenuti

Principi di base

A. Scelta dei parametri di base

B. Contabilità degli eventi

C. Conti individuali dei soci del club

C.1 Conto individuale PRINCIPALE SENZA transazioni automatiche

  • Periodi contabili e transazioni raggruppate
  • Transazioni più comuni in un periodo

C.2 Conto individuale PRINCIPALE CON transazioni automatiche

C.3 Sistema del PACCHETTO DEI PASTI

D. Panoramica dei conti dei membri

E. Come sperimentare il modulo finanziario?

F. Miglioramenti previsti per una versione futura.

Concetti

Le seguenti funzioni sono disponibili nel modulo finanziario:

  1. Un rendiconto delle entrate e delle uscite per ogni evento del calendario.
    Per ogni evento, i contributi individuali di membri, ospiti e visitatori possono essere registrati come entrate e spese per i fornitori di servizi, ad esempio il ristorante.

  2. Un conto corrente di debito/credito per ogni socio attivo o altro contatto del club.
    Addebiti come le quote associative regolari e crediti come i depositi sul conto bancario del club. Opzionalmente, i contributi agli eventi del club possono essere registrati automaticamente come debiti. In alternativa, può essere attivato un "sistema di pacchetti pasto", basato su un importo fisso per periodo, indipendentemente dal numero di pasti consumati.

    Visibilità: Il membro attivo può visualizzare il suo conto in qualsiasi momento sotto NAVIGAZIONE > I MIEI FINANZIAMENTI, che mostra quanto segue per il periodo selezionato:
    • il saldo all'inizio del periodo
    • le voci di debito/credito del conto durante il periodo
    • il saldo corrente o il saldo alla fine del periodo.

Il modulo finanziario non è un sistema di contabilità delle associazioni nel vero senso della parola.


Come attivare i vari account di eventi e membri

A. Scelta dei parametri di base

Sotto Parametri del club > Altri parametri > Finanze, inserisci i prezzi predefiniti che saranno offerti quando si crea un evento:

  • Valuta locale
  • Prezzo standard dell'evento per i soci attivi, i potenziali soci e gli ospiti del club e del multidistretto
  • Prezzo standard dell'evento per i visitatori
  • Penalità per i "no-show", cioè i membri che si sono registrati per un evento ma sono assenti senza firmare.

Non attivare gli altri parametri in questa fase: Saranno descritti più avanti.

B. Contabilità degli eventi

B.1. Da fare prima dell'evento:

Edit Event, scheda Event Finances, poi pulsante Enter event finance per inserire:

  1. I vari prezzi da applicare, ed eventualmente la penalità addebitata a un membro attivo impossibilitato a partecipare,
  2. Il costo per partecipante utilizzato per pagare il fornitore, ad esempio il catering,
  3. Il costo addebitato dal fornitore per i "no show", ad esempio i pasti ordinati ma non serviti,
  4. I vari costi fissi possibili, per esempio l'affitto della sala, il beamer, ecc.

B.2 Durante e dopo l'evento

  1. Registrare tutte le presenze dei membri e dei visitatori (QR-code o manualmente),
  2. Raccogliere i contributi sul posto (contanti, carte di credito/debito, smartphone, ecc.), tranne quelli dei membri attivi se i loro conti individuali sono addebitati,
  3. Controllare che il conto sia completo (vedi sotto) e se necessario correggerlo,
  4. Quando tutte le presenze e le spese sono in ordine, chiudere l'evento.

    Attenzione: la chiusura dell'evento influisce sui conti di presenza dei membri presenti, ma addebita anche, se necessario, il loro conto individuale per il loro contributo all'evento.




La scheda delle finanze dell'evento visualizza l'intero conto dell'evento in modo che tu possa controllare tutto prima di chiudere l'evento.

Attenzione: se riapri un evento chiuso, le prenotazioni nei conti dei singoli membri non vengono cancellate ma invertite (voce di compensazione)


C. Conti individuali per i membri del club

Introduzione

Per attivare il sistema dei conti individuali, nei parametri del club > Altri parametri > Finanze, attivare l'interruttore Enable member financial account

Questo dà ad ogni socio attivo un conto corrente "debiti - crediti - saldi".

A seconda della scelta del club, i conti correnti possono essere di varie complessità:

  • Un singolo conto "principale" SENZA entrate automatiche
  • Un unico conto "Principale" CON entrate automatiche di addebito per i contributi agli eventi
  • Un secondo conto chiamato "Pasto" con voci di addebito automatico per i contributi agli eventi

C.1 Conto principale individuale SENZA registrazioni automatiche

Un solo conto corrente "principale" per membro per inserire le varie scritture contabili possibili.

Vi si accede tramite Membri > Membri attivi > Icona Modifica del membro selezionato > scheda Conto finanziario, in alternativa tramite Membri > Membri attivi > Scheda finanziaria > Icona Modifica del membro selezionato.

  • Addebiti:
    • Tassa di ammissione al club per un nuovo socio attivo
    • Tassa d'iscrizione periodica
    • Compensazione per l'assenza ad un evento statutario
    • Chiamata di donazione ...
  • Crediti:
    • Pagamento da parte del socio sul conto bancario del club
    • Pagamento in contanti da parte del socio al tesoriere ecc.

Ogni voce viene creata dal tesoriere tramite il pulsante + Aggiungi transazione

Una registrazione richiede una scelta:

  • Il conto individuale interessato, di default il Principale (il sottoconto "Pasto" è descritto più avanti)
  • Il tipo di entrata: di default Altro, e a scelta la quota d'ingresso, il contributo periodico, una partecipazione a un evento (i pacchetti pasto sono descritti più avanti)
  • La descrizione della voce
  • Se è un debito o un credito
  • L'importo, che apparirà in rosso se è un debito
  • La data contabile, cioè la data in cui la transazione ha effettivamente avuto luogo; ad esempio la data del pagamento sul conto bancario del club.

IMPORTANTE: come in ogni sistema contabile, una volta che una voce è stata creata non può essere cancellata. Se una voce deve essere corretta, viene creato un "storno", cioè una voce che annulla la voce da correggere.

Esempio di addebito

La data della transazione che appare nella prima colonna del conto corrente è la data di registrazione da parte di Polaris.

IMPORTANTE: come in ogni sistema contabile, dopo la sua creazione una registrazione non può essere cancellata. Se è necessario correggere una registrazione, si crea un'inversione, cioè una registrazione che annulla la registrazione da correggere.

Periodi contabili e transazioni raggruppate

Si possono decidere periodi contabili di 3 mesi, 6 mesi o 12 mesi. Dalla lista dei membri, scheda finanziaria, il tesoriere può creare all'inizio del periodo le quote dovute in un'unica operazione per tutti i membri, denominata transazione raggruppata o "in blocco".

Seguendo lo stesso modello di una transazione individuale, i membri interessati devono essere selezionati da un elenco a discesa a scelta multipla. Per default tutti i membri sono preselezionati.

Nel caso di importi di abbonamento diversi a seconda del tipo di membro attivo (obbligatorio o esente da frequenza, esente da abbonamento, ecc.), vengono create il maggior numero possibile di transazioni raggruppate.

Transazioni più comuni in un periodo

  • Addebiti all'inizio del periodo per contributi dovuti
  • Invio di fatture per quote associative, richieste di donazioni, ecc. per e-mail o per posta, tramite Utility > Lettere seriali
  • Pagamenti su conti bancari da parte dei membri e trasferimento su conti individuali
  • Promemoria inviati per e-mail o per posta tramite Utility > Lettere seriali

Il vantaggio dei conti correnti individuali è che sono facilmente visibili ai membri sul loro smartphone o laptop sotto NAVIGAZIONE > I MIEI FINANZIAMENTI


C.2 Conto individuale MAIN CON transazioni automatiche

Oltre alle transazioni manuali, è possibile automatizzare le registrazioni dei contributi dei soci presenti alle riunioni statutarie e non statutarie.

Per fare questo, nei parametri del club > Altri parametri > Finanze, attivate l'interruttore Addebito delle quote degli eventi dai conti dei soci

In questo caso solo gli ospiti e i visitatori pagano il loro contributo all'evento sul posto, quelli dei soci attivi del club vengono automaticamente addebitati sul conto del singolo socio. Questi addebiti automatici sono i prezzi dell'evento, ma opzionalmente anche un contributo "no-show" per un membro registrato ma assente all'evento.

La creazione automatica delle voci avviene quando l'evento viene chiuso dall'amministratore.

Attenzione: la chiusura di un evento dovrebbe essere fatta solo quando tutte le presenze sono state inserite e verificate. Nel caso in cui una riapertura dell'evento sia necessaria per fare delle correzioni, le iscrizioni "invertite" vengono create automaticamente.

Esempi di voci di contributo automatico per i pasti

Operazioni aggiuntive relative all'addebito automatico dei contributi agli eventi

  • All'inizio del periodo addebitare tutti i conti individuali con un importo per coprire parte dei contributi del periodo, ad esempio il 50% delle riunioni statutarie
  • Aggiungere l'importo dovuto alla fattura della quota associativa
  • Alla fine del periodo chiedere ai membri di pagare il saldo negativo:
    • con un'email che li rimandi al loro conto individuale
    • o con una fattura per il saldo negativo
  • Un saldo positivo viene riportato naturalmente al periodo successivo

C.3 Sistema dei pacchetti pasto

Molti club usano un sistema di pasti a tariffa fissa per un periodo predefinito (precedentemente noto come il sistema dei "ticket pasto"). Il principio è quello di far pagare ai soci all'inizio del periodo una quota fissa per coprire parte dei contributi agli eventi del periodo, tipicamente i pasti alle riunioni settimanali.

I club che utilizzano il piano pasti possono scegliere tra due sistemi:

  • Pacchetto pasti forfettario: per il periodo dato, indipendentemente dal numero di eventi statutari a cui il socio partecipa (nessun saldo addebitato o rimborsato)
  • Pacchetto pasto minimo: i soci pagano in anticipo un importo fisso predefinito per n "ticket pasto". I ticket non utilizzati sono confiscati al club e non possono essere riportati al periodo successivo, salvo autorizzazione eccezionale per un particolare socio. I pasti aggiuntivi saranno a carico del socio.

In entrambi i casi viene utilizzato un secondo conto individuale "Pasti", sul quale i contributi dovuti vengono automaticamente addebitati alla fine di un evento, invece di essere addebitati sul conto principale del socio.

Per attivare questo sistema di pacchetti pasto, nei parametri del club > Altri parametri > Finanze, attiva l'interruttore Usa pacchetto pasto

Quando crei un evento, nella sua scheda Finanze dell'evento, appare un interruttore attivato di default Addebita pacchetto pasto conto. Se non vuoi che un evento particolare addebiti automaticamente i conti "Pasto", disattiva semplicemente questo interruttore.

La differenza tra le due soluzioni "prezzo fisso" e "prezzo minimo" è regolata dalla differenza delle registrazioni contabili alla fine del periodo (vedi sotto)


Secondo conto "Pasto" con addebito automatico dei contributi

Per entrambi i tipi di pacchetti pasto, viene utilizzato un secondo conto individuale "Pasto", sul quale i contributi dovuti vengono addebitati automaticamente alla chiusura di un evento, invece di essere addebitati sul conto principale del membro.

In termini contabili questo è:

  • All'inizio del periodo per:
    • addebitare tutti i conti "principale" per il pacchetto pasti
    • accreditare tutti i conti "pasto" con lo stesso pacchetto pasto
    • Fatturare ai membri il pacchetto pasti, semplicemente allo stesso tempo della quota associativa del periodo
  • Alla fine del periodo di:
    • se è in vigore il forfait:
      • ridurre a zero i saldi positivi e negativi dei conti "pasti", effettuando le opportune
      • registrazioni accreditare il totale dei saldi positivi e negativi dei conti del club
    • se è in vigore la quota minima:
      • ridurre a zero il saldo positivo dei conti "pasti", effettuando le opportune registrazioni, e accreditarli nei conti del club
      • ridurre a zero il saldo negativo di ogni conto "pasti", facendo le opportune registrazioni, e addebitare lo stesso importo sul conto principale del socio chiedere ai membri
      • di saldare il saldo negativo:
        1. con un'email che li rimandi al loro conto individuale
        2. o con una fattura per il saldo negativo

D. Panoramica dei conti dei membri

La pagina Membri > Membri attivi > Finanze permette al tesoriere di visualizzare i saldi di tutti i membri alla data corrente.

I filtri di visualizzazione sono disponibili per differenziare tra:

  • i membri più anziani
  • i membri che sono obbligati o esentati dalla frequenza
  • i membri con un conto principale negativo o positivo
  • I membri con un conto pasti negativo o positivo


E. Come sperimentare il modulo finanziario?

Prima di rendere attive le varie funzionalità del modulo finanze per il club, è importante sperimentarle.

Nota: il seguente esperimento creerà voci per i soci presenti, e quindi visibili ai soci interessati in MY FINANCES. Il giorno in cui il club decide di attivare il modulo finanziario per i soci, è necessario creare voci zero per i conti che non sono attivati.

I passi di prova suggeriti sono:

  1. Scegliere nei parametri del club la funzionalità di base Attivare il conto finanziario dei soci
  2. Creare un altro contatto fittizio, ad esempio "Test Finanze", e dargli un account utente
  3. Creare voci per i vari debiti e crediti per un trimestre
  4. Verificare la liquidazione del conto principale nel backend
  5. Verificare il saldo del conto principale nel frontend "loggandosi come" il membro
  6. Annullare il "log in as".

  7. Seleziona nelle impostazioni del club la funzionalità Addebita le quote degli eventi dai conti dei membri
  8. Creare per "Test Finanze" presenze in alcuni eventi del passato (non è possibile mettere presenze nel futuro)
    Attenzione: se non ci sono ancora presenze valide per altri membri, il modo più semplice è quello di riaprire gli eventi chiusi
  9. Controllare l'account principale nel backend
  10. Controlla il conteggio dell'account principale nel frontend facendo "login come" membro
  11. Annulla il "login come"

  12. Seleziona nelle impostazioni del club la funzionalità Usa un pacchetto pasto
  13. Crea un debito "Pacchetto pasti" nel conto principale e un credito nel conto del piano pasti per "Test Finances".
  14. Creare per "Test Finances" presenze in alcuni eventi passati (non è possibile mettere una presenza nel futuro)
  15. Controllare il conto principale nel backend
  16. Controlla il conto principale nel frontend facendo il "login come" membro
  17. Annulla il "login come".

  18. Sperimenta anche con voci raggruppate come quote associative, pacchetti pasto, ecc.
  19. Alla fine dell'esperimento, azzera i saldi di tutti i conti interessati.

BUONA SPERIMENTAZIONE!


F. Miglioramenti previsti per una versione futura

  • Essere in grado di selezionare i membri con o senza conti finanziari
  • Nascondere i conti finanziari nel frontend
    • Voci raggruppate:
    • Permettere di farle su un gruppo particolare:
      • più vecchio di...
      • esonerato dal contributo
      • obbligato o esonerato dalla partecipazione
  • Permettere sanzioni per
  • noshow
  • spettacolo non registrato
  • non partecipare a un evento statutario
  • Automatizzare le due voci di un pacchetto pasto Addebito sul conto principale Accredito conto pasti
  • Automatizzare l'azzeramento dei conti dei pasti alla fine del periodo