Présences et assiduité (e02)

jeudi 2 septembre 2021

Jan Trnka, Polaris-Team

Nomenclature :

Les réunions statutaires sont les réunions hebdomadaires régulières que le club doit organiser.

L'inscription est une confirmation de la participation éventuelle ou d'un refus de participation à un événement futur. Elle n'a rien à voir avec la présence ou l'assiduité, et est décrite dans le Cycle de vie des événements.

La présence est la confirmation de l'apparition physique du participant à un événement.

L' assiduité (points et pourcentage) est d'une part la somme des points accumulés sur le solde personnel du membre actif, et d'autre part le rapport en % calculé sur le nombre de réunions statutaires du club pour la période donnée.

Les points de présence sont attribués pour la participation à un événement ou pour un travail volontaire. Le solde des points de présence est un nombre décimal, mais normalement seuls des nombres entiers sont saisis.

L'assiduité personnelle est visible sur le Web dans le menu "MES PRÉSENCES".

Les administrateurs de club peuvent recueillir pur une période donnée des informations statistiques sur les chiffres de présence des événements ou des membres du club.

Les responsables de district ont accès aux statistiques de présence des clubs. Un rapport périodique au district n'est requis que si le club n'utilise pas Polaris pour la saisie des présences.

Présences et assiduité

1. Présences

Les présences sont saisies lors de l'événement ou après coup dans la liste des participants. La manière de saisir les présences est décrite dans le cycle de vie de l'événement.

La liste des participants à un événement du club contient tous les membres actifs de ce club. Afin de garder une trace de tous les participants, les visiteurs d'autres clubs doivent être ajoutés à cette liste par leur code QR ou à l'aide du bouton "+Créer". Tous les membres de la communauté peuvent être simplement trouvés et sélectionnés. Il est également possible d'ajouter toute autre personne, par exemple l'orateur.

Pour les événements tels qu'une réunion du comité, les présences sont confirmées pour les seuls participants.

Pour un événement de district, la liste des participants est vide. On suppose que les participants s'inscriront et seront donc ajoutés à la liste, ou que l'organisateur les ajoutera manuellement à la liste.

Le maintien d'une liste de participants cohérente et complète est essentiel pour le décompte correct des points de présence et pour la comptabilisation des transactions financières.

La gestion de la liste des participants est assurée par différents rôles.

2. Attribution de points de présence

Lorsque l'événement est clôturé par l'administrateur les points de présence sont automatiquement comptabilisés dans le solde des points de présence personnels des membres actifs, des invités et des visiteurs. La clôture d'un événement est décrite dans le cycle de vie d'un événement.

Par cette action les invités et visiteurs d'autres clubs recevront également leurs points de présence. Il n'est plus nécessaire de remplir une carte de présence. Pour les invités d'autres pays ou de clubs qui n'utilisent pas Polaris, vous devrez toujours émettre une carte de présence imprimée.

Les membres qui participent à des événements dans d'autres clubs recevront donc leurs points de présence par ce club. Ceci est également vrai pour les événements de district.

Compensations

Lorsque le club visité ne saisit pas les présences avec Polaris, par exemple un club dans un autre pays, le membre rapportera une carte de présence imprimée. Les points de présence pour une telle présence doivent être saisis manuellement en compensation dans le menu "Membres > Membres actifs > onglet Présence". C'est également à cet endroit que les points de présence pour le travail volontaire peuvent être attribués. Sur cette page, les points de présence du membre peuvent également être vérifiés par l'administrateur.

Pour la gestion des indemnités des membres, le rôle "Admin. membre" ou "Admin unité (tous droits)" est requis.

3. Statistiques des assiduités

Les statistiques des assiduutés sont disponibles sous deux formes :

Les assiduités aux événements pour une période donnée.

Cette statistique est visible dans le menu "Vie du club > Calendrier" en bas de la page. L'assiduité est également affiché pour chaque événement individuel. Vous pouvez sélectionner n'importe quelle période de temps pour le calcul.

Pour voir cette statistique, le rôle "Admin de la vie de l'unité" est requis.

Taux de présence des membres pour une période donnée

Cette statistique est visible dans le menu "Membres > Membres actifs > onglet Présences". L'assiduité est affichée pour chaque membre individuel. Vous pouvez sélectionner n'importe quelle période de temps pour ce calcul. A partir de cette page, vous pouvez accéder directement à la gestion des compensations du membre.

Pour voir cette statistique, le rôle "Admin.des membres" ou "Admin de l'unité (tous droits)" est requis.

4. Calcul de l'assiduité

L'assiduité d'un membre pour une période donnée est le résultat de la division de son nombre de points de présence accumulés par le nombre de réunions statutaires de cette période.

Selon le RI l'assiduité est plafonnée à 100%, mais Polaris affiche aussi l'assiduité calculée excédant 100%..

Formule