Hur arbetar jag med dokument, mappar och arkiv?

Ordna mappar

• Mappar kan flyttas på samma hierarkinivå med musen. En grön bock eller rött kryss visar om denna operation är tillåten eller inte. Detta gör att du kan ändra ordningen på mapparna.
• Mappen kan flyttas till en annan hierarkinivå genom att redigera den och tilldela en annan överordnad mapp.
• Den översta mappen kan inte flyttas. Mappar kan inte tas bort så länge de inte är tomma.
• Den maximala hierarkinivån är inte begränsad, men >5 är ingen mening och är besvärlig. Som standard visas endast de 4 första nivåerna.
• Arkiverade mappar är markerade i blått och visas inte på webbplatsen (i front-end).
• Om en mapp är markerad som "arkiverad" markeras alla mappar i denna hierarki automatiskt som "arkiverade". Det omvända är dock inte sant!
  

Organisera dokument

• Ett dokument kan vara en fil eller en länk!
• Olika filformat stöds. Användning av PDF-dokument rekommenderas.
• Dokument kan inte redigeras direkt i Polaris. De måste laddas ner, redigeras lokalt på datorn och sedan laddas upp tillbaka till Polaris.
• Det är möjligt att ersätta dokument under uppladdning.
• Nya dokument läggs till högst upp i listan.
• Ordningen på dokumenten kan ändras med musen. Använd motsvarande symbol för att dra och släppa.
• Den maximala storleken på ett dokument är begränsad till 20 MB.
• Dokumentet kan flyttas till en annan mapp eller hierarkinivå genom att redigera det och tilldela en annan överordnad mapp.

Ordna arkiv

• Arkivfunktionen används för att strukturera dokument över tid.
• Arkiverade dokument finns i mappar som är markerade som "arkiverade".
• Markeringen "arkiverad" kan ställas in och sedan tas bort igen.
• Arkiveringsprocessen är manuell. Det innebär att gamla dokument inte automatiskt flyttas till arkivet.
• Om en mapp är markerad som "arkiverad" markeras alla mappar i dess hierarki automatiskt som "arkiverade". Det omvända är dock inte sant!
• Arkiverade mappar visas inte på webbplatsen (i front-end) och är markerade i blått i administrationen (i back-end).
• Arkiverade mappar beaktas inte vid sökning efter dokument, om du inte uttryckligen anger sökningen i arkivet. På så sätt kan arkiverade dokument hittas och användas av användarna.