Échange de données avec le Rotary International (RI) (e01)

mardi 12 octobre 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Veuillez ne pas modifier les données des membres ou des clubs dans My Rotary !

Polaris envoie les données de tous les membres et clubs au RI chaque nuit !

Les données suivantes sont envoyées au Rotary :

  • Coordonnées du club
  • Composition du comité du club
  • Données des membres

L'échange de données est unidirectionnel de Polaris vers le RI. 

Si vous modifiez des données dans le RI, vous les perdez le lendemain, ou vous créez une incohérence des données, qui doit être résolue manuellement.

Données du club envoyées au RI

Les données du club envoyées au Rotary sont les suivantes :

  • Adresse électronique publique
  • Adresse du site web
  • Le premier horaire de la liste "Horaires" avec les champs suivants
    • Titre
    • Jour de la semaine
    • Heure de début
    • Coordonnées de l'emplacement

Seul le premier programme de la liste et son emplacement sont envoyés au RI !

L'envoi des données de club au RI est obligatoire pour tous les clubs rotariens et rotaractiens. Il est désactivé pour les unités spéciales telles que la fondation, le gouvernorat, les bourses, les métro-clubs, les multi-districts, etc.

Les futures versions de Polaris pourront également envoyer d'autres données au RI, comme l'adresse postale du club.

Composition du comité envoyée au RI

Les fonctions suivantes des comités des clubs sont envoyées au RI:

  • Présidents de l'année en cours et de l'année prochaine
  • Secrétaires de l'année en cours et de l'année suivante
  • Trésoriers de l'année en cours et de l'année prochaine
  • Administration du club de l'année en cours et de l'année prochaine (à partir de 2022)
  • Président de la Fondation Rotary de l'année en cours et de l'année prochaine
  • Responsable de l'effectif du club de l'année en cours et de l'année prochaine
  • Responsable des actions de service du club de l'année en cours et de l'année prochaine (à partir de 2022)
  • Responsable Image publique du club de l'année en cours et de l'année prochaine (à partir de 2022)

Les autres fonctions du conseil d'administration ainsi que les fonctions propres au club ne sont pas envoyées au Rotary.

Compositions des commissions envoyées au RI

Si le responsable Fondation ne siège pas au comité, le président de la commission officielle Fondation Rotary est envoyé au RI.

 Jusqu'à la fin de l'année 2021 : si le responsable Administration du club n'occupe pas de poste au sein du conseil d'administration, le président de la commission officielle CICO/Webmaster est envoyé au RI en tant qu'Administrateur du club.

Aucun autre membre de commission n'est envoyé au R.I.

Envoi des données des membres au RI

Les données de tous les membres actifs du club sont envoyées au RI.

Vous pouvez voir les données des membres qui sont envoyées au RI sur votre profil et en administration. Tous ces champs sont marqués "RI" sur le bord droit du champ.

Vous ne pouvez pas empêcher l'envoi de ces données au Rotary, mais si la saisie n'en est pas obligatoire, vous pouvez la laisser vide. (Les champs obligatoires sont marqués d'une astérisque rouge).

Données non envoyées au RI

Les données suivantes ne sont pas envoyées au RI:

  • Composition du comité du club autre que celle mentionnée ci-dessus
  • Composition des commissions du club
  • Composition du comité du district
  • Composition des commissions du district
  • Données sur les unités spéciales telles que les fondations, les amicales, le conseil des gouverneurs, etc.
  • Données sur les membres des unités spéciales
  • Données sur les "autres contacts" ou les prospects