Mitgliedstransfer zwischen Clubs (v05)

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Montag, 29. November 2021

Team Polaris

Es gibt vier verschiedene Übertragungsmöglichkeiten:

  1. Transfer zwischen Clubs, die dieselbe Polaris-Instanz verwenden. (z.B. Transfer zwischen Clubs innerhalb von CH&FL) Dies beinhaltet einen Transfer von einem Rotaract Club zu einem Rotary Club
  2. Transfer zwischen Clubs, die verschiedene Polaris-Instanzen verwenden. Z.B. RC Lyon (F) zu RC Lausanne (CH)
  3. Transfer aus dem Ausland zu einem Club, der Polaris verwendet. (z.B. vom RC Konstanz (D) zum RC Kreuzlingen (CH))
  4. Transfer von einem Club, der Polaris benutzt, zu einem Club im Ausland. (z.B. vom RC Lugano (CH) zum RC Milano (I))

Der Fall 1. muss von den Sekretären der jeweiligen Clubs bearbeitet werden und wird hier unten beschrieben.

Für die Fälle 2. und 3., wenden Sie sich bitte an den spezifischen Support für Ihre Instanz.

Im Fall 4. wird die Übertragung vom Sekretär des verlassenden Clubs vorgenommen. Den Namen des Zielclubs manuell in das entsprechende Fenster eingeben (z.B. RC Xxxxxxxxx).

Gäste bleiben in ihren Heimatclubs und können in andere Clubs eingeladen werden, Andere Kontakte können nur in einem Club Mitglied sein. Für Sonderfälle wenden Sie sich bitte an den spezifischen Support für Ihre Instanz.

Initiierung des Transferprozesses

Der Transfer wird durch den Sekretär des sendenden Clubs eingeleitet. Die Rolle Admin. Mitglied oder Admin. (alle Rechte) wird für diese Funktion benötigt.

Der Transfer wird durch die Schaltfläche UEBERTRAGUNG EINES MITGLIEDS EINLEITEN in der Registerkarte Gemeinschaft des aktiven Mitglieds eingeleitet.

Transfer starten

Im nächsten Dialog werden das Austrittsdatum und der neue Club eingegeben. Das Austrittsdatum kann in der Zukunft oder in der Vergangenheit liegen.

"Anderer eigener Club / Organisation ausserhalb der Polaris Instanz" wird nur für die Transferfälle 2. 3. und 4 benötigt.

Wenn für den Zielverein kein Sekretär für dieses Jahr definiert ist, kann der Transfer nicht gestartet werden!


Achtung!

Solange der Transfer des Mitglieds im Status "akzeptiert" ist, ist sein Benutzerkonto deaktiviert und er kann sich nicht anmelden. In der Regel ist der Transfer am nächsten Tag abgeschlossen und das Benutzerkonto wird im neuen Club freigeschaltet. Bitte beachten Sie, dass das Datum "Hat eigenen Club verlassen am" einen Tag vor dem Datum "Club Eintritt" liegt.

Es wird empfohlen, den Übertritt zwischen den beiden Sekretären der Vereine zu klären und den Übertritt in der Vergangenheit und nicht in der Zukunft zu veranlassen. So kann der Übertritt innerhalb von 24 Stunden abgeschlossen werden.

Datum und Zielclub festlegen

E-Mail an den Sekretär des Zielclubs

Wenn die Übertragung erfolgreich gestartet wurde, sendet Polaris eine E-Mail an den Sekretär des Zielclubs.

E-Mail-Benachrichtigung

Abschluss des Transfers an den Zielclub

Der Sekretär des Zielclubs nimmt den Transfer an oder lehnt ihn ab.

Wenn der Transfer angenommen wurde, wird der Sekretär des abgebenden Clubs per E-Mail benachrichtigt, der Transfervorgang ist abgeschlossen und das Mitglied wird aktives Mitglied des Zielclubs. Der Transfer erscheint in beiden Clubs als abgeschlossen.

Das Eintrittsdatum in den neuen Club kann nicht festgelegt werden. Es wird automatisch anhand des Austrittsdatums im abgebenden Club berechnet.

Wenn der Transfer abgelehnt wurde, wird der Sekretär des entsendenden Clubs per E-Mail benachrichtigt, der Transfervorgang wird abgebrochen und das Mitglied ist wieder in seinem ursprünglichen Club. Der Transfer erscheint in beiden Clubs als abgelehnt.

Abschluss der Übertragung

Abschliessende Benachrichtigung

Der Transferprozess endet mit der Benachrichtigung des Sekretärs des abgebenden Clubs.

Achtung!

Ein Mitgliedertransfer kann nicht rückgängig gemacht werden! Die einzige Möglichkeit, einen Fehler zu korrigieren, besteht darin, einen neuen Transfer einzuleiten. Die Transferhistorie des Mitglieds bleibt jedoch immer erhalten.

Abschliessende Benachrichtigung

Auswirkungen einer fehlgeschlagenen Übertragung

Der Transfer kann aus mehreren Gründen fehlschlagen. Der wahrscheinlichste Grund ist, dass der Sekretär des Zielclubs, anstatt auf die Überweisungsnachricht des sendenden Clubs zu warten, ein neues Mitglied anlegt, das dann eine neue Rotary International-ID erhält. In einem solchen Fall wird das zu überweisende Mitglied gesperrt, solange seine Daten in Rotary International nicht bereinigt sind. Dies kann mehrere Wochen dauern.

Der Sekretär des empfangenden Clubs muss also warten, bis er eine Nachricht vom sendenden Club erhält.