Lavorare con documenti, cartelle e archivio

lunedì 19 aprile 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Importante quando si lavora con i documenti, le cartelle e l'archivio.

  • I documenti sono memorizzati in cartelle strutturate gerarchicamente. Vedi immagine a destra.
  • La visibilità sulla pagina web (nel front-end) può essere impostata solo a livello di cartella.
  • La visibilità delle cartelle nella gerarchia può solo essere uguale o decrescente. Cioè una cartella non può avere una visibilità maggiore di una cartella di livello superiore.
  • La visibilità sulla pagina web (nel front-end) può essere generalmente controllata con il flag "Content is made visible".
  • Le cartelle archiviate non appaiono sulla pagina web (nel front-end) e sono evidenziate in blu nell'amministrazione (nel back-end).

Struttura delle cartelle

Organizzare le cartelle

  • Le cartelle possono essere spostate con il mouse sullo stesso livello gerarchico. Un segno di spunta verde o una croce rossa mostra se questa operazione è consentita o meno. Questo ti permette di cambiare l'ordine delle cartelle.
  • La cartella può essere spostata in un altro livello gerarchico modificandola e assegnando un'altra cartella sovraordinata. La cartella superiore non può essere spostata.
  • Le cartelle non possono essere cancellate finché non sono vuote.
  • Il livello massimo di gerarchia non è limitato, ma >5 non ha senso ed è ingombrante. Per impostazione predefinita, solo 4 dei primi livelli sono visualizzati.
  • Le cartelle archiviate sono evidenziate in blu e non appaiono sul sito web (nel front-end).
  • Se una cartella è segnata come "archiviata", tutte le cartelle in questa gerarchia sono automaticamente segnate come "archiviate". Tuttavia, non è vero il contrario!

Organizzare i documenti

  • Un documento può essere un file o un link!
  • Sono supportati diversi formati di file. Si raccomanda l'uso di documenti PDF.
  • I documenti non possono essere modificati direttamente in Polaris. Devono essere scaricati, modificati localmente sul computer e poi caricati nuovamente in Polaris.
  • È possibile sostituire i documenti durante il caricamento.
  • I nuovi documenti vengono aggiunti in cima alla lista.
  • L'ordine dei documenti può essere cambiato con il mouse. Utilizzare il simbolo corrispondente.
  • La dimensione massima di un documento è limitata a 20MB.

Organizzare l'archivio

La funzione di archivio è usata per strutturare i documenti nel tempo.

  • I documenti archiviati si trovano in cartelle contrassegnate come "archiviate".
  • Il marchio "archiviato" può essere impostato e rimosso di nuovo.
  • Il processo di archiviazione è manuale. Questo significa che i vecchi documenti non vengono automaticamente spostati nell'archivio.
  • Se una cartella è segnata come "archiviata", tutte le cartelle nella sua gerarchia sono automaticamente segnate come "archiviate". Tuttavia, non è vero il contrario!
  • Le cartelle archiviate non appaiono sul sito web (nel front-end) e sono evidenziate in blu nell'amministrazione (nel back-end).
  • Le cartelle archiviate non vengono prese in considerazione nella ricerca dei documenti, a meno che non si specifichi esplicitamente la ricerca nell'archivio. In questo modo, i documenti archiviati possono essere trovati e dagli utenti.