Transfert de membres entre clubs (e03)

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lundi 29 novembre 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Il existe quatre cas de transfert différents :

  1. Transfert entre clubs utilisant la même plateforme Polaris. (Par exemple, transfert entre clubs au sein de CH&FL). Cela inclut un transfert d'un club Rotaract vers un Rotary club.
  2. Transfert entre clubs utilisant des instances Polaris différentes. Par exexemple, du RC Lyon (F) au RC Lausanne (CH).
  3. Transfert de l'étranger vers un club utilisant Polaris. (Ex. du RC Konstanz (D) au RC Kreuzlingen (CH))
  4. Transfert d'un club utilisant Polaris vers un club à l'étranger. (Par exemple du RC Lugano (CH) au RC Milano (I)).

Le cas 1. doit être traité par les secrétaires des clubs respectifs et est décrit ci-dessous.

Pour les cas 2. et 3. veuillez contacter le NICO nico@rotary.ch.

Attention : Seuls les membres actifs peuvent être transférés ! 

Les invités restent dans leur club d'origine et peuvent être invités dans d'autres clubs, les autres contacts ne peuvent être membres que d'un seul club.

Pour les cas particuliers, veuillez contacter le NICO nico@rotary.ch.

Initiation du processus de transfert

Le transfert est initié par le secrétaire du club d'origine. Le rôle de membre Admin ou les droits complets Admin sont requis pour cette fonction.

Le transfert est initié par le bouton INITIER LE TRANSFERT DU MEMBRE dans l'onglet Communauté du membre actif.

Initier le transfert

Dans le dialogue suivant, la date de départ et le nouveau club sont saisis, la date de départ pouvant être dans le futur ou dans le passé.

L'option "Autre nouvelle unité propre" n'est saisie que pour les cas de transfert 2. 3. et 4.

Si le club cible n'a pas de secrétaire défini pour cette année communautaire, le transfert ne peut pas être lancé !

Attention :

Tant que le transfert du membre est dans en statut "Accepté", son compte d'utilisateur est désactivé et il ne peut pas se connecter. En général, le jour suivant, le processus de transfert est terminé et son compte utilisateur est activé dans son nouveau club. Sachez que la date "Quitte sa propre unité le" précède d'un jour la date "Date d'entrée au club" du nouveau club.

Il est recommandé de clarifier le transfert entre les deux secrétaires des clubs et d'effectuer le transfert dans le passé et non dans le futur. Ainsi, le transfert peut être finalisé dans les 24 heures.

Définir la date et le club cible

Email envoyé au secrétaire du club cible

Lorsque le transfert a été lancé avec succès, Polaris envoie un e-mail au secrétaire du club cible.

Email de notification

Réalisation du transfert vers le club cible

Le secrétaire du club cible accepte ou refuse le transfert.

Lorsque le transfert est accepté, le secrétaire du club d'origine en est informé par e-mail, la procédure de transfert est terminée et le membre devient un membre actif du club cible. Le transfert apparaît comme terminé dans les deux clubs.

La date d'entrée dans le nouveau club ne peut pas être fixée. Elle est automatiquement calculée à partir de la date de départ du club d'origine.

Lorsque le transfert est refusé, le secrétaire du club d'origine en est informé par e-mail, le processus de transfert est annulé et le membre retourne dans son club d'origine. Le transfert apparaît comme refusé dans les deux clubs.

Finaliser le transfert

Notification finale

Le processus de transfert se termine par la notification au secrétaire du club d'envoi.

Attention :

Le transfert d'un membre ne peut pas être annulé. La seule façon de corriger une erreur est d'initier un nouveau transfert. Cependant, l'historique des transferts du membre est toujours conservé.

Notification finale

Impact de l'échec d'un transfert

Le transfert peut échouer pour plusieurs raisons. La plus probable est que le secrétaire du club cible, au lieu d'attendre le message de transfert du club émetteur, crée un nouveau membre qui obtient alors un nouveau numéro d'identification du Rotary International. Dans ce cas, le membre en transfert sera bloqué tant que ses données dans le Rotary International ne seront pas nettoyées. Cela peut prendre plusieurs semaines.

Le secrétaire du club récepteur doit donc attendre de recevoir un message du club émetteur.